Checklist pour organiser une course de 12 heures

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Conseils

• Réservez le parcours et le lieu plusieurs mois à l’avance, puis vérifiez les autorisations, les déclarations et l’assurance avant d’ouvrir les inscriptions. Sans ces validations, la communication et les engagements matériels peuvent devoir être reportés.
• Inspectez le parcours au moins une fois avant l’épreuve et définissez un plan de sécurité avec des responsables identifiés. Prévoyez des moyens de communication pour chaque zone, notamment des talkies-walkies et un mégaphone.
• Calculez les besoins à partir de la liste de départ, puis recueillez les informations alimentaires avant les achats. Refroidissez les boissons et préparez les en-cas la veille afin de ne pas mobiliser les bénévoles au dernier moment.
• Répartissez les bénévoles par poste et par créneau, plutôt que de leur donner une mission générale. La table d’inscription, le pointage, le parcours, le ravitaillement et le poste de secours doivent chacun avoir un responsable présent pendant toute la durée utile.
• Installez le balisage, les barrières et les panneaux avant l’arrivée des participants, puis testez le système de pointage, l’ordinateur, l’imprimante et les rallonges. Chargez les batteries et vérifiez les lampes avant le début de la course, surtout si une partie du parcours est peu éclairée.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance organiser une course de 12 heures ?

Commencez idéalement 4 à 6 mois avant la date prévue. Ce délai permet de réserver le parcours, obtenir les autorisations, vérifier l’assurance, recruter les bénévoles et ouvrir les inscriptions sans précipitation.

Quand ouvrir les inscriptions pour une course de 12 heures ?

Ouvrez-les après avoir confirmé le lieu, le parcours et les principales règles de sécurité, généralement 8 à 12 semaines avant l’épreuve. Fixez une date limite au moins 10 jours avant la course pour traiter les inscriptions et établir la liste de départ.

Combien de bénévoles faut-il pour une course de 12 heures ?

Le nombre dépend de la longueur du parcours et du dispositif de sécurité, mais prévoyez au minimum une personne responsable pour chaque poste et chaque créneau. Ajoutez une réserve de 10 à 20 % pour remplacer les absences et couvrir les pauses pendant les 12 heures.

Quand préparer le matériel d’une course de 12 heures ?

Contrôlez le matériel principal 2 à 3 semaines avant, notamment le pointage, les vélos, les outils et l’éclairage. Faites le conditionnement final la veille : dossards triés, boissons refroidies, en-cas préparés, batteries chargées et matériel de secours regroupé.

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