Checklist pour une journée portes ouvertes de chantier archéologique

Une journée portes ouvertes sur un chantier archéologique demande une préparation précise : le public doit pouvoir circuler sans entrer dans les zones de fouille, comprendre ce qu’il voit et être accompagné au bon moment. Cette checklist rassemble les étapes à suivre, des autorisations jusqu’au démontage. Elle vous aide aussi à anticiper les oublis fréquents : inscriptions, besoins alimentaires, signalétique, météo, éclairage et équipement de sécurité pour les enfants comme pour les bénévoles.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le programme
2 personnes
Vérifier les autorisations et les déclarations
2 personnes
Définir les itinéraires de visite
2 personnes
Délimiter les zones du public
2 personnes
Rédiger les invitations
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir le formulaire d’inscription
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Planifier les accompagnateurs
2 personnes
Briefer les guides
3 personnes
Préparer le briefing des bénévoles
2 personnes
Calculer les quantités de catering
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Acheter des produits frais
2 personnes
Aménager la chambre froide
2 personnes
Préparer les panneaux de direction
2 personnes
Vérifier les panneaux d’information
2 personnes
Préparer des feuilles d’activité pour enfants
2 personnes
Revoir le texte de la visite guidée
3 personnes
Vérifier les prévisions météo
Sécuriser la zone de fouilles
3 personnes
Enlever les matériaux en vrac
2 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables
3 personnes
Installer les chaises
3 personnes
Installer des barrières pour le public
3 personnes
Suspendre les flèches d’orientation
2 personnes
Aménager les stands d'information
3 personnes
Préparer la présentation des découvertes
3 personnes
Installer les activités pour enfants
2 personnes
Tester le matériel sonore
2 personnes
Installer l’éclairage
3 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Installer la table d'inscription
2 personnes
Animer le briefing des bénévoles
8 personnes
Vérifier les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
3 personnes
Cocher les inscriptions
2 personnes
Présenter le programme
Assurer les visites guidées
4 personnes
Montrer les fouilles
3 personnes
Expliquer les trouvailles
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
Tenir le stand photo
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
Ajuster l’éclairage
2 personnes
Animer la conférence du soir
2 personnes
Vérifier le niveau sonore
Assurer la dernière visite guidée
3 personnes
Saluer les visiteurs à leur départ
3 personnes

Suivi

Mettre les objets trouvés en sécurité
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Ranger le service traiteur
3 personnes
Essuyer les tables et les chaises
3 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Retirer les barrières pour le public
3 personnes
Retirer les panneaux de signalisation
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Sécher et nettoyer le matériel
3 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Stocker la restauration restante
2 personnes
Traiter les données des visiteurs
Enregistrer les objets trouvés
Archiver les photos et les fichiers

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Table d'inscription
Tables hautesqté 4
Nappesqté 10
Poubellesqté 8

Équipement

Enceinte portableqté 2
Micro sans filqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Guirlandes lumineusesqté 4

Sécurité

Barrières de chantierqté 12
Ruban de balisageqté 6
Cônes de signalisationqté 12
Trousses de premiers secoursqté 2
Gilets de sécuritéqté 12
Gants de travailqté 20
Lunettes de sécuritéqté 12
Casques pour enfantsqté 20

Archéologie

Truellesqté 20
Pinceaux archéologiquesqté 25
Balais à mainqté 12
Pellesqté 10
Seauxqté 20
Tamis de fondqté 6
Bacs à trouvaillesqté 40
Mètres rubansqté 6
Mètres rubansqté 6
Étiquettes de découvertesqté 200
Sets de crayonsqté 12
Blocs-notesqté 20
Appareils photoqté 2
Trépiedqté 2
Bacs à trouvaillesqté 12

Présentation

Panneaux d’informationqté 12
Panneaux de directionqté 16
Panneaux indicateursqté 12
Présentoirsqté 6
Chevaletsqté 3
Marqueursqté 24
Presse-papiersqté 12
Feuilles de travailqté 120

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 100
Verres à boireqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 6
Bouilloiresqté 2
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 4
Louchesqté 6
Conteneurs alimentairesqté 12

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 8
Panneau d’accueil
Badges nominatifsqté 20
Décoration de tableqté 10

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Distributeurs de serviettesqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30

Catering

Courses

Conseils

Fixez les créneaux de visite avant d’ouvrir les inscriptions. Prévoyez des groupes assez petits pour que les guides puissent répondre aux questions sans bloquer les itinéraires.
Délimitez la zone de fouilles avant l’arrivée du public avec des barrières, du ruban de balisage et des cônes. Retirez les matériaux en vrac et vérifiez chaque passage le matin même.
Briefez les guides et les bénévoles au moins 24 heures avant l’ouverture. Donnez-leur le plan des itinéraires, les consignes d’urgence et la répartition des accompagnateurs.
Calculez le catering à partir des inscriptions traitées, puis achetez les produits frais peu avant l’événement. Notez les besoins alimentaires dès le formulaire pour éviter une commande incomplète.
Contrôlez la météo et l’éclairage la veille, puis installez les tentes, les panneaux et les projecteurs avant l’arrivée du premier groupe. Gardez des batteries externes et des rallonges disponibles pour l’accueil et les explications.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser une journée portes ouvertes archéologique ?: Commencez idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Les autorisations, les déclarations, les itinéraires de visite et la mobilisation des guides peuvent demander plusieurs échanges avant validation.
Quand ouvrir les inscriptions pour une visite de chantier archéologique ?: Ouvrez le formulaire environ 3 à 4 semaines avant l’événement, une fois les horaires et la capacité de chaque groupe confirmés. Traitez les inscriptions chaque semaine afin d’ajuster les accompagnateurs et le catering.
Quel équipement de sécurité prévoir pour le public ?: Prévoyez des barrières, du ruban de balisage, des cônes et au moins une trousse de premiers secours par zone d’accueil ou de visite. Pour les enfants, ajoutez des casques adaptés et imposez les consignes avant l’entrée dans la zone concernée.
Quand vérifier la météo et sécuriser le chantier ?: Faites une première vérification 48 heures avant, puis une dernière le matin de l’événement. Après pluie ou vent, contrôlez les sols, les tentes, les panneaux et les matériaux avant de laisser entrer le public.

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