Que faut-il prévoir pour une promenade sur un parcours artistique ?

Pour une promenade sur un parcours artistique, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi rendre l’itinéraire visible, accueillir les participants rapidement et équiper les différents lieux. Prévoyez la signalétique, les cartes, les badges, le matériel de fixation et de quoi servir les boissons et le catering. Cette liste vous aide à ne rien oublier avant l’installation et à adapter les quantités au nombre d’inscrits.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 6
Chaisesqté 24
Tables hautesqté 3
Nappesqté 6

Équipement

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Bouilloiresqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Batteries externesqté 4
Rallongesqté 3
Multiprisesqté 3

Éclairage

Lanternes LEDqté 8

Décoration

Flèches de directionqté 30
Panneaux d'informationqté 12
Poteaux pour flèches de directionqté 30
Sacs de lestageqté 12

Promotion

Cartes d'itinéraireqté 70
Listes de participantsqté 4
Badges nominatifsqté 70
Porte-badgesqté 70
Marqueursqté 12
Stylosqté 20
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Attaches-câblesqté 100
Ciseauxqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70

Cuisine

Plateaux de serviceqté 6
Carafesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Lampes de pocheqté 4
Gilets de sécuritéqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 6
Supports de sacs poubelleqté 6
Seauxqté 3
Chiffons de nettoyageqté 12
Sets de balaiqté 3
Sets de serpillièreqté 2

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Assortiment de thé - 100 sachets
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale - 48 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Cola - 6 litre
- Cola Zero - 6 litres
- Citronnade - 6 litres
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Cuillères à café - 50 pièces
- Baguettes complètes - 6 pièces
- Baguettes blanches - 6 pièces
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 4 pots
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Tartinade végétarienne - 6 pots
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Snacks salés - 4 sachets
- Mélange de noix - 2 kilos
- Crackers sans gluten - 4 paquets
- Pain sans gluten - 3 pains
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits - 8 paquets
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Sacs poubelle - 50 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 flacons
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Éponges - 12 pièces

Conseils

Imprimez une carte du parcours et une liste de participants par personne inscrite, puis ajoutez environ 10 % d’exemplaires de réserve pour les inscriptions ou changements de dernière minute.
Prévoyez un badge nominatif et un porte-badge pour chaque participant, ainsi qu’au moins 10 % de badges vierges supplémentaires pour les accompagnants et les erreurs d’impression.
Pour la signalétique extérieure, prenez des sacs de lestage pour chaque poteau ou panneau exposé au vent. Ajoutez plusieurs rouleaux de ruban adhésif, des attaches-câbles et des ciseaux : ces fournitures manquent souvent au moment de l’installation.
Comptez un gobelet réutilisable par personne pour les boissons et prévoyez 10 à 15 % de vaisselle en plus. Les tasses, assiettes et couverts de réserve évitent de devoir laver pendant l’accueil.
Réservez les glacières, thermos et bouilloires au plus tard quelques jours avant la promenade. Vérifiez aussi les rallonges, multiprises et batteries externes la veille, car les prises disponibles ne se trouvent pas toujours près des espaces des artistes.

Questions fréquentes

Combien de cartes faut-il imprimer pour une promenade artistique ?: Imprimez une carte par participant inscrit et ajoutez 10 % de réserve. Pour 80 participants, prévoyez donc environ 88 cartes, afin de couvrir les pertes et les inscriptions tardives.
Combien de badges nominatifs prévoir pour le parcours artistique ?: Préparez un badge par participant confirmé, avec 10 % de badges vierges en complément. Pour 50 inscrits, cela représente 55 badges et porte-badges.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Prévoyez au minimum un gobelet, une assiette et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Pour 60 participants, comptez environ 66 à 69 pièces de chaque type utilisé.
Quand préparer la signalétique du parcours ?: Assemblez les flèches et les panneaux au moins la veille, puis vérifiez chaque point du trajet le matin de l’événement. Gardez du ruban adhésif, des attaches-câbles et des sacs de lestage avec l’équipe d’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.