Qué necesitas para organizar una mesa redonda

Una mesa redonda necesita más que una mesa y varias sillas. La lista incluye mobiliario para panelistas y asistentes, servicio de café, agua, material identificativo, sonido y proyección. Calcula el número de vasos, tazas y sillas a partir de las inscripciones confirmadas, y reserva el equipo técnico con al menos 7 días de antelación. También conviene comprobar cables, enchufes y la visibilidad de la pantalla antes de recibir al público.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Sillascant. 70
Mesascant. 8
Mesa de panel
Taburetescant. 5
Percherocant. 2

Vajilla

Vasos para aguacant. 80
Tazas de cafécant. 70
Bandejascant. 70
Cucharillas de cafécant. 70
Platoscant. 80

Cocina

Cafeteracant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 4
Jarras para servircant. 4
Bandejas de serviciocant. 4

Equipo

Altavocescant. 2
Mesa de mezclas
Micrófonos inalámbricoscant. 5
Soportes de micrófonocant. 5
Proyector
Pantalla de proyección
Portátil
Cables HDMIcant. 2
Cables alargadorescant. 4
Regletascant. 4

Decoración

Lona de fondo
Portanombrescant. 5
Arreglos floralescant. 4
Mantelcant. 8
Carteles direccionalescant. 6

Iluminación

Lámparas LEDcant. 4
Iluminación ambientalcant. 2

Limpieza

Papeleracant. 4
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 2
Cuboscant. 2

Catering

Neveras portátilescant. 4
Cuencos de serviciocant. 10
Cuencoscant. 12
Pinzascant. 6
Dispensadores de bebidascant. 2
Compras
- Café - 4 paquetes
- Café descafeinado - 1 paquete
- Té negro - 2 cajas
- Té de hierbas - 1 caja
- Azúcar - 2 paquetes
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 6 litro
- Leche de avena - 3 litros
- Agua mineral sin gas - 8 botellas
- Agua mineral con gas - 6 botellas
- Cola - 4 botellas
- Cola Zero - 4 botellas
- Sinas - 3 botellas
- Tónica - 2 botellas
- Zumo de manzana - 3 paquetes
- Zumo de naranja - 3 paquetes
- Cerveza - 48 botellines
- Cerveza sin alcohol - 24 botellas
- Vino blanco - 6 botellas
- Vino tinto - 4 botellas
- Vino espumoso - 2 botellas
- Cubitos de hielo - 8 bolsas
- Miniquiches - 120 unidades
- Rollitos de primavera de verduras - 100 unidades
- Cubos de queso - 2 kilogram
- Uvas - 3 kilogramos
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Pepinos - 4 unidades
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Hummus - 6 envases
- Patatas fritas sabor pimentón - 4 bolsas
- Patatas fritas naturales - 4 bolsas
- Galletas saladas - 4 paquetes
- Aceitunas - 4 frascos
- Mix de frutos secos - 2 kilos
- Crackers sin gluten - 2 paquetes
- Crema de verduras vegana - 3 tarrinas
- Limones - 8 unidades
- Menta - 4 ramos
- Mayonesa - 1 botella
- Mostaza - 1 botella
- Ketchup - 1 botella
- Servilletas - 300 unidades
- Toallas de papel - 6 rollos
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 3 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Toallitas desinfectantes - 2 paquetes
- Esponjas - 6 unidades
- Guantes de nitrilo - 2 cajas

Consejos

Prepara una silla por asistente confirmado y añade entre 5 y 10 sillas libres para las inscripciones de última hora. Para el panel, calcula una mesa y un micrófono por participante, además del moderador.
Para una pausa de una hora, calcula 2 vasos de agua por persona y entre 2 y 3 consumiciones de café o té por persona. Ten jarras o termos preparados para no depender de una sola cafetera.
Prueba el proyector, el portátil, los cables HDMI, los alargadores y las regletas al menos 2 horas antes. Lleva un cable HDMI de repuesto si la presentación es imprescindible.
Coloca un portanombres para cada panelista y prepara la lista de inscritos antes de abrir la sala. Los carteles direccionales deben estar puestos desde la entrada y el aparcamiento.
Cuenta las preferencias dietéticas con el formulario de inscripción y confirma el catering 3 días antes. Separa las bandejas y los platos del servicio de café para que la pausa no bloquee la entrada.

Preguntas frecuentes

¿Cuántas sillas necesito para una mesa redonda?: Calcula una silla por cada persona inscrita y añade un margen del 5 al 10 %. Para un panel de 5 personas, reserva al menos 5 sillas en la mesa y una silla adicional para el moderador.
¿Cuánto café y agua necesito para una mesa redonda?: Para una pausa de una hora, calcula 2 vasos de agua y entre 2 y 3 tazas de café o té por persona. Añade un 10 % extra si la inscripción no está cerrada.
¿Cuándo debo reservar los micrófonos y el proyector?: Reserva el sonido y la proyección al menos 7 días antes, especialmente si necesitas micrófonos inalámbricos, mesa de mezclas o varios altavoces. Haz una prueba completa 2 horas antes del inicio.
¿Qué material debo preparar para los panelistas?: Prepara un portanombres por panelista, el programa impreso y la presentación en el portátil. Reúne los archivos y logotipos como mínimo 24 horas antes para comprobar que se abren correctamente.

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