Que faut-il prévoir pour un voyage d’étude ?

Un voyage d’étude demande plus qu’un programme et des réservations. Il faut prévoir les repas selon les régimes alimentaires, de l’eau pour les trajets, le matériel de présentation et les documents utiles à chaque participant. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à emporter, du catering aux rallonges électriques. Vérifie les quantités dès que le nombre définitif de participants est confirmé, idéalement 3 à 5 jours avant le départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6

Équipement

Glacièresqté 3
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 2
Multiprisesqté 2
Téléphone mobileqté 2
Appareil photo
Ordinateur portable
Adaptateur HDMI
Cliqueur de présentation
Enceinte portable

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 40
Assiettes réutilisablesqté 35
Couverts réutilisablesqté 35
Gobelets à caféqté 40

Cuisine

Planches à découperqté 2
Couteaux de cuisineqté 2
Pinces de serviceqté 3
Louchesqté 2
Thermosqté 3
Conteneurs alimentairesqté 6
Pains de glaceqté 12
Distributeurs de serviettesqté 2

Catering

Bouteilles d’eau réutilisablesqté 35
Lunch-boxqté 35
Sacs en papierqté 40
Étiquettes pour repas spécifiquesqté 40
Sacs isothermesqté 6
Courses
- Eau sans gaz - 24 bouteilles
- Eau gazeuse - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus de fruits - 6 litre
- Thé glacé - 6 litres
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Sucre - 1 paquet
- Édulcorants - 1 boîte
- Filtres à café en papier - 1 paquet
- Croissants - 40 pièces
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains blancs - 40 pièces
- Petits pains complets - 40 pièces
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Fromage jeune - 1 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Houmous - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Beurre doux - 500 grammes
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Poivrons - 2 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Bananes - 35 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Mélange de snacks salés - 3 sachets
- Barres de céréales - 40 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Petits sacs poubelle - 20 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Lingettes humides - 4 paquets
- Savon pour les mains - 2 flacons
- Mouchoirs - 6 boîtes

Documentation

Programmesqté 35
Cartes des participantsqté 35
Cartes de contact d’urgenceqté 35
Stylosqté 35
Blocs-notesqté 35
Cartes d'itinéraireqté 6
Chemisesqté 35
Ruban adhésifqté 2
Marqueurs indélébilesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Supports de sacs poubelleqté 2

Sécurité

Gilets réfléchissantsqté 4
Lampes de pocheqté 4
Trousse de premiers secours
Gel hydroalcooliqueqté 4

Conseils

Prévois au moins une bouteille d’eau réutilisable par participant et ajoute une réserve pour les accompagnateurs. Pour une journée complète, compte aussi un déjeuner individuel par personne, avec quelques portions supplémentaires pour les imprévus.
Étiquette chaque lunch-box selon le régime alimentaire avant le départ. Prépare les repas spécifiques dans des sacs isothermes avec des pains de glace, plutôt que de les identifier au dernier moment.
Pour une présentation, emporte l’ordinateur portable, l’adaptateur HDMI et le cliqueur dans un même sac. Ajoute au moins une rallonge et une multiprise : les prises disponibles sur le lieu de visite ne sont pas toujours proches de l’écran.
Charge les batteries externes et le téléphone la veille. Garde sur papier les numéros d’urgence, les cartes des participants et le programme, avec au moins un exemplaire pour chaque accompagnateur.
Prévois les gobelets, assiettes et couverts réutilisables en fonction du nombre de participants, puis ajoute une marge de 10 %. Les thermos, glacières, conteneurs alimentaires et pinces de service sont souvent oubliés lorsque le catering est préparé hors site.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour un voyage d’étude ?: Prévoyez l’eau, les lunch-box, les sacs isothermes, les étiquettes pour repas spécifiques et le nécessaire de service. Ajoutez le matériel prévu pour les présentations : ordinateur portable, adaptateur HDMI, cliqueur, enceinte portable, rallonges et multiprises.
Combien de repas prévoir par personne pour un voyage d’étude ?: Comptez un déjeuner ou une lunch-box par participant pour chaque journée concernée, plus 5 à 10 % de portions supplémentaires. Séparez les repas selon les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.
Quand préparer le matériel d’un voyage d’étude ?: Rassemblez le matériel au moins 24 heures avant le départ et chargez les batteries externes le même jour. Faites les courses et conditionnez le catering 1 jour avant si les produits le permettent, puis contrôlez les quantités après la confirmation définitive des participants.
Quels documents emporter pour un voyage d’étude ?: Prévoyez un programme imprimé, les cartes des participants et les numéros d’urgence. Préparez au moins un dossier papier par accompagnateur et conservez une copie numérique sur le téléphone ou l’ordinateur portable.

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