Checklist para organizar un 10.º aniversario
Un 10.º aniversario necesita más que una lista de invitados y una tarta. Hay que cerrar el lugar y el catering, controlar las confirmaciones, preparar el programa y reunir fotos para la presentación. Esta checklist reúne 54 tareas y 48 materiales para avanzar en orden, desde las primeras invitaciones hasta el montaje de mesas, buffet y barra. También te ayuda a llegar a la celebración con las bebidas frías, la música comprobada y la tarta recogida.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
Elaborar la lista de invitados
Diseñar invitaciones
Enviar invitaciones
Gestionar inscripciones
Recoger preferencias dietéticas
Confirmar inscripciones
Reservar el lugar
Cerrar acuerdos de catering
Crear lista de reproducción
Desarrollar el programa
2 personas
Confirmar ponentes
Preparar la presentación
2 personas
Recopilar fotos
2 personas
Comprobar los derechos de música
Comprobar el pronóstico del tiempo
Hacer la compra
2 personas
Enfriar bebidas
2 personas
Preparar aperitivos
3 personas
Recoger la tarta
Comprobar el lugar
2 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Montar mesas
3 personas
Colocar las sillas
3 personas
Montar el buffet
3 personas
Montar la barra de bebidas
2 personas
Colgar la decoración
3 personas
Probar la iluminación
2 personas
Probar el sistema de sonido
2 personas
Probar la presentación
2 personas
Preparar tarjetas con nombres
Preparar la mesa de recepción
2 personas
Briefing del equipo de recepción
3 personas
Evento
Dar la bienvenida a los invitados
3 personas
Servir las bebidas de bienvenida
3 personas
Registrar inscripciones
2 personas
Servir aperitivos
3 personas
Rellenar las bebidas
2 personas
Presentar el programa del aniversario
2 personas
Abrir el buffet
3 personas
Reponer el bufé
3 personas
Cortar la tarta
2 personas
Servir café y té
2 personas
Proporcionar la música
Despedir a los invitados
2 personas
Seguimiento
Recoger la basura
3 personas
Lavar la vajilla
3 personas
Recoger el buffet
3 personas
Desmontar el mobiliario
4 personas
Retirar la decoración
3 personas
Limpiar el espacio
3 personas
Empacar el equipo
2 personas
Devolver los objetos prestados
2 personas
Guardar lo sobrante
2 personas
Llevar la basura
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Mesas plegablescant. 8
- Sillascant. 60
- Mesas de buffetcant. 3
- Taburetes de barcant. 6
- Perchero
Vajilla
- Platos de cenacant. 60
- Platos de postrecant. 60
- Tazas de cafécant. 60
- Vasos para aguacant. 60
- Copas de vinocant. 60
- Cucharillas de cafécant. 60
- Juegos de cubiertos para cenacant. 60
- Bandejas de servircant. 12
- Pinzas de servircant. 8
- Jarracant. 4
Decoración
- Globoscant. 100
- Arco de globos
- Banner de aniversario
- Mantelescant. 8
- Porta-servilletascant. 8
- Arreglos floralescant. 6
- Tarjetas de nombrecant. 60
- Marcos de fotoscant. 10
- Masilla adhesivacant. 2
Equipo
- Portátil
- Proyector
- Pantalla de proyección
- Altavocescant. 2
- Micrófonocant. 2
- Soporte de micrófono
- Cables alargadorescant. 4
- Regletascant. 4
- Neveras portátilescant. 3
Iluminación
- Guirnaldas de luces LEDcant. 6
- Lámparas LEDcant. 8
Cocina
- Cafeteracant. 2
- Teterascant. 2
- Tablas de cortarcant. 3
- Cuchillo de chefcant. 2
- Cuchillo para tarta
- Cucharonescant. 8
- Papel de aluminiocant. 2
Limpieza
- Papeleracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 2
- Paños de limpiezacant. 12
- Escoba y recogedorcant. 2
- Fregona y escurridorcant. 2
Catering
- Compras
Consejos
- Empieza por los invitados, el lugar y el catering: intenta enviar las invitaciones con al menos 4 semanas de antelación y fija una fecha límite para las confirmaciones y las preferencias dietéticas.
- Cierra el programa antes de preparar la presentación. Si habrá ponentes, confirma quién interviene y reserva un bloque concreto para cada participación, además del tiempo para fotos y tarta.
- Recopila las fotos con tiempo y comprueba los derechos de la música al menos 7 días antes. Prueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces y el micrófono en el mismo lugar del evento.
- Calcula las bebidas por fases: para la primera hora, prevé entre 2 y 3 bebidas por persona; enfría una primera tanda y deja espacio para reponerla sin bloquear la barra.
- El día anterior comprueba el pronóstico y revisa el espacio: mesas, sillas, buffet, barra, vajilla y decoración. Recoger la tarta y montar los arreglos con antelación evita que estas tareas compitan con la llegada de los invitados.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un 10.º aniversario?
- Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Reserva el lugar y cierra el catering primero; las invitaciones deberían salir unas 4 semanas antes, con una fecha límite de confirmación de 10 a 14 días.
- ¿Cuándo debo enviar las invitaciones para un 10.º aniversario?
- Envíalas aproximadamente 4 semanas antes de la celebración. Pide las preferencias dietéticas al confirmar la inscripción y cierra el número definitivo con el catering entre 7 y 10 días antes.
- ¿Cuántas bebidas necesito para un aniversario?
- Para la primera hora, calcula entre 2 y 3 bebidas por persona. Después ajusta la cantidad según la duración del evento; enfría la primera tanda el día anterior y prepara una reserva para reponer la barra.
- ¿Cuándo preparo la presentación y el equipo audiovisual?
- Ten la presentación lista al menos 7 días antes y haz una prueba completa entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el portátil, el proyector, la pantalla, los altavoces, el micrófono y el soporte en el espacio real.
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