La liste de courses pour une soirée portes ouvertes

Une soirée portes ouvertes demande surtout un accueil fluide, un buffet facile à servir et assez de matériel pour éviter les files d’attente. Prévoyez les boissons, les en-cas, les sandwichs et tout le nécessaire pour le café dès que le nombre d’inscrits est connu. Cette liste vous aide aussi à ne pas oublier les gobelets, les serviettes, les étiquettes nominatives ou les panneaux directionnels. Ajustez les quantités selon le nombre de visiteurs attendus et la durée de l’accueil.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 60
Tablesqté 8
Porte-manteauxqté 2
Tables de buffetqté 3
Poubellesqté 5

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à boireqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Petits bolsqté 10
Carafesqté 6
Thermosqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Pinces de serviceqté 6
Louchesqté 4
Couteaux à painqté 2

Décoration

Nappesqté 8
Panneau d’accueil
Panneaux directionnelsqté 6
Étiquettes nominativesqté 80
Guirlandesqté 8
Feutresqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balaisqté 2
Balayette et pelleqté 2
Chiffons de nettoyageqté 12

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Assortiment de thé - 3 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau minérale sans gaz - 8 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 6 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus multivitaminé - 4 packs
- Sirop de limonade - 2 bouteilles
- Mini-pains - 80 pièces
- Petits pains complets - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Beurre - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Jambon cuit - 1,5 kilogramme
- Houmous - 1 kilogramme
- Tartinade de légumes vegan - 4 barquettes
- Confiture de fraises - 2 pots
- Concombres - 4 pièces
- Tomates - 2 kilogrammes
- Laitue pommée - 4 pièces
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Tortilla chips - 3 sacs
- Pop-corn - 3 sachets
- Bâtonnets salés - 3 sachets
- Galettes de riz - 3 paquets
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 3 bocaux
- Biscuits assortis - 6 paquets
- Brownies - 60 pièces
- Pommes - 5 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Bananes - 3 kilogrammes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant désinfectant - 2 flacons
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 verres par personne pour la première heure, puis 1 verre par heure supplémentaire. Gardez une partie des boissons au frais dans des glacières et sortez le reste progressivement.
Comptez une assiette, un verre et une paire de couverts par invité, avec 10 % de réserve. Pour 50 personnes, prévoyez donc au moins 55 exemplaires de chaque article.
Pour le café et le thé, préparez 1 tasse par personne et gardez quelques tasses supplémentaires pour les bénévoles. Remplissez les thermos par petites quantités afin de servir une boisson chaude pendant toute la soirée.
Achetez les produits frais la veille ou le matin même, surtout pour les sandwichs et les en-cas. Gardez les pains, garnitures et boissons séparés jusqu’au montage du buffet pour éviter qu’ils ne ramollissent.
Installez le panneau d’accueil et les panneaux directionnels avant l’arrivée du premier visiteur. Placez aussi les étiquettes nominatives, les poubelles et les porte-manteaux à l’entrée : ce sont les éléments souvent oubliés au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée portes ouvertes ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 par heure supplémentaire. Ajoutez une marge de 10 % si les visiteurs restent longtemps ou si la météo est chaude.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter pour 50 personnes ?: Prévoyez au minimum 55 assiettes, 55 verres et 55 jeux de couverts pour garder une réserve de 10 %. Ajoutez des tasses selon le nombre de personnes attendues au café ou au thé.
Quand acheter les produits frais pour une soirée portes ouvertes ?: Achetez les produits frais la veille pour les préparations stables et le matin même pour le pain, les sandwichs et les garnitures sensibles. Conservez les boissons au frais plusieurs heures avant l’ouverture.
Que faut-il préparer le jour de la soirée portes ouvertes ?: Le jour même, préparez les en-cas, les sandwichs, le café et le thé, puis installez le buffet et la table d’accueil. Terminez l’installation au moins 30 minutes avant l’arrivée prévue des premiers visiteurs.

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