Qué necesitas para un viaje de seminario

Organizar un viaje de seminario exige preparar mucho más que el programa y el transporte. Esta lista reúne el material que necesitas para recibir a los participantes, montar la sala, apoyar las presentaciones y atender las comidas y pausas. Calcula las cantidades según el número de asistentes y añade margen para imprevistos. Comprueba especialmente cables, baterías, acreditaciones y documentos antes del día de salida: son fáciles de olvidar y difíciles de sustituir a última hora.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesas plegablescant. 6
Sillas plegablescant. 45
Mesa de registro

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Clic de presentación
Altavoz portátilcant. 2
Micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4
Cables HDMIcant. 3
Baterías externascant. 4

Vajilla

Tazas de café reutilizablescant. 50
Vasos reutilizablescant. 50
Platos reutilizablescant. 50
Cubiertoscant. 50
Termoscant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 3
Cuchillos de chefcant. 3
Cucharonescant. 6
Bandejas de serviciocant. 6
Neveras portátilescant. 4

Decoración

Credencialescant. 50
Portabadgescant. 50
Carpetas de seminariocant. 50
Bloc de notascant. 50
Bolígrafoscant. 60
Pizarra de hojas
Hojas de rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 6
Carteles de flechascant. 6

Limpieza

Papeleracant. 4
Jabón de manoscant. 2
Cepillos para fregarcant. 3
Esponjascant. 6
Paños de microfibracant. 8
Escoba
Recogedor y escoba
Neceser para artículos de viajecant. 2

Catering

Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 1 kilo
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Limón - 6 unidades
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Cerveza - 48 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellines
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Mantequilla de hierbas - 4 tarrinas
- Baguettes - 10 unidades
- Hummus - 6 envases
- Queso crema - 4 tarrinas
- Lonchas de queso - 2 kilo
- Embutidos - 1,5 kilo
- Lonchas vegetales para bocadillos - 1 kilo
- Pepino - 6 unidades
- Tomates cherry - 2 kilos
- Zanahorias baby - 2 kilos
- Uvas - 3 kilos
- Manzanas - 40 unidades
- Plátanos - 30 unidades
- Frutos secos mixtos - 1,5 kilo
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Snacks salados - 4 bolsas
- Galletas - 8 paquetes
- Brownies - 50 unidades
- Wraps vegetarianos - 50 unidades
- Pechuga de pollo para wraps - 3 kilo
- Lechuga - 6 piezas
- Pimientos - 12 unidades
- Maíz - 6 latas
- Queso rallado - 1 kilo
- Mayonesa - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Pimentón - 1 lata
- Ajo en polvo - 1 bote
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Servilletas - 6 paquetes
- Bolsas de basura - 2 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Desinfectante de manos - 3 botellas

Consejos

Prepara una acreditación, un portabadge, una carpeta, un bloc y un bolígrafo por participante; lleva al menos un 10 % adicional para altas de última hora o material perdido.
Para la sala, comprueba con 24 horas de antelación el portátil, el proyector, la pantalla, el clic de presentación, el micrófono y el altavoz. Lleva cables HDMI, alargadores, regletas y una batería externa de reserva.
Cuenta una taza reutilizable por asistente y añade varias unidades extra para ponentes y personal. Los termos y las neveras portátiles deben estar listos antes de que empiece el registro.
Si vas a preparar comida durante el viaje, revisa que haya tablas de cortar, cuchillos de chef, cucharones y bandejas de servicio antes de salir. No des por hecho que el alojamiento dispone de utensilios adecuados.
Monta la mesa de registro con las acreditaciones ordenadas alfabéticamente y separa los documentos de viaje por persona. Reserva entre 30 y 45 minutos antes de la llegada para colocar mesas, sillas y material técnico.

Preguntas frecuentes

¿Qué material necesito para un viaje de seminario?: Como mínimo, prepara material de registro, carpetas, acreditaciones, blocs y bolígrafos, además del equipo de presentación. Para la sala suelen hacer falta portátil, proyector, pantalla, clic, altavoz, micrófono, cables y regletas.
¿Cuántas carpetas y acreditaciones debo comprar?: Calcula una carpeta y una acreditación por participante, y añade un 10 % de margen. Por ejemplo, para 40 personas prepara 44 unidades de cada uno de estos materiales.
¿Cuándo debo comprobar el equipo del seminario?: Haz una primera comprobación entre 24 y 48 horas antes del viaje y prueba todo de nuevo al montar la sala. Reserva al menos 30 minutos para verificar imagen, sonido, conexiones y baterías.
¿Qué debo llevar para las pausas de café y las comidas?: Prepara una taza y un vaso reutilizable por persona, además de platos y cubiertos según el número de comensales. Lleva termos, neveras portátiles y utensilios de cocina listos antes de la primera pausa.

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