20-Kilometer-Lauf organisieren: die komplette Checkliste

Ein 20-Kilometer-Lauf braucht mehr Vorbereitung als nur eine markierte Strecke und ein Startsignal. Du musst Genehmigungen, Startort, Verkehrssicherung, Toiletten, Helfer und Zeitmessung rechtzeitig koordinieren. Kurz vor dem Lauf kommen Startnummern, Startpakete, gekühlte Getränke und Streckenschilder dazu. Diese Checkliste führt dich von der Anmeldung bis zum Einpacken der Wasserstationen durch die wichtigsten Schritte.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldeformular öffnen
Routen-Genehmigung beantragen
Startort reservieren
Verkehrsmaßnahmen reservieren
Toiletten reservieren
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Teilnehmer bestätigen
Ernährungswünsche erfassen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Route prüfen
3 Personen
Wasserstationen festlegen
2 Personen
Startnummern bestellen
Zeitmessung einrichten
2 Personen
Routenkarte drucken
2 Personen
Teilnehmerliste ausdrucken
Freiwilligenbriefing erstellen
Startpaket zusammenstellen
4 Personen
Einkaufen gehen
3 Personen
Materialien prüfen
3 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Startnummern sortieren
3 Personen
Routenschilder vorbereiten
3 Personen
Wasserstationen einpacken
3 Personen

Event

Startbereich aufbauen
6 Personen
Zielbereich aufbauen
5 Personen
Infotisch aufbauen
2 Personen
Verkehrsschilder aufstellen
5 Personen
Wegweiser aufstellen
4 Personen
Wasserstationen einrichten
6 Personen
Zeiterfassung testen
2 Personen
Startnummern bereitlegen
3 Personen
Freiwillige einweisen
2 Personen
Teilnehmer anmelden
5 Personen
Startpakete verteilen
4 Personen
Umkleide öffnen
2 Personen
Startbereich einteilen
3 Personen
Startschuss begleiten
4 Personen
Routeposten besetzen
10 Personen
Teilnehmende versorgen
8 Personen
Zeiten erfassen
2 Personen
Finisher empfangen
5 Personen
Medaillen verteilen
3 Personen
Getränke nachfüllen
3 Personen
Obst und Snacks servieren
3 Personen
Erste Hilfe leisten
2 Personen
Letzten Läufer begleiten
2 Personen
Ziellaufregistrierung schließen
2 Personen
Ergebnisse veröffentlichen
2 Personen
Teilnehmende verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

Wegweiser entfernen
4 Personen
Verkehrsmaterialien entfernen
5 Personen
Start- und Zielbereich abbauen
6 Personen
Abfall sammeln
5 Personen
Tische und Stühle reinigen
3 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Materialien inventarisieren
2 Personen
Materialien trocken lagern
3 Personen
Startort reinigen
4 Personen
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
Ergebnisse und Fotos versenden
Restbestände aufräumen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
KlappischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 24
AbsperrgitterAnz. 20
Umkleideraum-TrennwändeAnz. 4

Ausstattung

KühlboxenAnz. 8
MobiltelefoneAnz. 10
PowerbanksAnz. 6
MegafonAnz. 2
StoppuhrenAnz. 4
StechkartenAnz. 2

Sportmaterial

StartnummernAnz. 700
StartnummernbänderAnz. 650
ZeitmesschipsAnz. 650
ErinnerungsmedaillenAnz. 650
WegweiserAnz. 80
KilometermarkierungenAnz. 20
TrinkbecherAnz. 2500
WasserkanisterAnz. 20
Klappbare StehtischeAnz. 8
VerkehrskegelAnz. 40
TaschenlampenAnz. 8
PfeifenAnz. 12
WarnwestenAnz. 20
Erste-Hilfe-KofferAnz. 3
AED

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 6
AusgießkannenAnz. 8
SchneidebretterAnz. 4
MesserAnz. 6
ServiertablettsAnz. 8

Beleuchtung

BatterielampenAnz. 8

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 4
HanddesinfektionsstationenAnz. 8

Catering

Einkäufe

Tipps

Beantrage die Genehmigung für die Strecke frühzeitig und reserviere Startort, Toiletten und Verkehrsmaßnahmen nicht erst in der letzten Woche. Ohne diese Zusagen kann sich der gesamte Ablauf verschieben.
Plane Wasserstationen entlang der 20 Kilometer und lege früh fest, wer sie betreut. Packe Wasserkanister, Trinkbecher, Wegweiser und Kilometer-Markierungen spätestens am Vortag gemeinsam ein.
Teile die Freiwilligen mit festen Aufgaben und Uhrzeiten ein: Anmeldung, Strecke, Wasserstationen, Start und Ziel brauchen unterschiedliche Besetzungen. Ein kurzes Briefing mit Streckenkarte verhindert Rückfragen am Veranstaltungstag.
Bestelle Startnummern und Zeitmesschips erst nach dem Anmeldeschluss in der endgültigen Anzahl. Sortiere die Startnummern anschließend nach Teilnehmerliste, damit die Ausgabe am Start nicht unnötig lange dauert.
Prüfe am Vortag jedes Material und lade Mobiltelefone, Powerbanks und Stoppuhren vollständig. Lege Erste-Hilfe-Koffer, AED, Warnwesten, Pfeifen und Taschenlampen so bereit, dass sie sofort erreichbar sind.

Häufige Fragen

Wie früh muss ich einen 20-Kilometer-Lauf anmelden?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Genehmigungen, Startort, Verkehrsmaßnahmen und Toiletten. Öffne das Anmeldeformular erst, wenn Strecke und organisatorische Grundlagen bestätigt sind.
Wie viele Wasserstationen braucht ein 20-Kilometer-Lauf?: Plane je nach Wetter und Zielgruppe ungefähr alle 4 bis 5 Kilometer eine Wasserstation, also meist 4 bis 5 Stationen. Lege zusätzlich eine Reserve an Getränken für unerwartet warme Bedingungen zurück.
Wie viele Helfer brauche ich für einen 20-Kilometer-Lauf?: Rechne grob mit 1 bis 2 Helfern pro Wasserstation, zusätzlicher Besetzung für Anmeldung und Ziel sowie Streckenposten an kritischen Punkten. Für einen überschaubaren Lauf sind häufig mindestens 12 bis 20 Freiwillige sinnvoll.
Wann sollte ich Startnummern und Zeitmessung vorbereiten?: Bestelle die Startnummern nach dem Anmeldeschluss und sortiere sie spätestens am Vortag. Richte die Zeitmessung vor dem Einlass ein und teste jedes Gerät mindestens einmal vor dem Start.

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