Que faut-il prévoir pour une réunion d’introduction ?

Pour une réunion d’introduction, les achats ne se limitent pas au café et aux biscuits. Il faut aussi prévoir l’accueil, les badges, la présentation et tout le matériel nécessaire pour afficher les informations et faire entendre les intervenants. Comptez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les arrivées imprévues. Cette liste regroupe les éléments à acheter ou à emporter avant l’ouverture du lieu.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Tables de buffetqté 3
Porte-manteauxqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 60
Assiettes à dessertqté 60
Verres à eauqté 70
Verres à vinqté 60
Tasses à caféqté 60
Fourchettesqté 70
Couteauxqté 70
Cuillèresqté 70
Plateaux de serviceqté 10
Couverts de serviceqté 8

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Microphone
Enceinte portable

Cuisine

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Machine à caféqté 2
Carafes d’eauqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux à painqté 3
Pinces de serviceqté 6
Ouvre-bouteillesqté 3

Décoration

Badges nominatifsqté 60
Nappesqté 8
Pancartes de tableqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 60
Braceletsqté 60

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Seauxqté 2
Serpillièresqté 3
Aspirateur

Catering

Courses
- Café - 2 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière - 60 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 5 bouteilles
- Bulles - 3 bouteilles
- Baguette - 10 pièces
- Mini pistolets - 80 pièces
- Pain complet - 5 pains
- Beurre - 3 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Fromage frais - 5 pots
- Fromage jeune - 3 kilos
- Fromage affiné - 2 kilo
- Blanc de poulet fumé - 1,5 kilo
- Légumes grillés - 2 kilos
- Salade composée - 3 kilo
- Concombre - 8 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Pesto - 4 pots
- Sauce vinaigrette balsamique - 3 bouteilles
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Noix salées - 6 sacs
- Raisins - 4 kilo
- Pommes - 50 pièces
- Mini brownies - 60 pièces
- Biscuits - 6 paquets
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 10 kilos
- Serviettes - 300 pièces
- Gobelets en papier - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges de nettoyage - 6 pièces
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis mettez l’eau, le café et le thé à disposition dans des carafes ou des thermos.
Pour le buffet, comptez une assiette par participant et prévoyez environ 10 % de vaisselle supplémentaire pour remplacer les pièces utilisées ou oubliées.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le câble HDMI, les rallonges et les multiprises au moins 24 heures avant la réunion, puis refaites un essai sur place.
Réservez une table d’inscription assez grande pour les badges nominatifs et la liste des participants. Préparez les badges au plus tard la veille afin de ne pas les écrire à l’arrivée.
Réfrigérez les produits frais dès leur réception et sortez les boissons environ 30 minutes avant l’accueil. Gardez des glacières disponibles si le réfrigérateur du lieu est trop petit.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une réunion d’introduction ?: Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, en incluant l’eau, le café et le thé. Ajoutez environ 10 % de marge si les participants restent plus longtemps ou si aucune pause n’est prévue.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ?: Comptez au minimum une assiette, un verre et un couvert par participant. Ajoutez 10 % de pièces supplémentaires, surtout pour les verres, les tasses et les assiettes à dessert.
Quand tester le matériel de présentation ?: Faites un premier test la veille avec l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le câble HDMI, le microphone et l’enceinte. Sur place, prévoyez encore 30 minutes avant l’ouverture pour vérifier les branchements et le son.
Quand préparer les badges nominatifs ?: Préparez les badges la veille à partir de la liste des inscrits. Gardez ensuite 10 à 15 badges vierges à la table d’inscription pour les changements de dernière minute.

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