12-Stunden-Rennen organisieren: die vollständige Checkliste
Ein 12-Stunden-Rennen braucht deutlich mehr als eine markierte Strecke und Fahrräder. Genehmigungen, Versicherung, Sicherheitsplan und freiwillige Helfer sollten früh feststehen, bevor die Anmeldung öffnet. Kurz vor dem Start zählen eine vollständige Startliste, klare Routenkommunikation und geprüfte Technik. Diese Checkliste führt dich von der Reservierung der Strecke bis zum Aufbau von Start, Ziel und Versorgungsstation.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
Parcours und Location reservieren
Genehmigungen und Meldungen regeln
2 Personen
Versicherung prüfen
Parcours inspizieren
3 Personen
Sicherheitsplan ausarbeiten
2 Personen
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
Einladungen verschicken
2 Personen
Anmeldungen öffnen
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
Ernährungswünsche erfassen
Startliste zusammenstellen
2 Personen
Freiwillige einteilen
2 Personen
Routenkommunikation versenden
Wettervorhersage prüfen
Einkaufen gehen
3 Personen
Fahrräder und Materialien kontrollieren
3 Personen
Startnummern sortieren
2 Personen
Getränke kühlen
2 Personen
Snacks vorbereiten
3 Personen
Parcours ausschildern
5 Personen
Start- und Zielzone aufbauen
6 Personen
Anmeldetisch aufbauen
3 Personen
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
Versorgungsstation einrichten
4 Personen
Erste-Hilfe-Material bereitstellen
2 Personen
Beschallungsanlage testen
2 Personen
Beleuchtung testen
2 Personen
Zeitmessgeräte installieren
3 Personen
Event
Teilnehmer registrieren
4 Personen
Startnummern ausgeben
3 Personen
Fahrerbriefing geben
2 Personen
Startprozedur durchführen
4 Personen
Runden- und Zeitnahme führen
3 Personen
Streckenposten besetzen
8 Personen
Sanitätsposten besetzen
4 Personen
Getränke nachfüllen
2 Personen
Speisen und Snacks servieren
3 Personen
Mülleimer leeren
2 Personen
Beleuchtung einschalten
2 Personen
Zielregistrierung durchführen
3 Personen
Finisher kontrollieren
2 Personen
Ergebnis prüfen
2 Personen
Preise überreichen
3 Personen
Teilnehmer über das Ergebnis informieren
2 Personen
Nachbereitung
Streckenmarkierungen entfernen
5 Personen
Start- und Zielzone abbauen
6 Personen
Materialien zusammenstellen
4 Personen
Geschirr abwaschen
3 Personen
Location reinigen
5 Personen
Abfall entsorgen
2 Personen
Zeitdaten archivieren
Ergebnisse und Fotos versenden
2 Personen
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
Fundgegenstände bearbeiten
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- TischeAnz. 8
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 4
- AbfallbehälterAnz. 8
Ausstattung
- Zeitmesssystem
- LaptopAnz. 2
- Drucker
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 6
- FunkgeräteAnz. 10
- Megafon
- AkkuladegeräteAnz. 4
Sportmaterial
- StartnummernAnz. 120
- StartnummernhalterAnz. 120
- MarkierkegelAnz. 40
- AbsperrgitterAnz. 20
- WegweiserAnz. 50
- WarnschilderAnz. 12
- ReparaturständerAnz. 2
- FahrradpumpenAnz. 3
- WerkzeugsätzeAnz. 2
- ErsatzschläucheAnz. 20
- FahrradklingelnAnz. 2
Beleuchtung
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
- BatterienAnz. 32
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 150
- Mehrweg-TellerAnz. 120
- BestecksetsAnz. 120
- KaffeekannenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 6
Küche
- KühlboxenAnz. 6
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ServierbretterAnz. 6
- ServierlöffelAnz. 6
Reinigung
- PutzeimerAnz. 4
- SchwämmeAnz. 12
- SpülbürstenAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 12
- BesensetsAnz. 3
- Erste-Hilfe-KofferAnz. 2
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Reserviere Strecke und Location möglichst mehrere Monate vor dem Rennen und kläre Genehmigungen, Meldungen und Versicherung, bevor du Einladungen verschickst.
- Plane die Helfer nicht nur für Start und Ziel ein: Teile sie auch für Strecke, Versorgungsstation, Anmeldetisch und Notfälle ein und verschicke den Einsatzplan spätestens eine Woche vorher.
- Prüfe Fahrräder, Reparaturständer, Pumpen und Werkzeugsätze am Vortag. Lege Ersatzschläuche und passende Werkzeuge direkt an der Reparaturstation bereit.
- Kühle Getränke am Vorabend und bereite Snacks so vor, dass die Versorgungsstation während der gesamten 12 Stunden nachgefüllt werden kann. Wiederverwendbare Becher und Teller brauchen außerdem eine Sammelstelle.
- Baue Start- und Zielzone, Anmeldetisch und Streckenmarkierung früh genug auf, damit Zeitmesssystem, Laptop, Drucker und Funkgeräte vor dem ersten Start getestet werden können.
Häufige Fragen
- Wie früh sollte man ein 12-Stunden-Rennen organisieren?
- Beginne idealerweise mindestens 3 bis 6 Monate vorher. Strecke und Location, Genehmigungen, Versicherung und Helfer müssen geklärt sein, bevor die Anmeldung geöffnet wird.
- Wie viele Helfer braucht ein 12-Stunden-Rennen?
- Plane mindestens 1 Helfer pro zentraler Aufgabe und zusätzliche Personen für Schichten ein, damit niemand 12 Stunden durchgehend eingesetzt ist. Berücksichtige Start, Ziel, Strecke, Anmeldung, Versorgung, Technik und Erste Hilfe.
- Wann sollte die Startliste für ein 12-Stunden-Rennen fertig sein?
- Schließe die Startliste spätestens 2 bis 3 Tage vor dem Rennen ab. So kannst du Startnummern sortieren, Halter vorbereiten und Änderungen am Anmeldetisch vermeiden.
- Wann muss man die Strecke für ein 12-Stunden-Rennen ausschildern?
- Markiere die Strecke am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Start und kontrolliere anschließend jede Abzweigung. Warnschilder, Wegweiser, Kegel und Absperrgitter müssen dabei sichtbar und sicher befestigt sein.
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