Que faut-il acheter pour un voyage séminaire ?

Un voyage séminaire demande plus qu’une salle et un programme. Il faut prévoir le matériel de présentation, les supports remis aux participants, les boissons et la vaisselle réutilisable, sans oublier ce qui facilite le départ et l’accueil. Cette liste rassemble les éléments à acheter, louer ou emporter pour installer la salle, enregistrer les participants et assurer les présentations sans interruption. Vérifie chaque catégorie au moins 48 heures avant le départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaises pliantesqté 45
Table d'inscription

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Cliqueur de présentation
Enceinte portableqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 50
Verres réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couvertsqté 50
Thermosqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteaux de chefqté 3
Louchesqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Badges nominatifsqté 50
Porte-badgesqté 50
Dossiers de séminaireqté 50
Blocs-notesqté 50
Stylos à billeqté 60
Paperboard
Feuilles de paperboardqté 2
Marqueursqté 6
Panneaux de directionqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Savon pour les mainsqté 2
Brosses à vaisselleqté 3
Épongesqté 6
Chiffons microfibresqté 8
Balai
Pelle et balayette
Trousse de toilette pour les affaires de voyageqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Baguette - 10 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Charcuterie - 1,5 kilo
- Tranches végétariennes pour garniture - 1 kilo
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Noix mélangées - 1,5 kilo
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Snacks salés - 4 sachets
- Biscuits - 8 paquets
- Brownies - 50 pièces
- Wraps végétariens - 50 pièces
- Blanc de poulet pour wraps - 3 kilo
- Laitues - 6 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Maïs - 6 boîtes
- Fromage râpé - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Paprika - 1 boîte
- Poudre d’ail - 1 boîte
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Serviettes - 6 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Gel désinfectant pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois au moins un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran de projection et un câble HDMI compatible. Emporte aussi un câble HDMI de rechange et teste la connexion avant le départ.
Pour l’accueil, installe une table d’inscription avec les badges nominatifs et les porte-badges classés par ordre alphabétique. Prépare environ 10 % de badges supplémentaires pour les changements de dernière minute.
Compte deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis environ une boisson par heure supplémentaire. Refroidis-les dans les glacières avant le trajet et garde des thermos pour les boissons chaudes.
Prépare un dossier de séminaire par participant, avec un bloc-notes et un stylo à bille. Ajoute au moins 5 % d’exemplaires supplémentaires pour les inscriptions tardives, les pertes ou les intervenants.
Ne laisse pas les rallonges, multiprises et batteries externes au dernier moment : prévois une multiprise par zone de travail et une batterie externe pour deux participants qui utilisent régulièrement leur téléphone.

Questions fréquentes

Combien de dossiers de séminaire faut-il prévoir ?: Prépare un dossier par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 40 personnes, prévois donc 42 à 44 dossiers, avec les blocs-notes et stylos correspondants.
Combien de boissons acheter pour un voyage séminaire ?: Compte deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Pour 20 participants sur une demi-journée de quatre heures, prévois environ 100 à 120 boissons, en adaptant selon la météo et les repas.
Quel matériel prévoir pour une présentation de séminaire ?: Il faut au minimum un ordinateur portable, un vidéoprojecteur, un écran, un cliqueur de présentation et un câble HDMI. Ajoute un câble de secours, une rallonge et une multiprise, puis teste tout au moins 24 heures avant.
Quand préparer les badges et les documents du séminaire ?: Prépare les badges et les dossiers entre 24 et 48 heures avant le départ, après la vérification des données des participants. Garde quelques badges vierges et 5 % de dossiers en réserve pour les modifications tardives.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.