Que faut-il prévoir pour organiser un relais ?
Pour un relais, le matériel doit suivre le parcours, les passages de témoin et l’accueil des participants. Prévois des dossards, des témoins, un balisage visible et de quoi chronométrer chaque équipe. Les bénévoles auront aussi besoin de gilets réfléchissants, de sifflets et de téléphones chargés. Prépare les documents, les batteries et les rallonges au moins la veille : ce sont les éléments les plus souvent oubliés au dernier moment.
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Tables pliantesqté 8
- Chaises pliantesqté 30
- Tables de bièreqté 4
- Pieds de drapeauqté 6
Matériel de sport
- Témoins de relaisqté 30
- Cônesqté 40
- Rubans de marquageqté 12
- Numéros de départqté 150
- Bracelets de dossardqté 150
- Flèches de directionqté 60
- Ruban de balisageqté 10
- Cônes de signalisationqté 20
- Horloges de chronométrageqté 4
- Chronomètresqté 8
- Presse-papiersqté 12
- Cartes d'itinéraireqté 30
- Siffletsqté 12
- Gilets réfléchissantsqté 20
- Panneaux de parcoursqté 15
Équipement
- Mégaphoneqté 2
- Téléphones portablesqté 8
- Batteries externesqté 8
- Rallongesqté 4
- Multiprisesqté 4
- Enceintes portablesqté 2
- Ordinateur portable
- Imprimante
Éclairage
- Lampes LEDqté 8
- Guirlandes lumineusesqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 200
- Assiettes réutilisablesqté 150
- Couverts réutilisablesqté 150
- Tasses à caféqté 80
- Plateaux de serviceqté 12
- Carafesqté 8
Cuisine
- Glacièresqté 6
- Thermosqté 6
- Carafes d’eauqté 8
- Planches à découperqté 4
- Couteaux de cuisineqté 4
- Pincesqté 6
- Louchesqté 6
- Machines à caféqté 2
- Serviettesqté 12
- Pains de glaceqté 24
Décoration
- Bannière départ-arrivée
- Guirlandes de fanionsqté 12
- Étiquettes de table d'équipeqté 30
- Rubans de podiumqté 3
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Balaiqté 3
- Boîteqté 3
- Serpillièreqté 2
- Seauxqté 3
- Chiffons de nettoyageqté 12
- Bacs à vaisselleqté 3
Premiers secours
- Trousses de premiers secoursqté 3
- Couvertures isolantesqté 10
- Gants jetablesqté 2
Catering
- Courses
- Eau en bouteille - 180 bouteilles
- Eau pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Jus de pomme - 8 packs
- Jus multivitaminé - 8 packs
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 12 sacs
- Bananes - 100 pièces
- Pommes - 100 pièces
- Mandarines - 100 pièces
- Raisins - 8 barquettes
- Barres de céréales - 150 pièces
- Petits pains aux raisins secs - 100 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Petits pains blancs - 100 pièces
- Petits pains bruns - 100 pièces
- Beurre doux - 4 plaquettes
- Fromage - 5 kilogrammes
- Jambon - 3 kilogrammes
- Émincé de blanc de poulet - 2 kilogram
- Houmous - 12 pots
- Beurre de cacahuète - 4 pots
- Confiture - 4 pots
- Concombres - 12 pièces
- Tomates - 3 kilogrammes
- Laitues - 6 pièces
- Chips au paprika - 10 sacs
- Chips nature - 10 sachets
- Snacks salés - 8 sacs
- Biscuits - 10 paquets
- Cupcakes - 150 pièces
- Ketchup - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 3 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Salade à tartiner végétarienne - 8 barquettes
- Étiquettes allergènes - 2 feuilles
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Gel hydroalcoolique - 8 bouteilles
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Essuie-tout - 8 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Sacs de congélation - 2 cartons
Conseils
- Prévois un dossard et un bracelet par participant, puis ajoute environ 5 % de réserve pour les inscriptions modifiées ou les pertes. Trie-les par équipe avant le départ pour éviter une distribution improvisée.
- Place un cône ou un panneau à chaque changement de direction et renforce les passages sensibles avec du ruban de balisage. Vérifie le parcours à pied le jour précédent, surtout si plusieurs rues se croisent.
- Compte au moins un témoin par équipe et garde deux témoins de rechange au point de départ. Range-les dans un contenant facilement accessible afin que les relais ne commencent pas avec du matériel manquant.
- Charge tous les téléphones, chronomètres et batteries externes la veille. Prends au moins une batterie externe pour chaque poste qui doit rester joignable pendant toute la durée du relais.
- Prévois une table pour les dossards et les listes, ainsi qu’un espace couvert pour l’accueil. Installe les tentes, tables et chaises avant l’arrivée des participants et vérifie les rallonges et multiprises avant de les utiliser.
Questions fréquentes
- Combien de dossards faut-il prévoir pour un relais ?
- Prévois un dossard par participant inscrit, plus une réserve de 5 à 10 %. Pour 100 participants, cela représente 105 à 110 numéros de départ, avec les bracelets correspondants.
- Combien de cônes faut-il pour baliser un parcours de relais ?
- Le nombre dépend des virages et des points de traversée, mais compte au minimum 2 cônes par point à sécuriser. Ajoute 10 % de réserve pour remplacer ceux qui bougent ou disparaissent pendant l’épreuve.
- Quand préparer le matériel d’un relais ?
- Rassemble et vérifie tout le matériel au moins 24 heures avant le départ. Charge les appareils, trie les dossards et prépare les caisses par poste la veille, puis fais un dernier contrôle 2 heures avant l’accueil.
- Combien de gilets réfléchissants faut-il pour les bénévoles ?
- Prévois un gilet par bénévole présent sur le parcours ou aux traversées, plus 2 à 3 gilets de réserve. Les personnes qui déplacent le balisage ou gèrent la circulation doivent pouvoir être identifiées immédiatement.
Des plans du même genre
Lancez ce plan dans Lizzt
Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.
Organisez cet événement gratuitement avec LizztOrganisez gratuitement et invitez vos contacts !