LizztLIZZT
nlLanguage — Nederlands

Checklist voor het organiseren van een 20 kilometerloop

Een 20 kilometerloop vraagt meer voorbereiding dan alleen een route en een starttijd. Je regelt vergunningen, verkeersmaatregelen, toiletten, inschrijvingen en een duidelijke taakverdeling voor vrijwilligers. Daarna volgen de praktische details: waterposten, startnummers, tijdregistratie, routeborden en een startpakket per deelnemer. Deze checklist zet de 63 taken en 44 benodigdheden in een bruikbare volgorde, zodat je ziet wat vroeg moet worden vastgelegd en wat pas op de wedstrijddag klaar hoeft te staan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

  • Uitnodigingen versturen

    2 personen

  • Inschrijfformulier openen

  • Routevergunning aanvragen

  • Startlocatie reserveren

  • Verkeersmaatregelen reserveren

  • Toiletten reserveren

  • Aanmeldingen verwerken

    2 personen

  • Deelnemers bevestigen

  • Dieetwensen verzamelen

  • Vrijwilligers werven

    2 personen

  • Vrijwilligers indelen

    2 personen

  • Route controleren

    3 personen

  • Waterposten bepalen

    2 personen

  • Startnummers bestellen

  • Tijdregistratie instellen

    2 personen

  • Routekaart afdrukken

    2 personen

  • Deelnemerslijst afdrukken

  • Vrijwilligersbriefing maken

  • Startpakket samenstellen

    4 personen

  • Boodschappen doen

    3 personen

  • Materialen controleren

    3 personen

  • Dranken koelen

    2 personen

  • Startnummers sorteren

    3 personen

  • Routeborden voorbereiden

    3 personen

  • Waterposten inpakken

    3 personen

Event

  • Startgebied opbouwen

    6 personen

  • Finishgebied opbouwen

    5 personen

  • Informatietafel opstellen

    2 personen

  • Verkeersborden plaatsen

    5 personen

  • Routepijlen plaatsen

    4 personen

  • Waterposten inrichten

    6 personen

  • Tijdregistratie testen

    2 personen

  • Startnummers klaarleggen

    3 personen

  • Vrijwilligers instrueren

    2 personen

  • Deelnemers aanmelden

    5 personen

  • Startpakketten uitdelen

    4 personen

  • Kleedruimte openen

    2 personen

  • Startvak indelen

    3 personen

  • Startschot begeleiden

    4 personen

  • Routepost bemannen

    10 personen

  • Deelnemers bevoorraden

    8 personen

  • Tijden registreren

    2 personen

  • Finishers ontvangen

    5 personen

  • Medaljes uitdelen

    3 personen

  • Dranken bijvullen

    3 personen

  • Fruit en snacks serveren

    3 personen

  • Eerste hulp verlenen

    2 personen

  • Laatste loper begeleiden

    2 personen

  • Finishregistratie afsluiten

    2 personen

  • Uitslagen publiceren

    2 personen

  • Deelnemers uitzwaaien

    3 personen

Nazorg

  • Routeborden verwijderen

    4 personen

  • Verkeersmaterialen verwijderen

    5 personen

  • Start- en finishgebied afbreken

    6 personen

  • Afval verzamelen

    5 personen

  • Tafels en stoelen reinigen

    3 personen

  • Servies afwassen

    3 personen

  • Materialen inventariseren

    2 personen

  • Materialen droog opslaan

    3 personen

  • Startlocatie schoonmaken

    4 personen

  • Geleende spullen retourneren

    2 personen

  • Uitslagen en foto's versturen

  • Restvoorraad opruimen

    2 personen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

  • Partytentenaantal 3
  • Klaptafelsaantal 10
  • Klapstoelenaantal 24
  • Afzethekkenaantal 20
  • Kleedkamerschermenaantal 4

Apparatuur

  • Koelboxenaantal 8
  • Mobiele telefoonsaantal 10
  • Powerbanksaantal 6
  • Megafoonaantal 2
  • Stopwatchesaantal 4
  • Prikklokkenaantal 2

Sportmateriaal

  • Startnummersaantal 700
  • Startnummerbandenaantal 650
  • Tijdregistratiechipsaantal 650
  • Herinneringsmedaillesaantal 650
  • Routepijlenaantal 80
  • Kilometermarkeringenaantal 20
  • Drinkbekersaantal 2500
  • Waterjerrycansaantal 20
  • Opvouwbare drinktafelsaantal 8
  • Verkeerskegelsaantal 40
  • Zaklampenaantal 8
  • Fluitjesaantal 12
  • Reflectiehesjesaantal 20
  • EHBO-koffersaantal 3
  • AED

Servies

  • Herbruikbare bekersaantal 250
  • Koffiekopjesaantal 100
  • Bordenaantal 100
  • Besteksetsaantal 100

Keuken

  • Koffiezetapparatenaantal 2
  • Waterkokersaantal 2
  • Thermoskannenaantal 6
  • Schenk kannenaantal 8
  • Snijplankenaantal 4
  • Messenaantal 6
  • Serveerbladenaantal 8

Verlichting

  • Batterijlampenaantal 8

Schoonmaak

  • Afvalbakkenaantal 12
  • Bezemsetsaantal 3
  • Dweilenaantal 3
  • Emmersaantal 4
  • Handdesinfectiestationsaantal 8

Catering

  • Boodschappen

Tips

  • Vraag de routevergunning en verkeersmaatregelen vroeg aan; zonder goedkeuring kun je de route en inzet van verkeersregelaars niet definitief vastleggen.
  • Plan waterposten vóór je boodschappen doet. Bepaal per post de plek, bezetting en hoeveelheid water, en pak waterjerrycans, drinkbekers en opvouwbare drinktafels apart in.
  • Maak de deelnemersadministratie uiterlijk vóór de wedstrijddag sluitend. Verwerk aanmeldingen, bevestig deelnemers en druk daarna de deelnemerslijst en startnummers af.
  • Geef vrijwilligers één briefing met hun post, aankomsttijd en telefoonnummer. Reserveer extra mobiele telefoons en powerbanks voor routeposten en coördinatie.
  • Controleer materialen op de laatste werkdag: routepijlen, kilometermarkeringen, verkeerskegels, reflectiehesjes, EHBO-koffers, AED en tijdregistratieapparatuur mogen niet pas bij de opbouw ontbreken.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 20 kilometerloop organiseren?
Begin bij voorkeur 3 tot 6 maanden vooraf met de vergunning, startlocatie, route en verkeersmaatregelen. Wacht niet met vrijwilligers en toiletten: die regel je idealiter 6 tot 8 weken voor de loop.
Hoeveel waterposten heb ik nodig bij een 20 kilometerloop?
Plan meestal 3 tot 5 waterposten, afhankelijk van het weer, de route en de beschikbare ondersteuning. Leg de locaties uiterlijk 4 tot 6 weken vooraf vast en controleer ze daarna nog één keer tijdens een routecontrole.
Wanneer moet ik startnummers en tijdregistratie regelen?
Bestel startnummers en eventuele tijdregistratiechips zodra het deelnemersaantal redelijk stabiel is, bij voorkeur 4 tot 6 weken vooraf. Sorteer de nummers en test de tijdregistratie uiterlijk 1 week voor de start.
Hoeveel vrijwilligers zijn nodig voor een 20 kilometerloop?
Reken naast de organisatie op vrijwilligers voor start en finish, waterposten, routebegeleiding, verkeersmaatregelen, inschrijving en EHBO. Maak de indeling uiterlijk 2 weken vooraf en geef iedereen vóór de start een briefing met post en werktijd.

Plannen die hierop lijken

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Organiseer gratis en nodig je contacten uit!