Que prévoir pour un voyage musical ?

Un voyage musical demande plus qu’un billet de concert et un bus réservé. Il faut prévoir de quoi manger et boire pendant le trajet, organiser le matériel de service et garder les documents du groupe accessibles. Les glacières, thermos, batteries externes et cartes d’itinéraire sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour que le départ, le trajet et la soirée se déroulent sans improvisation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 50
Assiettes réutilisablesqté 50
Couverts réutilisablesqté 50
Tasses à caféqté 20

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 6
Pinces de serviceqté 4
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Pains de glaceqté 12

Équipement

Enceinte portable
Microphone
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Multipriseqté 2
Rallongesqté 2
Lampes de pocheqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 6
Bouchons d'oreillesqté 50
Parapluiesqté 4

Organisation

Dossiers des participantsqté 50
Étiquettes nominativesqté 60
Stylos à billeqté 20
Cartes d'itinéraireqté 50
Boucles de badgeqté 50
Presse-papiersqté 4
Talkies-walkiesqté 4
Panneau de départ
Lanière pour styloqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Bacs à vaisselleqté 2

Catering

Courses
- Eau plate - 80 bouteilles
- Eau gazeuse - 40 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d’avoine - 4 litres
- Sandwichs au fromage préemballés - 25 pièces
- Sandwichs jambon préemballés - 20 pièces
- Sandwichs au houmous préemballés - 15 pièces
- Sandwichs poulet préemballés - 20 pièces
- Beurre doux - 2 barquettes
- Fromage jeune - 2 kilos
- Jambon arrière - 1 kilo
- Houmous - 6 barquettes
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Brioches aux raisins - 40 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Pommes - 50 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Barres de céréales - 60 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 3 paquets
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 200 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel pour les mains - 6 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Lingettes nettoyantes - 2 paquets
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux

Conseils

Prépare les boissons et les repas au plus tard la veille du départ. Remplis les glacières avec les pains de glace le matin même et garde les produits sensibles au frais pendant tout le trajet.
Compte au minimum deux gobelets et une assiette réutilisable par participant, puis ajoute quelques pièces de rechange. Les pinces de service, plateaux et planches à découper sont faciles à oublier au moment de charger le bus.
Charge toutes les batteries externes et vérifie chaque câble de recharge avant le rendez-vous. Prévois aussi une multiprise et des rallonges si l’enceinte portable ou le microphone doivent être utilisés sur place.
Imprime les billets, les dossiers des participants et les cartes d’itinéraire avant le départ, même si une version numérique existe. Prépare les étiquettes nominatives et les stylos dans un presse-papiers pour l’accueil.
Place la trousse de premiers secours, les lampes de poche, les gilets réfléchissants et les parapluies dans un sac facilement accessible. Ne les laisse pas au fond des bagages ou dans une soute difficile à ouvrir.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour un voyage musical ?: Prévois environ deux à trois boissons par personne pour la première heure de trajet, puis une boisson par heure supplémentaire. Ajoute une réserve de 10 % pour les retards et les participants qui oublient leur bouteille.
Quand préparer les glacières pour le voyage ?: Mets les glacières au froid la veille et ajoute les pains de glace le matin du départ. Vérifie leur contenu au moins 30 minutes avant le rendez-vous, afin de repérer les produits manquants ou mal emballés.
Que faut-il imprimer avant un voyage musical ?: Imprime les billets, les dossiers des participants et les cartes d’itinéraire au plus tard la veille. Prévois un exemplaire complet pour l’organisateur et les documents nécessaires pour chaque participant.
Quel matériel prévoir pour la musique dans le bus ou sur place ?: Prévois une enceinte portable, un microphone, les câbles de recharge, des batteries externes, une multiprise et des rallonges. Charge le matériel 24 heures avant le départ et teste-le une dernière fois avant de quitter le point de rendez-vous.

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