Checklist pour organiser un centenaire

Un centenaire demande plus qu’un repas de famille : il faut coordonner les invités, les souvenirs, les animations et l’installation de la salle. Commence par la liste des invités et les invitations, puis confirme les besoins alimentaires et le programme. Les réservations, le plan de table et le matériel de projection doivent être finalisés avant les derniers achats. Cette checklist rassemble les 73 tâches et les 57 fournitures à prévoir, jusqu’au nettoyage et à la mise en place des tables et des chaises.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Établir la liste des invités
2 personnes
Concevoir les invitations
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Établir le programme
2 personnes
Réserver les intervenants et les spectacles
2 personnes
Composer la sélection musicale
Rassembler le matériel photo
2 personnes
Créer une présentation photo
Prévoir le livre de souvenirs
Faire les réservations
Définir le nombre final d’invités
2 personnes
Établir le plan de table
2 personnes
Créer des badges nominatifs
2 personnes
Imprimer les cartes du programme
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer le dessert
2 personnes
Préparer les compositions florales
2 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Installer les tables
4 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer les tables du buffet
3 personnes
Préparer la vaisselle
2 personnes
Préparer les couverts
2 personnes
Préparer les verres
2 personnes
Dresser les tables
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Aménager le mur photo
2 personnes
Aménager la table du souvenir
2 personnes
Raccorder le matériel audio
2 personnes
Tester la présentation
2 personnes
Vérifier l'éclairage
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Installer le buffet de boissons
3 personnes
Aménager la table des cadeaux
2 personnes
Vérifier les toilettes

Événement

Accueillir les invités
4 personnes
Servir les boissons de bienvenue
3 personnes
Accompagner la personne à l'honneur
2 personnes
Servir des amuse-bouches
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accompagner les invités à leur place
2 personnes
Assurer le mot de bienvenue
Servir le café et le thé
3 personnes
Lancer la présentation photo
Encadrer les discours
Prendre une photo de groupe
2 personnes
Ouvrir le buffet
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
4 personnes
Servir les repas diététiques
2 personnes
Servir le dessert
3 personnes
Couper le gâteau
3 personnes
Fournir la musique
Rassembler les cadeaux
2 personnes
Animer le livre de souvenirs
Gérer le vestiaire
2 personnes
Dégager les tables
3 personnes
Accompagner les derniers invités
3 personnes

Suivi

Ranger les restes au frais
2 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Faire la vaisselle
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Nettoyer le lieu
4 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Distribuer les restes
2 personnes
Trier les objets empruntés
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Sauvegarder les photos en toute sécurité

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 4
Portantsqté 2
Tabouretsqté 6

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 120
Verres à vinqté 100
Cuillères à caféqté 100
Sets de couverts pour le dînerqté 100
Couverts de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 16
Plats de service pour dessertqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Couteaux à gâteauqté 3
Louchesqté 10
Pinces de serviceqté 8
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 6
Bacs alimentairesqté 12
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Équipement

Ordinateurs portables
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 2
Pieds de microqté 2
Multiprisesqté 6
Rallongesqté 6
Câbles de rechargeqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Ballons chiffre 100qté 3
Guirlandesqté 12
Nappesqté 12
Porte-serviettesqté 12
Vases à fleursqté 12
Cadres photoqté 20
Bannière pour photowall
Panneau de table cadeaux
Badges nominatifsqté 90
Cartes du programmeqté 90
Livre souvenir
Stylosqté 10

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balais à mainqté 2
Conteneurs à déchetsqté 3
Serpillièresqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixe une date limite de réponse sur l’invitation, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu 10 à 14 jours avant la fête. Le nombre final d’invités conditionne le plan de table, la vaisselle et les quantités à acheter.
Prépare le programme au moins 3 semaines à l’avance si des intervenants, des spectacles ou une présentation photo sont prévus. Demande les fichiers photo et teste le vidéoprojecteur sur l’ordinateur utilisé le jour même.
Prévois une place clairement identifiée pour le livre de souvenirs, les badges nominatifs et les cartes du programme. Installe ce point d’accueil avant l’arrivée des invités afin d’éviter les attroupements à l’entrée.
Refroidis les boissons la veille et répartis-les dans des glacières ou des bacs à glaçons le jour de l’événement. Garde une réserve séparée pour le service du repas et du dessert, plutôt que de tout sortir en même temps.
Établis la liste des courses après avoir confirmé le nombre d’invités et les besoins alimentaires. Fais les achats non périssables 3 à 5 jours avant, puis prépare les en-cas, le dessert et les compositions florales selon leur durée de conservation.

Questions fréquentes

Quand envoyer les invitations pour un centenaire ?: Envoie-les idéalement 6 à 8 semaines avant la fête, surtout si des invités viennent de loin. Fixe une date limite de réponse environ 3 semaines avant l’événement pour pouvoir confirmer les réservations et le nombre de repas.
Quand confirmer le nombre d’invités pour un centenaire ?: Arrête le nombre final 10 à 14 jours avant la réception. Tu pourras ensuite établir le plan de table, préparer les badges et ajuster la vaisselle, les boissons et les quantités de nourriture.
Combien de temps faut-il prévoir pour installer la salle ?: Réserve au moins 3 heures pour nettoyer le lieu, installer les tables et les chaises, préparer le buffet et mettre en place la vaisselle. Ajoute 30 à 45 minutes pour tester la présentation photo et vérifier le programme.
Quand préparer la présentation photo et le livre de souvenirs ?: Rassemble les photos et construis la présentation 2 à 3 semaines avant le centenaire. Imprime ou assemble le livre de souvenirs au plus tard 3 jours avant, puis vérifie le matériel photo et le vidéoprojecteur la veille.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.