Checklist pour organiser une city trip

Une city trip se prépare dans un ordre précis : choisir la destination, bloquer le transport et les activités, puis suivre les inscriptions et les besoins du groupe. Cette checklist couvre aussi les détails souvent oubliés avant le départ, comme les contacts d’urgence, les documents imprimés, les repas et la répartition des bagages. Le jour J, elle aide à gérer le point de rendez-vous, la présence, le trajet et le programme sans improvisation.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Déterminer la destination et le programme
2 personnes
Réserver le transport
Réserver les activités
Réserver le restaurant
Envoyer les invitations
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Finaliser la liste des participants
Partager le programme en route
Recueillir les contacts d'urgence
Vérifier les prévisions météo
Confirmer les réservations
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents de voyage
Composer le pack participant
2 personnes
Remplir les sacs à dos et les glacières
2 personnes
Charger les téléphones et les batteries externes

Événement

Préparer le point de rassemblement
2 personnes
Enregistrer la présence
2 personnes
Informer les participants
Charger les bagages
3 personnes
Accompagner le trajet aller
2 personnes
Prendre une photo de groupe
Distribuer les paniers-repas
2 personnes
Vérifier l’itinéraire et les horaires
Encadrer l’activité de groupe
2 personnes
Accompagner les temps libres
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
Accompagner le groupe au restaurant
2 personnes
Vérifier le dîner et les besoins alimentaires
Clôturer le compte de groupe
Accompagner le retour
2 personnes
Décharger les bagages
3 personnes
Rassembler les déchets
2 personnes
Faire le check-out des participants
2 personnes

Suivi

Trier les matériaux
2 personnes
Nettoyer les glacières et la vaisselle
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
Traiter les frais et les reçus
Gérer les objets trouvés
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tabourets pliantsqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 24
Assiettes réutilisablesqté 24
Couverts réutilisablesqté 24
Porte-serviettesqté 2

Équipement

Glacièresqté 2
Batteries externesqté 4
Câbles de rechargeqté 6
Multipriseqté 2
Enceinte Bluetooth
Support de téléphone

Parcours et inscription

Cartes d’itinéraire impriméesqté 15
Programmesqté 15
Étiquettes nominativesqté 15
Stylosqté 6
Presse-papiersqté 2
Étiquettes de bagagesqté 15
Enveloppes pour les reçusqté 4

Sécurité

Trousse de premiers secours
Siffletqté 2
Gilets réfléchissantsqté 4

Sacs

Sacs à dos de jourqté 4
Pochettes de documents imperméablesqté 15

Nettoyage

Poubelle réutilisableqté 2
Chiffons de nettoyageqté 6
Gel hydroalcooliqueqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence par fixer la destination et le programme avant d’envoyer les invitations : les participants doivent connaître les horaires, les activités prévues et le délai de réponse.
Réserve le transport, les activités et le restaurant dès que le nombre de participants devient suffisamment fiable. Confirme ensuite chaque réservation quelques jours avant le départ.
Demande les besoins alimentaires lors des inscriptions et finalise la liste des participants avant les courses. Prévois les paniers-repas et répartis-les dans les glacières avant le rassemblement.
Envoie le programme et l’itinéraire avec les horaires, puis imprime aussi les cartes et documents de voyage. Place les papiers dans des pochettes imperméables plutôt que dans un sac ouvert.
Le matin du départ, charge les téléphones et batteries externes, prépare le point de rassemblement et enregistre la présence avant de charger les bagages. Garde les contacts d’urgence accessibles pendant tout le trajet.

Questions fréquentes

Combien de temps à l’avance faut-il organiser une city trip ?: Commence idéalement 6 à 8 semaines avant le départ pour choisir la destination, réserver le transport et les activités. Finalise les participants et les besoins alimentaires au plus tard 7 jours avant.
Quand faut-il confirmer les réservations d’une city trip ?: Vérifie le transport, les activités et le restaurant 3 à 5 jours avant le départ. Contrôle aussi les horaires et l’itinéraire la veille, car un changement peut modifier le point de rendez-vous.
Que faut-il prévoir pour le jour du départ ?: Prépare un point de rassemblement clairement indiqué, les listes de présence, les documents imprimés, les étiquettes de bagages et les contacts d’urgence. Arrive 30 minutes avant l’heure de départ pour enregistrer tout le groupe sans retard.
Combien de repas prévoir pour une city trip à la journée ?: Pour une sortie d’une journée, prévois au minimum un panier-repas par personne et de l’eau pour le trajet. Ajoute 1 à 2 portions de secours pour couvrir les oublis, les changements d’itinéraire ou les besoins alimentaires particuliers.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.