Que faut-il prévoir pour une soirée talents ?

Une soirée talents demande plus qu’une scène et quelques micros. Il faut prévoir les boissons et le service pour le public, un espace clair pour le jury, ainsi que le matériel nécessaire aux prestations musicales ou scéniques. Les câbles, rallonges, piles et supports sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les achats et équipements à vérifier pour accueillir les artistes, les présentateurs, le jury et les spectateurs dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Portants à vêtementsqté 2
Table du jury
Table de présentation
Éléments de podiumqté 6

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Boîtiers DIqté 3
Ordinateur portable
Câbles audioqté 10
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Ruban gafferqté 4
Pieds de microqté 6
Clé USBqté 2

Éclairage

Projecteurs LEDqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4
Pilesqté 24

Vaisselle

Verresqté 150
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 80
Cuillèresqté 80
Louchesqté 8
Petits bolsqté 20
Planches de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 3
Ciseauxqté 3
Verres doseursqté 2
Pinces de serviceqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Tire-bouchonsqté 4

Décoration

Ballonsqté 150
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandesqté 10
Nappesqté 12
Drapé de scèneqté 2
Badges nominatifsqté 140
Stylosqté 30
Prixqté 3
Chèques-cadeauxqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 8
Raclettes de solqté 2
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 10 bouteilles
- Spa Rouge - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Bière sans alcool - 2 caisses
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Tonic - 4 bouteilles
- Limonade citronnée - 6 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Cacahuètes salées - 4 sacs
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Olives - 6 bocaux
- Cornichons - 4 bocaux
- Dés de fromage - 5 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Raisins - 5 kilogrammes
- Pommes - 5 kilogrammes
- Mandarines - 4 kilogrammes
- Concombres - 8 pièces
- Carottes - 4 kilogram
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Poivrons - 3 kilogrammes
- Houmous - 12 pots
- Sauce à l’ail - 4 bouteilles
- Sauce sweet chili - 4 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Baguettes - 20 pièces
- Mini pistolets - 150 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Jambon cuit - 2 kilogram
- Blanc de poulet en tranches - 2 kilogram
- Houmous nature - 2 kilogrammes
- Salade d'œufs - 2 kilogrammes
- Fromage aux herbes - 1 kilogramme
- Laitue pommée - 10 pièces
- Herbes - 3 pots
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Citrons verts - 2 kilogrammes
- Citrons - 2 kilogram
- Mini brownies - 120 pièces
- Mini muffins - 120 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Chocolat - 5 kilogrammes
- Serviettes - 500 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez une marge pour les artistes et les membres du jury, qui restent souvent plus longtemps sur place.
Comptez une assiette, une fourchette, un couteau et une cuillère par invité, puis ajoutez 10 % de réserve. Pour le café, prévoyez au moins une tasse par personne et quelques exemplaires supplémentaires pour le jury et les présentateurs.
Regroupez le matériel technique avant le jour J : câbles audio, boîtiers DI, rallonges, multiprises, ruban gaffer et clé USB. Testez chaque microphone et chaque fichier musical au moins 24 heures avant la soirée.
Réservez une table distincte pour le jury et une autre pour la présentation des prix ou documents. Prévoyez aussi des chaises pour le public, les artistes en attente et les personnes chargées de l’organisation.
Achetez les piles et les consommables au plus tard 2 jours avant l’événement. Gardez les piles de rechange, la clé USB et les adaptateurs dans une pochette dédiée plutôt que dans les cartons du matériel.

Questions fréquentes

Combien de verres prévoir pour une soirée talents ?: Prévoyez au minimum un verre par personne et ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour un événement de plusieurs heures, comptez plutôt 2 verres par personne si le lavage ou le remplacement n’est pas possible.
Quel matériel faut-il pour les prestations sur scène ?: Prévoyez des haut-parleurs, une table de mixage, des microphones sans fil, des pieds de micro, des boîtiers DI et des câbles audio. Faites un test complet au moins 24 heures avant l’arrivée des artistes.
Quand acheter les boissons et la vaisselle ?: Achetez les boissons non périssables, la vaisselle et les accessoires de service entre 3 et 7 jours avant la soirée. Les produits frais et le catering se commandent selon le délai du prestataire, idéalement au moins 5 jours à l’avance.
Combien de chaises faut-il pour le public et le jury ?: Prévoyez une chaise par spectateur assis, puis ajoutez les places du jury, des présentateurs et des artistes en attente. Gardez 5 à 10 % de chaises supplémentaires pour les invités non prévus et les changements de dernière minute.

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