Que faut-il prévoir pour une réunion des candidats ?

Une réunion des candidats demande surtout du matériel fiable pour les présentations, un accueil fluide et un buffet facile à servir. Prévoyez l’équipement audiovisuel, les rallonges et les câbles avant le jour J, puis adaptez la vaisselle et les boissons au nombre d’inscrits. Cette liste couvre aussi les éléments souvent oubliés : badges, supports imprimés, batteries et matériel de service. Comptez les participants confirmés deux à trois jours avant l’événement pour ajuster les achats.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Table d'inscription
Tables de buffetqté 4
Tabouretsqté 6

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Câbles HDMIqté 3
Cliqueur de présentation
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 90
Verres à eauqté 90
Verres à vinqté 90
Assiettes de dînerqté 90
Assiettes à dessertqté 90
Couteauxqté 90
Fourchettesqté 90
Cuillèresqté 90
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 8
Pinces de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Planches à découperqté 4
Couteau de chefqté 2
Couteaux à painqté 2
Ciseauxqté 2
Verres doseursqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 90
Nappeqté 10
Plantesqté 6
Drapeauxqté 6
Panneaux indicateursqté 8
Panneaux nominatifs pour les candidatsqté 12

Éclairage

Lampes de tableqté 6
Guirlandes lumineusesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balai et pelleqté 2
Gants de nettoyageqté 6

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Thé vert - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Thé glacé - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Eau plate - 18 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Rosé - 4 bouteilles
- Bière - 48 bouteilles
- Glaçons - 10 sacs
- Mini-bouteilles d’eau - 48 pièces
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 60 pièces
- Petits pains complets - 60 pièces
- Mini-wraps - 80 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Fromage frais - 2 kilos
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Jambon - 2 kilos
- Blanc de poulet - 2 kilo
- Saumon fumé - 1 kilo
- Houmous - 2 kilos
- Œufs - 60 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 4 kilo
- Roquette - 1 kilo
- Poivrons - 12 pièces
- Oignons rouges - 2 kilo
- Olives - 2 kilos
- Feta - 1 kilo
- Beurre aux herbes - 1 kilo
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture - 3 pots
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 3 sachets
- Bâtonnets au fromage - 4 paquets
- Raisins - 5 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Oranges - 40 pièces
- Tomates cerises - 3 kilos
- Brownies - 80 pièces
- Biscuits - 8 paquets
- Sandwichs végétaliens - 20 pièces
- Sandwichs végétariens - 30 pièces
- Petits pains sans gluten - 10 pièces
- Wraps vegan - 20 pièces
- Wraps végétariens - 20 unités
- Wraps sans gluten - 10 pièces
- Pâtes - 5 kilo
- Pesto - 6 pots
- Salade de pâtes - 8 kilos
- Salade verte - 6 kilo
- Salade de pommes de terre - 6 kilos
- Sauce salade - 4 bouteilles
- Baguettes - 8 pièces
- Sauce à l’ail - 3 bouteilles
- Serviettes - 600 pièces
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Torchons - 12 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Sacs à pain - 2 paquets
- Étiquettes pour plats diététiques - 1 paquet
- Serviettes jetables pour buffet - 300 pièces

Conseils

Prévoyez une chaise par participant confirmé, plus 5 à 10 % de marge pour les accompagnants ou les inscriptions tardives. Gardez quelques tabourets si certains candidats doivent attendre leur passage.
Pour une réunion de trois heures, comptez environ deux boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Prévoyez les tasses à café, les verres à eau et, si nécessaire, les verres à vin séparément.
Testez le projecteur, l’écran, l’ordinateur portable, les microphones et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public. Emportez deux câbles HDMI de rechange, des rallonges et des multiprises.
Préparez un badge nominatif et un programme pour chaque participant confirmé, avec 10 % d’exemplaires supplémentaires. Imprimez aussi la liste de présence et gardez-la à la table d’inscription.
Achetez les produits longue conservation au moins 48 heures avant la réunion et récupérez le catering frais le jour même. Prévoyez une louche, des plateaux et des pinces de service : ils sont fréquemment oubliés lorsque le traiteur ne les fournit pas.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une réunion des candidats ?: Prévoyez une chaise par participant confirmé, avec une marge de 5 à 10 %. Pour 50 personnes inscrites, installez donc 53 à 55 chaises et vérifiez la disposition au moins la veille.
Quelle quantité de boissons prévoir pour une réunion de candidats ?: Comptez environ deux boissons par personne pour les trois premières heures, puis ajoutez 10 % de marge. Pour 40 participants, prévoyez au minimum 88 portions, en répartissant entre eau, café et autres boissons prévues.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture de la salle. Vérifiez l’ordinateur, le projecteur, l’écran, les microphones, les haut-parleurs, les câbles HDMI et les multiprises avec les présentations finales.
Combien de programmes et de badges faut-il imprimer ?: Imprimez un programme et un badge par participant confirmé, puis ajoutez 10 % d’exemplaires supplémentaires. Pour 50 inscrits, préparez 55 badges et 55 programmes afin de couvrir les changements de dernière minute.

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