Que faut-il prévoir pour une visite du campus ?

Une visite du campus demande surtout du matériel d’accueil, de quoi faire patienter les visiteurs et un équipement technique fiable. Prévoyez les boissons, la vaisselle et le catering selon le nombre définitif de participants, répartis en groupes et créneaux. Les badges nominatifs, le programme imprimé et les panneaux d’itinéraire sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à apporter avant l’ouverture de l’accueil.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 12
Chaisesqté 120
Bureaux d’informationqté 6
Tables hautesqté 8

Équipement

Ordinateur portableqté 3
Vidéoprojecteurqté 2
Écran de projectionqté 2
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries externesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Plateaux de serviceqté 6
Ciseauxqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Catering

Glacièresqté 4
Distributeurs de boissonsqté 3
Pinces de serviceqté 8
Petits bolsqté 12
Corbeilles à painqté 6
Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Cacao en poudre - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 12 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Bière sans alcool - 48 bouteilles
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Mini-concombres - 3 kilos
- Tomates cerises - 3 kilos
- Carottes - 3 kilos
- Chips au paprika - 8 sacs
- Chips nature - 8 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Noix salées - 3 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers - 6 paquets
- Baguettes - 12 pièces
- Fromage frais - 2 kilos
- Houmous - 2 kilos
- Fromage jeune - 2 kilos
- Filet de dinde - 1 kilo
- Confiture - 2 pots
- Beurre - 1 kilo
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Petits pains sans gluten - 20 pièces
- Garniture végane - 1 kilo
- Serviettes en papier - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 6 bouteilles
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Lingettes nettoyantes - 6 paquets
- Éponges - 2 paquets
- Sacs poubelle - 3 rouleaux

Décoration

Nappesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d’informationqté 8
Presse-papiersqté 8
Supports de badges nominatifsqté 120
Supports pour panneaux d'itinéraireqté 12

Éclairage

Lampes LEDqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 10
Aspirateur
Kit de lavageqté 2
Chariot de nettoyage
Balais à mainqté 3
Brosses de toilettesqté 3

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par visiteur pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 % pour les accompagnateurs et les inscriptions de dernière minute.
Comptez une tasse par personne pour le café, un verre par personne pour les autres boissons, puis ajoutez 10 % de vaisselle supplémentaire pour éviter de manquer pendant les changements de groupe.
Réservez le matériel technique au moins 7 jours avant la visite : ordinateur portable, vidéoprojecteur, écran, micro sans fil, haut-parleurs, rallonges et multiprises doivent être testés ensemble.
Préparez les tables d’accueil, bureaux d’information, chaises et tables hautes au plus tard la veille. Gardez une table libre pour les badges, les programmes et les questions des visiteurs.
Achetez ou rassemblez les fournitures de service au moins 48 heures avant : thermos, machines à café, bouilloires, plateaux, pinces, petits bols et glacières. Vérifiez aussi les besoins alimentaires recueillis lors des inscriptions.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une visite du campus ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, avec une réserve de 10 %. Pour une visite de 40 personnes, cela représente environ 88 à 132 boissons au total.
Quelle quantité de vaisselle faut-il pour 50 visiteurs ?: Prévoyez au minimum 50 tasses, 50 verres, 50 assiettes et 50 jeux de couverts. Ajoutez 10 % de marge, soit 55 pièces de chaque type, surtout si plusieurs groupes se relaient.
Quand préparer le matériel d’accueil ?: Préparez les badges nominatifs, le programme et les panneaux d’itinéraire la veille. Installez les tables, les chaises et le comptoir d’accueil au moins 60 minutes avant l’arrivée du premier groupe.
Quand tester le matériel de présentation ?: Testez l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, le micro et les haut-parleurs au moins 24 heures avant la visite. Faites un second contrôle 30 minutes avant le début, avec les rallonges et les multiprises branchées.

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