Seminarreise: Einkaufsliste für Ausstattung und Verpflegung

Für eine Seminarreise brauchst du mehr als Laptop und Präsentationen. Neben Technik gehören auch Namensschilder, Seminarmappen, Schreibmaterial, Geschirr und Verpflegung auf die Einkaufsliste. Plane die Mengen anhand der Teilnehmerzahl und rechne bei Verbrauchsartikeln mit einer Reserve. Besonders häufig fehlen passende Kabel, gekühlte Getränke und Unterlagen für die Registrierung.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

KlappischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 45
Registrierungstisch

Ausstattung

LaptopAnz. 2
Beamer
Projektionsleinwand
Präsentationsklicker
Tragbarer LautsprecherAnz. 2
MikrofonAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
HDMI-KabelAnz. 3
PowerbanksAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare KaffeebecherAnz. 50
Wiederverwendbare TrinkgläserAnz. 50
Mehrweg-TellerAnz. 50
BestecksetsAnz. 50
ThermoskannenAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 3
KüchenmesserAnz. 3
ServierlöffelAnz. 6
ServiertablettsAnz. 6
KühlboxenAnz. 4

Dekoration

NamensschilderAnz. 50
BadgehalterAnz. 50
SeminarmappenAnz. 50
NotizblöckeAnz. 50
KugelschreiberAnz. 60
Flipchart
FlipchartblätterAnz. 2
MarkerAnz. 6
WegweiserAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
HandseifeAnz. 2
SpülbürstenAnz. 3
SchwämmeAnz. 6
MikrofasertücherAnz. 8
Besen
Kehrblech und Handfeger
Toilettentasche für ReiseutensilienAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 4 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Schwarzer Tee - 2 Kartons
- Kräutertee - 1 Packung
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitrone - 6 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 6 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Bier - 48 Flaschen
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Weißwein - 6 Flaschen
- Rotwein - 4 Flaschen
- Kräuterbutter - 4 Becher
- Baguette - 10 Stück
- Hummus - 6 Schalen
- Frischkäse - 4 Becher
- Käsescheiben - 2 Kilo
- Aufschnitt - 1,5 Kilo
- Vegetarische Aufschnittscheiben - 1 Kilo
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 40 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Gemischte Nüsse - 1,5 Kilo
- Naturchips - 6 Tüten
- Paprikachips - 6 Tüten
- Salzgebäck - 4 Tüten
- Kekse - 8 Packungen
- Brownies - 50 Stück
- Vegetarische Wraps - 50 Stück
- Hähnchenbrust für Wraps - 3 kilo
- Salat - 6 Köpfe
- Paprika - 12 Stück
- Mais - 6 Dosen
- Geriebener Käse - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Salz - 1 Packung
- Pfeffer - 1 Dose
- Paprikapulver - 1 Dose
- Knoblauchpulver - 1 Dose
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Servietten - 6 Packungen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Handdesinfektion - 3 Flaschen

Tipps

Plane bei Namensschildern, Seminarmappen, Notizblöcken und Kugelschreibern jeweils ein Stück pro Teilnehmer ein; für kurzfristige Nachmeldungen sind fünf bis zehn Prozent Reserve sinnvoll.
Rechne für den Seminartag pro Person mindestens zwei Trinkportionen sowie Kaffee oder Tee für mehrere Pausen ein. Getränke sollten vor der Ankunft gekühlt und in Kühlboxen transportiert werden.
Prüfe die Präsentationstechnik spätestens am Vortag: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, Präsentationsklicker, HDMI-Kabel und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Ein zweites HDMI-Kabel und geladene Powerbanks verhindern typische Verzögerungen.
Für gemeinsame Mahlzeiten brauchst du pro Teilnehmer ein Mehrweg-Teller, ein Besteckset, ein Trinkglas und einen wiederverwendbaren Kaffeebecher. Ergänze mindestens ein zusätzliches Geschirrset pro zehn Personen.
Lege Reisedokumente, Teilnehmerdaten und das Reiseprogramm in einer festen Mappe am Registrierungstisch bereit. Flipchartblätter, Marker und Ersatzstifte werden oft erst beim Einrichten vermisst und sollten mindestens einen Tag vorher kontrolliert werden.

Häufige Fragen

Was brauche ich für eine Seminarreise?: Du brauchst vor allem Präsentationstechnik, Seminarmappen, Namensschilder, Schreibmaterial, Geschirr, Getränke und Unterlagen für die Registrierung. Plane die Verbrauchsartikel pro Teilnehmer und zusätzlich fünf bis zehn Prozent Reserve ein.
Wie viele Namensschilder brauche ich für ein Seminar?: Rechne mit einem Namensschild pro Teilnehmer sowie fünf bis zehn Prozent Reserve. Bei 20 Personen sind damit 21 bis 22 Namensschilder sinnvoll, damit Nachmeldungen abgedeckt sind.
Wie viele Getränke sollte ich für einen Seminartag kaufen?: Plane mindestens zwei Trinkportionen pro Person für den Seminartag und zusätzlich Kaffee oder Tee für die Pausen. Bei warmem Wetter oder einem langen Reisetag solltest du die Getränkemenge erhöhen und alles vor Beginn kühlen.
Wann sollte ich die Technik für die Seminarreise prüfen?: Teste Laptop, Beamer, Leinwand, Klicker und alle Kabel spätestens am Vortag. Lade Powerbanks vorher vollständig und packe ein Ersatzkabel ein, damit die Registrierung und der Seminarstart nicht wegen fehlender Technik warten müssen.

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