Checklist pour organiser une visite du salon

Une visite du salon demande plus qu’une réservation de groupe. Il faut coordonner les inscriptions, le transport, les billets, les repas et l’accueil au point de rassemblement. Commencez par fixer la date et le salon, puis verrouillez rapidement le nombre de participants et leurs besoins alimentaires ou d’accessibilité. Les derniers jours servent surtout à vérifier les coordonnées, imprimer les documents et préparer le matériel de départ.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer le salon et la date
2 personnes
Faire une réservation de groupe
Réserver le transport
Envoyer les invitations
2 personnes
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser l’accessibilité
Mettre à jour la liste des participants
Vérifier les coordonnées
Élaborer le programme et l’itinéraire
2 personnes
Fixer le point de rassemblement
Vérifier les informations de stationnement
Informer les participants
2 personnes
Commander les billets d’entrée
Préparer les paniers-repas
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Refroidir les boissons
Préparer le matériel
2 personnes
Imprimer les tickets d’accès
Imprimer l’itinéraire et le programme
Rappeler les participants par téléphone
2 personnes

Événement

Préparer le point de rassemblement
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Distribuer les bracelets
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
Inscrire le groupe au salon
2 personnes
Expliquer les consignes de groupe
Accompagner les participants dans le salon
3 personnes
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Animer la pause
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Prendre une photo de groupe
Animer le point de rassemblement
3 personnes
Vérifier les présences avant le départ
2 personnes
Accompagner les participants vers le transport
3 personnes
Ramener les participants
3 personnes

Suivi

Distribuer les restes
2 personnes
Rassembler le matériel
2 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Nettoyer les glacières
Faire la vaisselle
2 personnes
Ranger le matériel
2 personnes
Retourner le matériel de transport
Nettoyer le lieu
2 personnes
Informer les participants des objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 2
Chaises pliantesqté 6
Banc d’attente

Équipement

Glacièresqté 3
Thermosqté 3
Téléphone mobileqté 3
Batteries externesqté 3
Câbles de rechargeqté 3
Mégaphone à main

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 30
Lunch-boxqté 25
Assiettes réutilisablesqté 25
Couverts réutilisablesqté 25
Porte-serviettesqté 2

Documents

Billets d’entréeqté 25
Listes de participantsqté 3
Brochures du programmeqté 25
Cartes d'itinéraireqté 25
Cartes de contact d’urgenceqté 25
Stylosqté 10
Étiquettes nominativesqté 25
Braceletsqté 25
Dossier d’inscription
Presse-papiersqté 3

Sacs

Sacs de transportqté 25
Sacs poubelle pour la routeqté 6

Sécurité

Trousse de premiers secours
Gilets réfléchissantsqté 4
Gel hydroalcooliqueqté 3

Catering

Courses

Conseils

Fixez le nombre de participants avant de commander les billets et de préparer les paniers-repas. Une liste à jour évite de payer des entrées inutiles ou d’oublier une personne au départ.
Réservez le transport dès que la date et l’effectif sont confirmés. Transmettez ensuite un point de rassemblement précis, les informations de stationnement et l’heure limite d’arrivée.
Demandez les besoins alimentaires et d’accessibilité au moment de l’inscription, pas la veille. Prévoyez les paniers-repas en fonction des réponses reçues et vérifiez que le trajet convient à tous.
Imprimez les billets, l’itinéraire, le programme et la liste des participants avant le jour J. Gardez aussi les coordonnées d’urgence sur papier si le téléphone n’a plus de batterie ou de réseau.
Préparez le point de rassemblement avec les bracelets, les étiquettes nominatives, un banc d’attente et un moyen de signaler le groupe. Chargez les téléphones et les batteries externes la veille, puis enregistrez les présences avant d’accompagner le groupe vers le transport.

Questions fréquentes

Quand réserver le transport pour une visite du salon ?: Réservez-le dès que la date, le salon et l’effectif prévisionnel sont confirmés, idéalement plusieurs semaines avant la visite. Vous pourrez ajuster le nombre de places après le traitement des inscriptions.
Quand envoyer les invitations pour une visite du salon ?: Envoyez les invitations dès que le salon, la date et le point de départ sont suffisamment définis. Fixez une date limite d’inscription au moins 10 à 14 jours avant la visite pour avoir le temps de traiter les réponses et les besoins particuliers.
Combien de temps avant faut-il préparer les billets et le programme ?: Imprimez les billets d’entrée, l’itinéraire et le programme au plus tard la veille. Préparez également une copie de la liste des participants et des contacts d’urgence pour le départ.
Que faut-il prévoir pour l’accueil le jour de la visite du salon ?: Prévoyez l’enregistrement des présences, les bracelets, les étiquettes nominatives et les informations de transport. Arrivez sur le point de rassemblement au moins 30 minutes avant l’heure de départ afin d’absorber les retards et de vérifier le groupe.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.