Checklist voor een 12-uursrace organiseren

Een 12-uursrace vraagt meer voorbereiding dan alleen een parcours en een starttijd. Je regelt vooraf de locatie, vergunningen, verzekering, veiligheid en vrijwilligers, en stemt registratie en routecommunicatie op elkaar af. Op de racedag moeten tijdregistratie, verlichting, fietsreparatie en verzorging blijven werken, ook wanneer deelnemers en helpers moe worden. Gebruik deze checklist om eerst de vaste randvoorwaarden vast te leggen en daarna de praktische opbouw en controles te plannen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

Parcours en locatie reserveren
Vergunningen en meldingen regelen
2 personen
Verzekering controleren
Parcours inspecteren
3 personen
Veiligheidsplan uitwerken
2 personen
Vrijwilligers werven
2 personen
Uitnodigingen versturen
2 personen
Inschrijvingen openen
Aanmeldingen verwerken
2 personen
Dieetwensen verzamelen
Startlijst samenstellen
2 personen
Vrijwilligers indelen
2 personen
Routecommunicatie versturen
Weersverwachting controleren
Boodschappen doen
3 personen
Fietsen en materialen controleren
3 personen
Startnummers sorteren
2 personen
Dranken koelen
2 personen
Hapjes voorbereiden
3 personen
Parcours bewegwijzeren
5 personen
Start- en finishzone opbouwen
6 personen
Registratietafel opbouwen
3 personen
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
Verzorgingspost inrichten
4 personen
EHBO-materiaal klaarzetten
2 personen
Geluidsinstallatie testen
2 personen
Verlichting testen
2 personen
Timingapparatuur installeren
3 personen

Event

Deelnemers registreren
4 personen
Startnummers uitdelen
3 personen
Rijders briefing geven
2 personen
Startprocedure uitvoeren
4 personen
Ronde- en tijdregistratie bijhouden
3 personen
Parcoursposten bemannen
8 personen
Verzorgingspost bemannen
4 personen
Dranken bijvullen
2 personen
Eten en hapjes serveren
3 personen
Afvalbakken legen
2 personen
Verlichting inschakelen
2 personen
Finishregistratie uitvoeren
3 personen
Finishers controleren
2 personen
Uitslag controleren
2 personen
Prijzen uitreiken
3 personen
Deelnemers informeren over uitslag
2 personen

Nazorg

Parcoursmarkeringen verwijderen
5 personen
Start- en finishzone afbreken
6 personen
Materialen verzamelen
4 personen
Servies afwassen
3 personen
Locatie schoonmaken
5 personen
Afval afvoeren
2 personen
Timinggegevens archiveren
Uitslag en foto's versturen
2 personen
Geleende materialen retourneren
2 personen
Verloren voorwerpen afhandelen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Tafelsaantal 8
Stoelenaantal 40
Statafelsaantal 4
Afvalbakkenaantal 8

Apparatuur

Tijdregistratiesysteem
Laptopaantal 2
Printer
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Portofoonsaantal 10
Megafoon
Acculadersaantal 4

Sportmateriaal

Startnummersaantal 120
Startnummerhoudersaantal 120
Markeerpionnenaantal 40
Dranghekkenaantal 20
Routepijlenaantal 50
Waarschuwingsbordenaantal 12
Reparatiestandaardsaantal 2
Fietspompenaantal 3
Gereedschapssetsaantal 2
Reservebinnenbandenaantal 20
Fietsbellenaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Batterijlantaarnsaantal 8
Batterijenaantal 32

Servies

Herbruikbare bekersaantal 150
Herbruikbare bordenaantal 120
Besteksetsaantal 120
Koffiekannenaantal 4
Thermoskannenaantal 6

Keuken

Koelboxenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Messenaantal 6
Serveerplankenaantal 6
Opscheplepelsaantal 6

Schoonmaak

Schoonmaakemmersaantal 4
Sponzenaantal 12
Afwasborstelsaantal 4
Microvezeldoekenaantal 12
Bezemsetsaantal 3
Eerstehulpkoffersaantal 2

Catering

Boodschappen

Tips

Leg parcours, locatie, vergunningen en verzekering vroeg vast. Controleer het parcours daarna nog een keer ter plaatse, zodat routepijlen, waarschuwingsborden en dranghekken op de juiste plekken komen.
Maak de vrijwilligersindeling uiterlijk enkele dagen vooraf rond en geef iedereen een taak, tijdstip en overdrachtsmoment. Plan extra bezetting bij registratie, verzorgingspost, parcourscontrole en de wisseling van diensten.
Test tijdregistratiesysteem, laptop, printer, verlengkabels en stekkerdozen vóór de opbouw. Print startnummers pas nadat de startlijst gecontroleerd is en leg een handmatige back-upregistratie klaar.
Controleer verlichting en stroom vóór het donker wordt. Test ledlampen, batterijlantaarns, batterijen en acculaders en leg verlengkabels zo neer dat deelnemers en vrijwilligers er niet over struikelen.
Richt een vaste plek in voor fietsproblemen met reparatiestandaards, fietspompen, gereedschapssets en reservebinnenbanden. Zet de verzorgingspost ruim vóór de start klaar en houd rekening met dieetwensen die bij de aanmeldingen zijn verzameld.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik een 12-uursrace organiseren?: Begin bij voorkeur enkele maanden vooraf met locatie, parcours, vergunningen, verzekering en veiligheidsplan. Open de inschrijvingen pas wanneer route, capaciteit en vrijwilligersbehoefte duidelijk zijn. Controleer de definitieve startlijst en taakindeling in de laatste week.
Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een 12-uursrace?: Het benodigde aantal hangt af van parcours, deelnemersaantal en het aantal verzorgings- en registratiepunten. Plan per taak een bezetting voor de volledige 12 uur en voeg mensen toe voor overdracht, pauzes en onverwachte uitval. Maak de indeling uiterlijk enkele dagen vooraf definitief.
Wanneer moet ik het parcours van een 12-uursrace controleren?: Inspecteer het parcours na het vastleggen van de route en nogmaals kort voor de racedag. Controleer op dat moment wegwerkzaamheden, zichtbaarheid, verlichting en de plaatsen voor routepijlen, waarschuwingsborden en dranghekken. Doe op de racedag zelf een laatste ronde vóór de start.
Wat moet ik regelen voor een 12-uursrace in het donker?: Controleer vóór de start alle ledlampen, batterijlantaarns, batterijen en acculaders en bepaal waar extra verlichting nodig is. Zorg dat donkere routepunten zichtbaar gemarkeerd zijn en wijs een vrijwilliger aan die tijdens de race de verlichting controleert. Leg reservebatterijen klaar voordat het donker wordt.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.