Que faut-il prévoir pour une soirée débat ?

Pour une soirée débat, les achats ne se limitent pas au café et aux verres. Il faut aussi prévoir de quoi installer les intervenants, faire fonctionner la présentation et accueillir les participants dès leur arrivée. Cette liste rassemble le mobilier, le matériel technique, la vaisselle et les accessoires souvent oubliés. Vérifie les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoute une petite marge pour les imprévus.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 80
Tablesqté 8
Tables des intervenantsqté 2
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 3
Haut-parleurqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câble HDMIqté 2
Cliqueur de présentation
Minuterie
Piles de rechangeqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 80
Cuillères à caféqté 80
Cuillères de serviceqté 6
Bacs à vaisselleqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 2
Couteaux à painqté 2
Petits bolsqté 12
Plateauxqté 4

Décoration

Nappeqté 8
Porte-nomsqté 10
Panneaux indicateursqté 6
Pupitres de programmeqté 4

Éclairage

Lampadairesqté 4
Rallonges électriques pour éclairageqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Glaçons - 4 sacs
- Mini eau - 2 cartons
- Pain complet - 6 pains
- Petits pains blancs - 80 pièces
- Beurre - 3 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Houmous - 8 barquettes
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 8 barquettes
- Concombre - 8 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Bretzels salés - 4 sacs
- Biscuits complets - 6 paquets
- Bananes - 5 kilos
- Pommes - 5 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 boîte
- Serviettes - 400 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 4 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées sans inscription. Gardez aussi quelques tabourets si les intervenants doivent s’asseoir sur scène.
Comptez au moins un microphone sans fil pour les intervenants et un second pour les questions du public. Testez-les 30 minutes avant l’ouverture et gardez des piles de rechange à portée de main.
Pour la présentation, prenez un ordinateur portable, un câble HDMI, un cliqueur et une minuterie. Ajoutez une rallonge et une multiprise par zone technique, car les prises disponibles sont rarement placées au bon endroit.
Pour le point café, prévoyez environ 2 tasses par personne si l’accueil et la pause sont séparés, ainsi qu’un thermos ou une machine à café adapté au nombre d’inscrits. Ajoutez des verres pour l’eau des intervenants et du public.
N’attendez pas le jour même pour vérifier les fichiers de présentation et les adaptateurs. Faites un essai complet la veille, puis placez les questions imprimées, les badges et le matériel d’inscription sur une table dédiée.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une soirée débat ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite, puis ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 40 inscrits, préparez donc 42 à 44 chaises, sauf si la salle impose une autre disposition.
Combien de microphones faut-il pour un débat ?: Prévoyez au minimum deux microphones sans fil : un pour les intervenants et un pour les questions du public. Pour un débat de plus de quatre intervenants, testez la configuration avec le son au moins 30 minutes avant l’ouverture.
Quelle quantité de café prévoir pour une soirée débat ?: Comptez environ 2 tasses par personne lorsque le café est servi à l’accueil et pendant une pause. Pour 30 participants, prévoyez donc environ 60 tasses et suffisamment de café pour deux services.
Quand tester le vidéoprojecteur et les fichiers de présentation ?: Faites un premier test la veille, puis un second test 30 à 45 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez l’ordinateur, le câble HDMI, le son, le cliqueur et la minuterie ensemble.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.