Que prévoir pour une sortie club ?

Une sortie club demande plus qu’un ravitaillement rapide après le parcours. Il faut prévoir l’accueil, les repas, les boissons, le matériel de réparation et tout ce qui permet aux participants de suivre l’itinéraire. Les cartes, les flèches et les gilets réfléchissants sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment. Cette liste rassemble les achats et le matériel à emporter pour installer le club-house et gérer le départ dans de bonnes conditions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 2
Tablesqté 6
Chaisesqté 50
Table d'inscription

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 60
Assiettesqté 60
Couvertsqté 60
Plateaux de serviceqté 8
Carafeqté 4

Cuisine

Machine à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 6
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6

Matériel de sport

Flèches de directionqté 40
Sangles de fixationqté 40
Pompes à véloqté 3
Chambres à air de rechangeqté 10
Démonte-pneusqté 6
Outils multifonctionsqté 4
Gilets réfléchissantsqté 12
Trousse de premiers secoursqté 2

Équipement

Mégaphone
Rallongesqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Organisation

Cartes d'itinéraireqté 50
Presse-papiersqté 4
Stylos à billeqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 4

Catering

Courses
- Pain complet - 8 pains
- Pain blanc - 4 pains
- Petits pains - 50 pièces
- Beurre doux - 2 paquets
- Fromage jeune - 2 kilos
- Fromage affiné - 1 kilo
- Jambon arrière - 1,5 kilo
- Garniture de blanc de poulet - 1 kilo
- Houmous - 6 pots
- Fromage frais - 4 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates - 2 kilos
- Laitue - 4 pièces
- Poivrons - 8 pièces
- Beurre aux herbes - 4 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 4 kilo
- Barres de céréales - 60 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Ice tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 caisses
- Eau minérale gazeuse - 3 caisses
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 4 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citrons - 10 pièces
- Glaçons - 10 sacs
- Serviettes - 6 paquets
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 12 pièces

Conseils

Prévoyez environ 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajoutez de l’eau pour le parcours et le retour. Faites refroidir les boissons avant l’arrivée des participants et gardez plusieurs glacières disponibles.
Comptez un sandwich et une portion de fruits ou de snacks par participant, avec une marge de 10 % pour les inscriptions de dernière minute. Vérifiez les besoins alimentaires au moins 3 jours avant la sortie.
Préparez le matériel vélo avant le départ : au minimum une pompe, plusieurs chambres à air de rechange, des démonte-pneus et un outil multifonction. Contrôlez ce kit la veille, car une pompe inutilisable est difficile à remplacer le matin même.
Imprimez une carte d’itinéraire par participant inscrit, plus 5 exemplaires supplémentaires pour les bénévoles et les changements de dernière minute. Préparez aussi les flèches de direction et les sangles de fixation avant l’installation.
Pour l’accueil, installez la table d’inscription, les presse-papiers et les stylos au moins 30 minutes avant l’heure de départ. Prévoyez des gobelets réutilisables, des assiettes, des couverts et des poubelles afin de ne pas devoir improviser pendant le ravitaillement.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une sortie club ?: Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis adaptez la quantité à la durée du parcours et à la météo. Ajoutez une réserve d’environ 10 % pour les inscriptions tardives et les bénévoles.
Quelle quantité de sandwiches acheter pour une sortie club ?: Comptez un sandwich par participant, plus 10 % de réserve. Pour 40 participants, achetez donc environ 44 sandwiches et prévoyez des alternatives selon les besoins alimentaires recueillis au plus tard 3 jours avant.
Quand préparer le matériel de réparation vélo ?: Vérifiez les pompes, chambres à air, démonte-pneus et outils multifonctions la veille. Placez le kit dans un sac identifié avant l’accueil, afin qu’un bénévole puisse le prendre immédiatement en cas de crevaison.
Combien de cartes d’itinéraire faut-il imprimer ?: Imprimez une carte par participant inscrit et ajoutez 5 exemplaires pour les bénévoles, les remplacements et les modifications de parcours. Faites l’impression au plus tard la veille, après la dernière vérification de l’itinéraire.

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