Checklist para una carrera de 10 kilómetros

Organizar una carrera de 10 kilómetros requiere coordinar la ruta, los permisos, la seguridad y la experiencia de los participantes. Empieza fijando la fecha y el recorrido, y deja cerrados con antelación los agentes de tráfico, los primeros auxilios y la salida y meta. Después podrás abrir las inscripciones, preparar dorsales y voluntarios, y revisar la señalización. Esta checklist también te ayuda a llegar al día de la carrera con el material, el sonido y el control de tiempos preparados.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

Fijar fecha y ruta
2 personas
Solicitar permisos
Comprobar el seguro
Comprobar la ruta por riesgos de tráfico
2 personas
Reservar agentes de tráfico
Organizar personal de primeros auxilios
Reservar la salida y la meta
Publicar el formulario de inscripción
Enviar invitaciones
2 personas
Procesar las inscripciones
2 personas
Enviar confirmaciones a los participantes
Recoger preferencias dietéticas
Reclutar voluntarios
2 personas
Diseñar los dorsales
Imprimir los dorsales
2 personas
Comprobar la lista de participantes
2 personas
Preparar las flechas de ruta
2 personas
Comprobar el marcado del recorrido
2 personas
Comprobar el pronóstico del tiempo
Enviar la briefing final
Hacer la compra
2 personas
Ordenar los dorsales
2 personas
Llevar el material al lugar
3 personas

Evento

Preparar los carteles de ruta
4 personas
Colocar las medidas de tráfico
6 personas
Marcar el recorrido
6 personas
Montar el arco de salida y meta
4 personas
Colocar mesas y sillas
4 personas
Montar el mostrador de inscripción
3 personas
Montar el puesto de primeros auxilios
2 personas
Montar el punto de agua
3 personas
Montar el punto de catering
3 personas
Conectar el equipo de sonido
2 personas
Preparar los dorsales
2 personas
Probar el registro horario
2 personas
Instruir a los voluntarios
2 personas
Inscribir participantes
4 personas
Repartir dorsales
3 personas
Abrir la recepción de equipaje
2 personas
Enfriar las bebidas
2 personas
Preparar café y té
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Llenar los vasos de agua
3 personas
Delimitar la salida
3 personas
Acompañar a los participantes hasta la salida
4 personas
Dar la bienvenida
Iniciar carrera de 10 kilómetros
2 personas
Supervisar los puestos del recorrido
12 personas
Registrar los tiempos parciales
2 personas
Repartir agua y fruta
4 personas
Recibir a los participantes en la meta
4 personas
Repartir medallas
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Prestar primeros auxilios
2 personas
Gestionar la entrega de equipaje
2 personas
Comprobar los resultados
2 personas
Entregar los premios y recuerdos
3 personas
Encargarse de la música de cierre
Guiar a los últimos participantes
4 personas
Abrir el recorrido
6 personas
Retirar las medidas de tráfico
6 personas
Recoger las señales de ruta
4 personas

Seguimiento

Recoger el catering
3 personas
Recoger la basura
4 personas
Lavar la vajilla
2 personas
Desmontar mesas y sillas
4 personas
Apagar el equipo de sonido
2 personas
Limpiar el lugar
4 personas
Inventariar el material
2 personas
Devolver el material
3 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Publicar los resultados
Enviar mensaje de agradecimiento
Registrar objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Material deportivo

Dorsalescant. 350
Brazaletes con número de salidacant. 350
Medallascant. 350
Flechas de rutacant. 40
Cinta de balizamientocant. 12
Conos de tráficocant. 80
Vallas de control de multitudescant. 20
Señales de kilómetrocant. 10
Conoscant. 30
Cepilloscant. 4
Vasos para bebidascant. 500
Arco de salida y meta
Sistema de registro de tiempo
Cronómetroscant. 4
Portapapelescant. 8
Bolígrafoscant. 40
Chalecos reflectantescant. 20
Mapas del recorridocant. 30
Cajas de almacenamientocant. 12
Etiquetas de equipajecant. 350
Bandejas para equipajecant. 20
Botiquines de primeros auxilioscant. 2
DEA
Cubitos de hielocant. 8

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 3
Mesascant. 10
Sillascant. 30
Mostrador plegablecant. 2
Mesas altascant. 6

Equipo

Instalación de sonido
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Enrollacablescant. 3
Baterías externascant. 6
Walkie-talkiescant. 12
Megáfonoscant. 2
Neveras portátilescant. 6
Termoscant. 6

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Platoscant. 250
Cubiertoscant. 250
Cucharonescant. 6

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Jarras de aguacant. 12
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de pancant. 4
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8

Limpieza

Papeleracant. 12
Sets de escobacant. 3
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Carros de limpiezacant. 2
Dispensadores de desinfectante de manoscant. 8

Iluminación

Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha y la ruta antes de publicar las inscripciones. Los permisos, el seguro y la revisión de los riesgos de tráfico pueden cambiar el recorrido, así que no anuncies la carrera hasta tenerlos comprobados.
Calcula los recursos según el número de participantes inscritos. Prepara dorsales, brazaletes, medallas y vasos, y guarda el material por zonas para no perder tiempo al montar la salida y la meta.
No dejes la señalización para la última hora. Comprueba las flechas, las señales de kilómetro, la cinta de balizamiento y los conos en el recorrido, y revisa el marcado completo antes de que lleguen los corredores.
Asigna funciones concretas a los voluntarios y entrégales mapas del recorrido y chalecos reflectantes. El personal de primeros auxilios, los agentes de tráfico y quienes controlan la salida deben saber dónde colocarse antes del comienzo.
Haz una última revisión cuando falte un día: pronóstico del tiempo, lista de participantes, briefing final, sistema de registro de tiempo, sonido, cables y medidas de tráfico. Lleva todo al lugar de la carrera con tiempo suficiente para montar y probarlo.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar una carrera de 10 kilómetros?: Empieza como mínimo con varios meses de margen. Los permisos, el seguro, los agentes de tráfico, los primeros auxilios y la reserva de la salida y la meta suelen necesitar más tiempo que la compra del material.
¿Cuándo abrir las inscripciones para una carrera de 10 kilómetros?: Ábrelas cuando la fecha, la ruta y los permisos principales estén confirmados. Así puedes publicar información fiable y enviar las confirmaciones sin tener que cambiar datos después.
¿Qué hay que revisar el día anterior a una carrera de 10 kilómetros?: Comprueba el pronóstico, la lista de participantes, los dorsales ordenados, la señalización, el sistema de tiempos y las medidas de tráfico. Envía también el briefing final y confirma la llegada del personal y del material.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para una carrera de 10 kilómetros?: No hay una cifra única: depende de la ruta, los cruces y el número de participantes. Cuenta puestos para la salida y la meta, los puntos de recorrido, la entrega de dorsales, el avituallamiento, el equipaje y la coordinación, y añade sustitutos para cubrir ausencias.

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