Que faut-il prévoir pour une visite du salon ?

Une visite de salon demande plus qu’un billet d’entrée. Il faut préparer l’accueil du groupe, le transport, les repas, les documents et le matériel qui évite les oublis sur place. Prévoyez les quantités selon le nombre de participants confirmé, puis ajoutez une petite marge pour les gobelets, les repas et les imprimés. Les besoins alimentaires et l’accessibilité doivent être recueillis avant les achats, pas le jour du départ.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6
Banc d’attente

Équipement

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Téléphone mobileqté 3
Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 3
Mégaphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Lunch-boxqté 25
Assiettes réutilisablesqté 25
Couverts réutilisablesqté 25
Porte-serviettesqté 2

Documents

Billets d’entréeqté 25
Listes de participantsqté 3
Brochures du programmeqté 25
Cartes d'itinéraireqté 25
Cartes de contact d’urgenceqté 25
Stylosqté 10
Étiquettes nominativesqté 25
Braceletsqté 25
Dossier d’inscription
Presse-papiersqté 3

Sacs

Sacs de transportqté 25
Sacs poubelle pour la routeqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 3

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 50 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Eau plate - 30 bouteilles
- Eau gazeuse - 12 bouteilles
- Jus de pomme - 4 litres
- Jus d'orange - 4 litres
- Cola - 3 liter
- Cola Zero - 3 liter
- Pain complet - 5 pains
- Petits pains blancs - 30 pièces
- Wraps complets - 20 pièces
- Fromage jeune - 1 kilo
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon - 750 grammes
- Garniture de blanc de poulet - 750 grammes
- Houmous - 4 barquettes
- Beurre doux - 500 grammes
- Margarine - 500 grammes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 pot
- Ketchup - 1 bouteille
- Concombre - 5 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Poivron - 1 kilo
- Laitue - 3 têtes
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 25 pièces
- Raisins - 3 kilos
- Mandarines - 3 kilo
- Chips nature - 4 sacs
- Chips au paprika - 4 sachets
- Crackers pauvres en sel - 4 paquets
- Barres de céréales - 30 pièces
- Biscuits - 4 paquets
- Fromage aux herbes - 3 boîtes
- Petits pains sans gluten - 6 pièces
- Tartinade vegan - 4 paquets
- Lait sans lactose - 2 litres
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Nettoyant multi-usages - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Lingettes humides - 4 paquets

Conseils

Prévoyez un repas par participant, plus 1 à 2 portions de réserve pour les inscriptions tardives ou les repas abîmés pendant le transport. Identifiez chaque lunch-box si les régimes alimentaires diffèrent.
Comptez au moins 2 gobelets réutilisables par personne pour la journée, et prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure avant l’entrée dans le salon. Gardez les boissons dans les glacières jusqu’au rassemblement.
Imprimez un billet par participant et préparez une liste nominative avec 2 exemplaires : un pour l’accueil et un pour l’accompagnateur. Ajoutez quelques stylos et un presse-papiers pour les modifications de dernière minute.
Préparez les bracelets, les étiquettes nominatives et les cartes de contact d’urgence dans des pochettes séparées avant le rendez-vous. Il faut pouvoir enregistrer une présence et distribuer les bracelets en quelques minutes.
Chargez les téléphones et les batteries externes la veille, puis prenez un câble compatible par appareil utilisé. Gardez l’itinéraire, le programme et les coordonnées hors ligne au cas où le réseau serait saturé au salon.

Questions fréquentes

Combien de repas faut-il prévoir pour une visite de salon ?: Prévoyez 1 lunch-box par participant confirmé, avec 1 à 2 repas supplémentaires pour les imprévus. Vérifiez les allergies et besoins alimentaires au moins 3 jours avant les courses.
Combien de billets faut-il commander pour un groupe ?: Commandez 1 billet par personne inscrite et vérifiée, puis contrôlez les noms avant l’impression. Faites cette vérification au plus tard 48 heures avant le départ pour corriger les erreurs.
Que faut-il imprimer pour une visite de salon ?: Imprimez les billets, la liste des participants, le programme, l’itinéraire et les contacts d’urgence. Préparez au moins 2 copies de la liste et de l’itinéraire : une pour le point de rassemblement et une pour l’accompagnateur.
Quand préparer les boissons et le matériel ?: Chargez le matériel électronique et rassemblez les documents la veille. Refroidissez les boissons quelques heures avant le départ et préparez les glacières, sacs et repas juste avant le rassemblement.

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