Que faut-il prévoir pour une table ronde en ligne ?

Pour une table ronde en ligne, il faut prévoir à la fois le matériel de visioconférence et l’accueil des personnes présentes sur place. Chaque intervenant doit disposer d’un ordinateur, d’un casque ou d’un microphone fiable, tandis que la caméra et l’éclairage doivent rester constants pendant toute la discussion. Prévoyez aussi les boissons, les encas et la vaisselle avant le test technique. Cette liste vous aide à faire les achats sans oublier les petits accessoires qui bloquent souvent le démarrage.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables de travailqté 3
Chaises de bureauqté 6

Équipement

Ordinateurs portablesqté 4
Webcams externesqté 4
Microphones USBqté 4
Casques audioqté 6
Moniteur externeqté 2
Hubs USBqté 4
Adaptateurs HDMIqté 4
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Supports pour ordinateur portableqté 4
Minuterieqté 2
Piles de rechangeqté 12
Clés USBqté 2

Éclairage

Anneaux lumineuxqté 3
Lampes de bureauqté 2

Décoration

Toiles de fond neutresqté 3

Vaisselle

Tasses à caféqté 8
Verres à eauqté 8
Assiettesqté 8
Couvertsqté 8

Cuisine

Machine à café
Bouilloire
Glacière
Plateaux de serviceqté 3
Petits bolsqté 6
Ciseauxqté 2
Tire-bouchon

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Sachets de thé - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 paquet
- Lait - 4 litres
- Lait d'avoine - 2 litres
- Spa Blauw - 3 caisses
- Eau pétillante - 2 bouteilles
- Cola - 2 bouteilles
- Cola Zero - 2 bouteilles
- Jus d'orange - 2 packs
- Jus de pomme - 2 briques
- Chips au paprika - 2 sachets
- Chips nature - 2 sacs
- Mélange de snacks salés - 2 sacs
- Mini bretzels - 2 sachets
- Galettes de riz - 2 paquets
- Houmous - 3 barquettes
- Concombre - 4 pièces
- Carottes - 2 sacs
- Raisins - 2 kilos
- Pommes - 12 pièces
- Bananes - 12 pièces
- Mini-sandwichs - 40 pièces
- Tranches de fromage - 500 gram
- Tartinades végétariennes - 3 boîtes
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Serviettes - 2 paquets
- Essuie-tout - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 1 rouleau
- Liquide vaisselle - 1 bouteille
- Spray nettoyant - 1 flacon
- Éponges - 1 paquet
- Papier toilette - 1 paquet
- Savon pour les mains - 2 flacons

Conseils

Prévoyez un ordinateur portable, une webcam externe et un microphone USB pour chaque intervenant qui se connecte séparément. Ajoutez un casque audio afin d’éviter les retours de son.
Comptez environ 2 boissons par personne pour une session de 2 heures, puis ajoutez une marge de 10 % pour les imprévus. Gardez l’eau au frais dans une glacière avant l’accueil.
Achetez les encas au moins la veille et prévoyez 2 à 3 portions par personne. Servez-les dans de petits bols ou sur des plateaux pour éviter les emballages bruyants près des microphones.
Vérifiez le nombre de prises avant d’installer les postes : une multiprise et une rallonge par zone de travail sont généralement nécessaires. Gardez au moins un hub USB et un adaptateur HDMI de rechange.
Rechargez les ordinateurs, webcams et téléphones la veille, puis gardez des piles de rechange et une clé USB avec la présentation. Testez la caméra, les microphones et le lien de réunion au moins 24 heures avant.

Questions fréquentes

Combien de matériel faut-il prévoir par intervenant pour une table ronde en ligne ?: Prévoyez au minimum un ordinateur portable, un casque audio et une webcam par intervenant. Si le microphone intégré n’est pas testé, ajoutez un microphone USB dédié à chaque poste.
Quelle quantité de boissons acheter pour une table ronde en ligne ?: Pour une réunion de 2 heures, comptez environ 2 boissons par personne, plus 10 % de marge. Prévoyez de l’eau pour tous et du café ou du thé si les participants restent sur place.
Quand acheter les encas et les boissons ?: Achetez les encas au plus tard la veille et mettez les boissons au frais quelques heures avant le début. Les produits nécessitant une conservation particulière doivent être vérifiés le jour même.
Quand tester le matériel d’une table ronde en ligne ?: Faites un premier test complet au moins 24 heures avant la table ronde. Refaites un contrôle de 15 à 30 minutes le jour même pour vérifier les câbles, la caméra, les microphones et le lien de réunion.

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