Que faut-il prévoir pour une table ronde ?

Une table ronde réussie demande plus que des chaises et des microphones. Il faut prévoir l’installation du panel, l’accueil des participants, le café et l’eau, ainsi que tout le matériel audiovisuel nécessaire aux présentations. Cette liste vous aide à acheter ou à réserver les bons éléments sans oublier les détails qui manquent souvent le jour J : câbles, multiprises, porte-noms et panneaux indicateurs. Adaptez les quantités au nombre d’inscrits et de membres du panel.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table de table ronde
Tabouretsqté 5
Portant à vêtementsqté 2

Vaisselle

Verres à eauqté 80
Tasses à caféqté 70
Plateauxqté 70
Cuillères à caféqté 70
Assiettesqté 80

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Pichets de serviceqté 4
Plateaux de serviceqté 4

Équipement

Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Microphones sans filqté 5
Pieds de microqté 5
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Décoration

Bâche de fond
Porte-nomsqté 5
Compositions floralesqté 4
Nappeqté 8
Panneaux indicateursqté 6

Éclairage

Lampes LEDqté 4
Éclairage d’ambianceqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Glacièresqté 4
Saladiers de serviceqté 10
Petits bolsqté 12
Pincesqté 6
Distributeurs de boissonsqté 2
Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 2 paquets
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 6 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Tonic - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus d'orange - 3 paquets
- Bière - 48 bouteilles
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Vin blanc - 6 bouteilles
- Vin rouge - 4 bouteilles
- Vin pétillant - 2 bouteilles
- Glaçons - 8 sacs
- Mini-quiches - 120 pièces
- Nems aux légumes - 100 pièces
- Dés de fromage - 2 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Concombres - 4 pièces
- Carottes - 2 kilogrammes
- Houmous - 6 barquettes
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Crackers salés - 4 paquets
- Olives - 4 bocaux
- Mélange de noix - 2 kilogrammes
- Crackers sans gluten - 2 paquets
- Tartinade de légumes végan - 3 pots
- Citrons - 8 pièces
- Menthe - 4 bottes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Moutarde - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Serviettes - 300 pièces
- Essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Éponges - 6 pièces
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez au moins un verre à eau par participant, plus 10 % de réserve pour les oublis, les renversements et les personnes qui se resservent. Gardez les verres sur un plateau près de la table du panel.
Comptez une tasse par personne pour le café, puis ajoutez 10 à 15 % de réserve. Une machine à café, une bouilloire et un ou deux thermos évitent de devoir interrompre les échanges pour refaire le service.
Pour chaque microphone sans fil, prévoyez un pied de micro ou un emplacement de rangement clairement identifié. Testez les haut-parleurs, la table de mixage et tous les câbles au moins 60 minutes avant l’arrivée du public.
Ajoutez un câble HDMI de secours, une rallonge et une multiprise par zone technique. Le vidéoprojecteur et l’écran doivent être testés avec l’ordinateur portable qui servira réellement pendant la table ronde.
Préparez les porte-noms et les panneaux indicateurs au plus tard la veille. Prévoyez une nappe pour la table du panel et vérifiez que l’entrée, le sol et le passage vers la salle restent dégagés avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une table ronde ?: Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 5 à 10 % de réserve. Pour 40 personnes, préparez donc 42 à 44 chaises, sans oublier les sièges des membres du panel et du modérateur.
Combien de microphones prévoir pour une table ronde ?: Prévoyez un microphone par intervenant et un pour le modérateur. Ajoutez un microphone mobile pour les questions du public si la salle compte plus de 20 participants.
Quand acheter ou réserver le matériel audiovisuel ?: Réservez les haut-parleurs, microphones, vidéoprojecteur et écran au moins 2 à 3 semaines avant la date prévue. Faites un test complet 60 minutes avant l’ouverture des portes et gardez un câble HDMI de secours.
Quelle quantité de café et d’eau prévoir pour une table ronde ?: Prévoyez 2 à 3 tasses de café par personne pour une rencontre de 2 heures, ainsi qu’au moins 50 cl d’eau par participant. Ajoutez 10 % de réserve si aucun point de ravitaillement n’est disponible dans la salle.

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