Wat heb je nodig voor een campusrondleiding?
Een campusrondleiding vraagt om meer dan een route en een paar rondleiders. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, informatie, presentaties, bewegwijzering en een korte pauze met koffie, water en iets te eten. Stem de aantallen af op het maximale aantal bezoekers per tijdslot en houd extra materiaal achter de hand. Vooral verlengkabels, naamkaartjes, routebordjes en servies worden vaak pas op de dag zelf gemist.
De volledige checklist van dit plan wordt bijgewerkt. De tips en antwoorden hieronder gelden nog steeds.
Tips
- Plan per tijdslot één ontvangstplek met een tafel of informatiebalie, naamkaartjes, programma’s en een deelnemerslijst. Leg minstens 10% extra naamkaartjes en geprinte programma’s klaar voor last-minute bezoekers.
- Test laptop, beamer, projectiescherm, draadloze microfoon en speakers uiterlijk één dag vooraf in de ruimtes waar ze worden gebruikt. Neem per gebruikte techniekplek minimaal één verlengkabel, stekkerdoos en opgeladen powerbank mee.
- Stem koffie, water en catering af op het aantal deelnemers per tijdslot. Reken voor een pauze van één uur op ongeveer 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water per persoon, plus 10% reserve.
- Maak voor elke afslag en ingang een routebordje en neem bevestigingsmateriaal en een schaar mee. Controleer de route opnieuw op de ochtend zelf, vooral wanneer lokalen, parkeerplaatsen of entrees gewijzigd zijn.
- Zet catering vóór de eerste groep klaar met thermoskannen of drankdispensers, koffiekopjes, glazen, borden en besteksets. Gebruik koelboxen voor gekoelde dranken en leg serveertangen, schaaltjes en broodmanden direct bij het eten.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel koffie en water heb ik nodig voor een campusrondleiding?
- Voor een pauze van één uur kun je rekenen op ongeveer 2 kopjes koffie of thee en 2 glazen water per deelnemer. Bestel of zet daarnaast 10% extra klaar, omdat bezoekers soms eerder arriveren of een tweede drankje nemen.
- Hoeveel naamkaartjes en programma’s moet ik printen?
- Print voor elke aangemelde bezoeker één naamkaartje en één programma. Voeg minimaal 10% reserve toe; bij 80 deelnemers zijn dat dus 88 naamkaartjes en 88 programma’s.
- Welke techniek heb ik nodig voor presentaties tijdens een campusrondleiding?
- Per presentatieruimte heb je minimaal een laptop, beamer en projectiescherm nodig. Voeg een draadloze microfoon en speakers toe wanneer de groep groter is dan ongeveer 30 personen, en test alles uiterlijk één dag vooraf.
- Wanneer moet ik routebordjes en bewegwijzering regelen?
- Druk de routebordjes uiterlijk 2 werkdagen vooraf en controleer de route opnieuw op de ochtend van de rondleiding. Neem per afslag één bordje mee en houd enkele extra exemplaren achter de hand voor een gewijzigde route.