Organiser une course d’aviron : la checklist complète

Une course d’aviron se prépare sur plusieurs fronts : parcours, autorisations, sécurité, inscriptions et organisation sur l’eau. Commence par fixer la date et réserver le lieu, puis valide le parcours et le plan de sécurité avant d’ouvrir les inscriptions. Les dernières semaines servent à répartir les bénévoles, confirmer les jurés et le bateau de sécurité, et préparer les dossards, le programme et l’accueil. Cette checklist rassemble les 76 tâches et 83 éléments prévus pour suivre l’organisation dans le bon ordre.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Définir la date du concours
2 personnes
Réserver le lieu du concours
Vérifier le parcours aquatique
2 personnes
Demander une autorisation de compétition
Élaborer le plan de sécurité
2 personnes
Déterminer les points de départ et d’arrivée
2 personnes
Établir le règlement du concours
2 personnes
Publier le formulaire d'inscription
Envoyer les invitations
2 personnes
Contacter les sponsors
2 personnes
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des participants
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les jurés
Réserver un bateau de sécurité
Gérer le chronométrage
Confirmer le présentateur
Assurer la présence des secours
Réserver le catering
Commander des médailles
Concevoir les dossards
Imprimer les numéros de dossard
2 personnes
Publier le programme des matchs
Envoyer la lettre aux participants
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
2 personnes
Récupérer le matériel de location
2 personnes
Trier les dossards
2 personnes
Vérifier les médailles
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Composer les dossiers de concours
2 personnes
Vérifier les barques
3 personnes
Vérifier les équipements de sauvetage
2 personnes
Balisage du site
4 personnes
Monter les tentes
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer le bureau d'inscription
2 personnes
Installer la table du jury
2 personnes
Installer la ligne d'arrivée
3 personnes
Installer le marquage de la piste
4 personnes
Installer le système son
2 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Installer le poste de premiers secours
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Organiser le briefing du concours
3 personnes
Enregistrer les participants
3 personnes
Distribuer les dossards
2 personnes
Amener les bateaux au départ
4 personnes
Accueillir le public
2 personnes
Ouvrir la compétition
Encadrer les courses
6 personnes
Enregistrement des horaires
3 personnes
Traiter les résultats
2 personnes
Accompagner les participants
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Prévoir la table du jury
Informer le public
Préparer la remise des prix
2 personnes
Assurer la remise des prix
3 personnes
Annoncer la clôture
Saluer les participants à leur départ
2 personnes

Suivi

Sortir les bateaux de l'eau
4 personnes
Rassembler le matériel de compétition
4 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
2 personnes
Archiver les résultats
Envoyer les résultats aux participants par e-mail
Publier les photos
Retourner les matériels de location
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Vérifier la réception du site
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Tablesqté 10
Chaisesqté 40
Table du jury
Table d'inscriptionqté 2
Poubellesqté 8

Équipement

Talkies-walkiesqté 8
Mégaphoneqté 2
Système de sonorisation
Haut-parleursqté 2
Microphoneqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Chronomètreqté 6
Tabletteqté 2
Batteries externesqté 4

Matériel de sport

Bateaux à ramesqté 8
Ceinturesqté 16
Radeau de départ
Bouée d’arrivéeqté 2
Bouées de couloirqté 20
Lignes de bouéesqté 10
Bouées de sauvetageqté 4
Gilets de sauvetageqté 12
Pagaiesqté 4
Blocs de départqté 8
Drapeaux de matchqté 8
Ligne d’arrivée
Barrières de sécuritéqté 20
Cônes de signalisationqté 20
Porte-dossardsqté 40
Numéros de départqté 40
Panneaux du juryqté 8
Presse-papiersqté 8
Médaillesqté 24
Coupe itinérante
Diplômesqté 40
Ligne de vieqté 2
Sacs imperméablesqté 6
Remorques pour bateaux d'avironqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Tasses à caféqté 60
Plateaux de serviceqté 10
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Pincesqté 4
Gantsqté 2

Catering

Courses

Décoration

Drapeaux de matchqté 12
Bannièresqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 30

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Nettoyeur haute pression
Caisses de rangementqté 12
Balais à mainqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Couvertures isolantesqté 6
Lampes de pocheqté 6
Casques de sécuritéqté 8
Gants de travailqté 12

Documentation

Règlement du concoursqté 20
Dossiers de matchqté 12
Cartes d'itinéraireqté 20
Feuilles de résultatsqté 40
Stylosqté 40
Presse-papiersqté 12
Imprimante
Papier pour imprimanteqté 2
Chemises imperméables pour documentsqté 40

Conseils

Valide le parcours aquatique et les points de départ et d’arrivée avant de publier le formulaire d’inscription. Les lignes de bouées, la bouée d’arrivée et le radeau de départ doivent correspondre exactement au règlement communiqué aux participants.
Prépare le plan de sécurité au moins 4 semaines avant la course. Confirme le bateau de sécurité, les secours, les gilets de sauvetage, les bouées de sauvetage et les talkies-walkies, puis attribue un responsable à chaque zone.
Ferme les inscriptions assez tôt pour mettre à jour la liste des participants et recueillir les besoins alimentaires. Garde au minimum 7 jours pour produire les dossards, finaliser le programme et envoyer la lettre aux participants.
Fais un essai du chronométrage et de la sonorisation avant le jour J. Vérifie le chronomètre, la tablette, les batteries externes, les rallonges, les multiprises, le microphone et les haut-parleurs.
Prévois un point d’accueil distinct de la table du jury. Installe les tables, les chaises, les tentes, les barrières de sécurité et les cônes de signalisation avant l’arrivée des équipages, puis donne aux bénévoles un planning avec leurs horaires précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une course d’aviron ?: Prévois idéalement 3 à 6 mois. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, demander l’autorisation de compétition, valider le parcours et le plan de sécurité, puis traiter les inscriptions et confirmer les prestataires.
Quand faut-il demander l’autorisation pour une course d’aviron ?: Lance la demande dès que la date et le lieu sont définis, de préférence au moins 8 à 12 semaines avant la compétition. L’autorisation peut conditionner le parcours, le dispositif de secours et la réservation du bateau de sécurité.
Quand ouvrir les inscriptions pour une course d’aviron ?: Ouvre-les après validation du règlement, du parcours et des conditions de sécurité, généralement 6 à 8 semaines avant la course. Fixe une date de clôture au moins 7 jours avant l’événement pour vérifier les participants et préparer les dossards.
Que faut-il prévoir pour la sécurité d’une course d’aviron ?: Prévois un plan de sécurité écrit, un bateau de sécurité, la présence des secours, des gilets et bouées de sauvetage, ainsi qu’un moyen de communication entre les équipes. Organise un briefing obligatoire de 15 à 30 minutes avant le départ et teste les talkies-walkies sur tout le parcours.

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