Organiser une course de 20 kilomètres sans rien oublier

Une course de 20 kilomètres demande plus qu’un parcours et une ligne de départ. Il faut obtenir les autorisations, sécuriser les traversées, gérer les inscriptions et préparer les postes d’eau plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, chaque bénévole doit connaître son emplacement et son rôle, tandis que les dossards, le chronométrage et les secours doivent être vérifiés avant l’arrivée des coureurs. Cette checklist rassemble les 63 tâches et 44 fournitures du plan, dans l’ordre où elles deviennent utiles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Demander l’autorisation de parcours
Réserver le lieu de départ
Réserver des mesures de circulation
Réserver les toilettes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Confirmer les participants
Recueillir les besoins alimentaires
Recruter des bénévoles
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Vérifier l'itinéraire
3 personnes
Définir les points d'eau
2 personnes
Commander les dossards
Mettre en place le chronométrage
2 personnes
Imprimer la carte d'itinéraire
2 personnes
Imprimer la liste des participants
Préparer le briefing des bénévoles
Préparer le kit de démarrage
4 personnes
Faire les courses
3 personnes
Vérifier le matériel
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Trier les dossards
3 personnes
Préparer les panneaux de direction
3 personnes
Préparer les postes d’eau
3 personnes

Événement

Monter la zone de départ
6 personnes
Installer la zone d'arrivée
5 personnes
Installer la table d'information
2 personnes
Installer les panneaux de signalisation
5 personnes
Installer les flèches d'orientation
4 personnes
Installer des points d’eau
6 personnes
Tester le chronométrage
2 personnes
Préparer les dossards
3 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes
Inscrire les participants
5 personnes
Distribuer les kits de départ
4 personnes
Ouvrir le vestiaire
2 personnes
Aménager la zone de départ
3 personnes
Encadrer le coup de départ
4 personnes
Tenir le poste de route
10 personnes
Approvisionner les participants
8 personnes
Enregistrement des horaires
2 personnes
Accueillir les finisseurs
5 personnes
Distribuer les médailles
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
3 personnes
Servir les fruits et les en-cas
3 personnes
Fournir les premiers secours
2 personnes
Encadrer le dernier coureur
2 personnes
Clôturer l’enregistrement de l’arrivée
2 personnes
Publier les résultats
2 personnes
Saluer les participants à leur départ
3 personnes

Suivi

Retirer les panneaux de signalisation
4 personnes
Retirer les matériaux de signalisation
5 personnes
Démonter la zone de départ et d’arrivée
6 personnes
Rassembler les déchets
5 personnes
Nettoyer les tables et les chaises
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Stocker le matériel au sec
3 personnes
Nettoyer le lieu de départ
4 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Envoyer les résultats et les photos
Ranger les stocks restants
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tables pliantesqté 10
Chaises pliantesqté 24
Barrières de sécuritéqté 20
Paravents de vestiaireqté 4

Équipement

Glacièresqté 8
Téléphones portablesqté 10
Batteries externesqté 6
Mégaphoneqté 2
Chronomètresqté 4
Horloges de départqté 2

Matériel de sport

Numéros de départqté 700
Bracelets de dossardqté 650
Puces de chronométrageqté 650
Médailles souvenirqté 650
Flèches de directionqté 80
Bornes kilométriquesqté 20
Gobeletsqté 2500
Bidons d'eauqté 20
Tables de dégustation pliantesqté 8
Cônes de signalisationqté 40
Lampes de pocheqté 8
Siffletsqté 12
Gilets réfléchissantsqté 20
Trousses de premiers secoursqté 3
DAE

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Pichets de serviceqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 8

Éclairage

Lampes à batterieqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Stations de désinfectant pour les mainsqté 8

Catering

Courses

Conseils

Commencez les autorisations et les réservations au moins 8 à 12 semaines avant la course : parcours, lieu de départ, toilettes et mesures de circulation peuvent demander plusieurs validations.
Fermez les inscriptions assez tôt pour commander les dossards et les puces de chronométrage avec une marge d’au moins 2 semaines. Imprimez ensuite la liste des participants dans l’ordre des numéros.
Pour un parcours de 20 kilomètres, définissez les points d’eau avant de recruter les bénévoles : indiquez précisément qui installe, ravitaille, surveille et range chaque poste.
Préparez un briefing écrit et une carte du parcours pour chaque équipe. Ajoutez les numéros de téléphone, les horaires de présence et la procédure à suivre en cas de coureur blessé ou de poste déplacé.
La veille, vérifiez le chronométrage, les horloges de départ, les flèches, les bornes kilométriques, les batteries et les trousses de premiers secours. Refroidissez les boissons et triez les dossards avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course de 20 kilomètres ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai permet de demander l’autorisation du parcours, réserver les dispositifs de circulation, ouvrir puis traiter les inscriptions et recruter les bénévoles.
Quand faut-il commander les dossards pour une course de 20 kilomètres ?: Commandez-les dès que les inscriptions sont suffisamment avancées, généralement 2 à 3 semaines avant la course. Gardez une petite marge pour les changements de dernière minute et vérifiez chaque numéro à la réception.
Combien de postes d’eau prévoir sur 20 kilomètres ?: Prévoyez un premier poste autour du 5e kilomètre, puis un autre tous les 4 à 5 kilomètres selon la météo et le dénivelé. Placez aussi de l’eau au départ et à l’arrivée, avec assez de gobelets et de bidons pour le pic de passage.
Combien de bénévoles faut-il pour une course de 20 kilomètres ?: Le nombre dépend du parcours et des intersections, mais répartissez les bénévoles par postes avant le jour J et prévoyez au moins une personne de remplacement par zone. Confirmez les présences 7 jours avant et transmettez à chacun son horaire et son emplacement.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.