Que faut-il prévoir pour une soirée variée ?

Une soirée variée demande plus qu’un buffet et quelques boissons : il faut aussi prévoir la vaisselle, l’accueil des invités et le matériel des spectacles. Cette liste couvre les éléments à acheter, à emprunter ou à réserver pour installer les tables, le buffet, la scène et la sonorisation. Vérifie les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis adapte les quantités au nombre de participants. Les éléments techniques sont à tester avant l’arrivée des invités, pas le soir même.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Tables de buffetqté 2
Portants à vêtementsqté 2
Tabouretsqté 4

Vaisselle

Assiettes réutilisablesqté 70
Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3

Équipement

Intervenants actifsqté 2
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 12
Bâche de fond
Guirlandes lumineuses à thèmeqté 4
Nappesqté 10
Badges nominatifsqté 70
Ruban adhésifqté 4
Cordeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 3
Couteau de chefqté 2
Verres doseursqté 2
Ciseauxqté 3
Cuillères de serviceqté 6

Éclairage

Projecteurs LEDqté 4
Goulottes de câblesqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Seauxqté 3
Serpillièresqté 3
Balayette et pelleqté 2
Épongesqté 6
Gants en caoutchoucqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 3

Catering

Courses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 4 bouteilles
- Ice tea - 4 bouteilles
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Spa Rood - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 2 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 1 kilo
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 2 litres
- Thé au citron - 1 boîte
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Popcorn - 4 sacs
- Mini-saucisses cocktail - 6 boîtes
- Friandises en pâte feuilletée - 120 pièces
- Mini-pizzas - 60 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 30 pièces
- Bananes - 24 pièces
- Dés de fromage - 2 kilos
- Toasts - 6 paquets
- Houmous - 6 barquettes
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Sauce satay - 2 pots
- Serviettes - 300 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour toilettes - 2 bouteilles
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévois au moins une assiette, un gobelet et un jeu de couverts par invité, puis ajoute environ 10 % de réserve pour les remplacements et les oublis.
Pour le buffet, prends suffisamment de plateaux et de pinces de service pour séparer les préparations. Prévois aussi des nappes et une table distincte pour les boissons afin d’éviter les bouchons.
Réserve les microphones sans fil, les pieds de micro, la table de mixage et les enceintes dès que le programme des spectacles est fixé. Un test technique complet doit avoir lieu avant l’ouverture des portes.
Compte les rallonges et multiprises selon l’emplacement de l’éclairage, de la sonorisation, de l’ordinateur et du vidéoprojecteur. Garde les câbles au bord des murs et fixe-les avec du ruban adhésif.
Achète ou rassemble la décoration au moins 2 à 3 jours avant : ballons, guirlandes, fond de scène, badges nominatifs et nappes. Refroidis les boissons le jour précédent et vérifie que les glacières sont assez grandes.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une soirée variée ?: Prévois la vaisselle réutilisable, les plateaux et pinces de service, les boissons, les éléments du buffet, la décoration et le matériel nécessaire aux spectacles. Il faut aussi vérifier les rallonges, multiprises, microphones, pieds de micro et fichiers musicaux avant l’installation.
Combien d’assiettes et de gobelets prévoir par personne ?: Compte une assiette et un gobelet par invité, avec environ 10 % de réserve. Pour 40 personnes, prévois donc au moins 44 assiettes et 44 gobelets, davantage si le buffet comporte plusieurs services.
Quand faut-il préparer le matériel des spectacles ?: Rassemble les microphones, la table de mixage, l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 24 heures avant la soirée. Fais ensuite un essai du son, de l’éclairage et des fichiers musicaux le jour de l’installation.
Quand acheter la décoration et refroidir les boissons ?: Achète ou rassemble la décoration 2 à 3 jours à l’avance pour pouvoir remplacer un élément manquant. Mets les boissons au frais la veille et vérifie les glacières avant l’installation du buffet.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.