Que faut-il prévoir pour l’ouverture des monuments ?

Pour une ouverture de monuments, les achats ne se limitent pas aux boissons et aux assiettes. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les visiteurs, orienter les groupes et assurer les visites guidées, parfois dans des espaces peu éclairés. Cette liste rassemble le matériel à acheter, emprunter ou récupérer avant le jour J. Comptez les participants, les bénévoles et les points d’accueil séparément afin d’éviter les manques au moment de l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 60
Portantsqté 2
Poteaux de balisageqté 12
Nappesqté 8

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Assiettesqté 80
Assiettes à pâtisserieqté 80
Cuillères à caféqté 80
Louchesqté 12

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 3
Planches à découperqté 3
Couteauxqté 6
Plateaux de serviceqté 6

Équipement

Rallonges électriquesqté 4
Multiprisesqté 6
Lampes de pocheqté 4
Talkies-walkiesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 6
Décoration de tableqté 8
Cadres photoqté 12
Bandes adhésivesqté 2

Catering

Distributeurs de boissonsqté 3
Thermos à caféqté 4
Porte-serviettesqté 8
Pains de glaceqté 12
Panneaux en ardoiseqté 6
Courses
- Café - 4 paquets
- Sachets de thé - 200 pièces
- Sucre - 2 kilo
- Lait - 12 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Tranches de citron - 6 pièces
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Spa Blauw - 48 bouteilles
- Spa Rood - 24 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus de raisin - 4 briques
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Serviettes en papier - 400 pièces
- Filtres à café - 100 pièces
- Gâteaux - 8 pièces
- Tarte aux pommes - 4 pièces
- Mini pains aux raisins - 80 pièces
- Beurre doux - 500 grammes
- Confiture - 3 pots
- Tranches de fromage - 2 kilos
- Concombre - 6 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 5 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Snacks salés - 6 sacs
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Fromage aux herbes - 6 barquettes
- Glaçons - 10 sacs
- Emballages jetables - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Papier toilette - 36 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 flacons
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Produit nettoyant multi-usages - 4 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Éponges - 12 pièces
- Gants en caoutchouc - 6 paires

Informations

Brochures du programmeqté 250
Plansqté 250
Cartes de visite guidéeqté 200
Registres des visiteursqté 4
Badges nominatifsqté 40
Stylos à billeqté 30
Presse-papiersqté 8
Panneaux d'informationqté 12
Flèches de directionqté 20
Listes de prixqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Sacs pour objets trouvésqté 20

Nettoyage

Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balais à mainqté 4

Conseils

Prévoyez la vaisselle et les boissons pour le nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 % pour les accompagnants, les bénévoles et les consommations supplémentaires. Les tasses, verres, assiettes et cuillères sont souvent oubliés lorsqu’ils sont répartis entre plusieurs lieux.
Pour chaque visite guidée, préparez un plateau de service, une louche ou le matériel nécessaire à l’accueil prévu. Regroupez ces éléments par point d’information au moins 24 heures avant l’ouverture.
Équipez chaque zone difficile à éclairer de lampes LED, de lampes à piles ou de lampes de poche. Prévoyez aussi des rallonges et des multiprises, mais vérifiez leur emplacement avant l’arrivée du public afin de ne pas encombrer les voies d’évacuation.
La signalétique doit être visible dès l’entrée : prévoyez des poteaux de balisage, des panneaux d’itinéraire et du ruban adhésif pour les fixer. Installez-la le jour même après avoir vérifié que les parcours restent accessibles.
Réservez un moyen de communication pour chaque équipe mobile, par exemple un talkie-walkie par groupe de bénévoles. Refroidissez les boissons et rassemblez les clés, les plans et le matériel de visite la veille pour limiter les allers-retours le matin.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour l’ouverture des monuments ?: Prévoyez au minimum un verre par visiteur attendu, plus 10 % de réserve. Pour 80 visiteurs, cela représente 88 verres ; ajoutez davantage si plusieurs services sont prévus.
Quand acheter le matériel pour une ouverture de monuments ?: Achetez ou réservez le matériel non périssable 2 à 3 semaines avant l’événement. Faites les courses de boissons et de produits frais 1 à 2 jours avant, puis refroidissez les boissons la veille.
Combien de lampes faut-il pour les visites guidées ?: Comptez au moins une lampe de poche ou lampe à piles par guide, et une lampe supplémentaire par zone sombre. Pour 4 groupes, prévoyez donc 5 lampes minimum, en plus de l’éclairage fixe vérifié sur place.
Que faut-il prévoir pour orienter les visiteurs ?: Prévoyez un marquage à l’entrée, des panneaux d’itinéraire et des poteaux de balisage pour chaque changement de direction. Vérifiez la signalétique au moins 2 heures avant l’ouverture et gardez du ruban adhésif en réserve.

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