Einkaufsliste für einen offenen Abend

Bei einem offenen Abend kommen Gäste oft zu unterschiedlichen Zeiten und bleiben unterschiedlich lange. Deine Einkaufsliste muss deshalb nicht nur die erwartete Personenzahl, sondern auch Nachzügler und spontane Gäste abdecken. Plane Getränke, Kaffee, Tee, Snacks und belegte Brötchen so, dass der Empfang während des gesamten Zeitfensters funktioniert. Vergessene Kleinigkeiten wie Namensaufkleber, Servierzangen oder zusätzliche Abfallbehälter sorgen sonst kurz vor Beginn für unnötige Hektik.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 60
TischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
BuffetischeAnz. 3
AbfallbehälterAnz. 5

Geschirr

KaffeetassenAnz. 60
TrinkgläserAnz. 60
TellerAnz. 60
BestecksetsAnz. 60
ServiertablettsAnz. 8
SchälchenAnz. 10
KaraffenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
KühlboxenAnz. 3
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Mikrofon

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ServierzangenAnz. 6
ServierlöffelAnz. 4
BrotmesserAnz. 2

Dekoration

TischdeckenAnz. 8
Willkommensschild
Wegweiser-SchilderAnz. 6
NamensaufkleberAnz. 80
GirlandenAnz. 8
FilzstifteAnz. 12

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 4
LED-LampenAnz. 6

Reinigung

EimerAnz. 2
WischmopsAnz. 2
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
PutzlappenAnz. 12

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teesortiment - 3 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Mineralwasser ohne Kohlensäure - 8 Flaschen
- Mineralwasser mit Kohlensäure - 6 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Multivitaminsaft - 4 Packungen
- Limonadensirup - 2 Flaschen
- Mini-Brötchen - 80 Stück
- Vollkornbrötchen - 30 Stück
- Glutenfreie Brötchen - 10 Stück
- Butter - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Schinken - 1,5 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Vegane Gemüsecreme - 4 Becher
- Erdbeermarmelade - 2 Gläser
- Gurken - 4 Stück
- Tomaten - 2 Kilogramm
- Kopfsalat - 4 Köpfe
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortilla-Chips - 3 Tüten
- Popcorn - 3 Tüten
- Salzstangen - 3 Tüten
- Reiswaffeln - 3 Packungen
- Oliven - 4 Gläser
- Gewürzgurken - 3 Gläser
- Gemischte Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 60 Stück
- Äpfel - 5 Kilogramm
- Trauben - 3 Kilogramm
- Bananen - 3 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Flaschen
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Küchenpapier - 8 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Spender
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Schwämme - 12 Stück
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfizierender Reiniger - 2 Flaschen
- Müllsäcke - 3 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen

Tipps

Plane pro Person etwa zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Stelle zusätzlich Wasser in Karaffen bereit, damit nicht alles aus einzelnen Flaschen ausgeschenkt werden muss.
Rechne bei einem offenen Buffet mit mindestens einem Teller, einem Besteckset und einem Trinkglas pro gleichzeitig anwesender Person. Bei mehreren Zeitfenstern brauchst du weniger Geschirr, aber mindestens 15 Prozent Reserve verhindert Engpässe.
Kaufe frische Produkte erst ein bis zwei Tage vor dem Termin und kontrolliere haltbare Waren früher. Brötchen, Aufstriche und andere empfindliche Lebensmittel solltest du erst am Veranstaltungstag vorbereiten.
Plane für Kaffee und Tee mehr als nur die Getränke ein: Kaffeetassen, Thermoskannen, Kaffeemaschinen, Wasserkocher und ausreichend Servierlöffel müssen gleichzeitig verfügbar sein. Eine zusätzliche Thermoskanne spart Wartezeit, wenn mehrere Gäste zusammen eintreffen.
Besorge Namensaufkleber, ein Willkommensschild und Wegweiser spätestens drei bis fünf Tage vorher. Prüfe außerdem Verlängerungskabel, Kühlboxen, Lautsprecher und Mikrofon vor dem Aufbau, damit fehlende Ausstattung noch rechtzeitig organisiert werden kann.

Häufige Fragen

Wie viele Getränke brauche ich für einen offenen Abend?: Plane pro Person zwei bis drei Getränke für die erste Stunde und anschließend etwa ein Getränk pro weiterer Stunde. Für Wasser solltest du zusätzlich rund 0,5 Liter pro Person einrechnen, besonders bei warmem Wetter.
Wie viel Geschirr brauche ich für einen offenen Abend?: Kalkuliere pro gleichzeitig anwesender Person einen Teller, ein Besteckset und ein Trinkglas sowie mindestens 15 Prozent Reserve. Für Kaffee und Tee brauchst du zusätzlich eine Tasse pro erwarteter Kaffeetrinkerin beziehungsweise pro erwarteter Kaffeetrinker.
Wann sollte ich frische Lebensmittel für den offenen Abend kaufen?: Frische Produkte kaufst du am besten ein bis zwei Tage vorher; Brötchen und empfindliche Beläge erst am Veranstaltungstag. Kontrolliere die haltbaren Einkäufe spätestens drei bis fünf Tage vorher, damit Nachbestellungen noch möglich sind.
Was wird bei einem offenen Abend häufig vergessen?: Oft fehlen Namensaufkleber, Servierzangen, Servierlöffel, zusätzliche Abfallbehälter oder Wegweiser. Lege diese Dinge spätestens am Vortag an den Empfangs- und Buffetbereich und prüfe technische Ausstattung wie Verlängerungskabel und Mikrofon vor dem Aufbau.

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