Que prévoir pour une soirée variée ?

Une soirée variée combine spectacles, musique, présentations et moment convivial : les achats doivent donc couvrir la scène, l’accueil et la pause-café. Prévoyez la vaisselle réutilisable, les boissons chaudes et froides, la glace, ainsi que les éléments de décoration et d’information. Le matériel audio et l’éclairage se réservent ou se testent plusieurs jours avant. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à réunir avant l’installation.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 10
Éléments de podiumqté 6
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Haut-parleursqté 2
Microphonesqté 3
Pieds de microqté 3
Table de mixage
Ordinateur portable
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 4

Éclairage

Projecteurs de scèneqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 80
Tasses à caféqté 50
Assiettesqté 80
Couvertsqté 80
Plateaux de serviceqté 10

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 3
Thermosqté 4

Décoration

Ballonsqté 100
Guirlandesqté 8
Nappesqté 10
Affiches du programmeqté 6
Badges nominatifsqté 80

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balai et pelleqté 2
Sets de serpillièreqté 2
Gants de nettoyageqté 4

Catering

Courses
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 5 bouteilles
- Tonic - 3 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Café - 3 paquets
- Thé - 2 boîtes
- Sucre - 2 paquets
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citron - 6 pièces
- Glaçons - 8 sacs
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips de tortilla - 5 sacs
- Bâtonnets salés - 4 sachets
- Mélange apéritif - 4 sachets
- Popcorn - 4 sacs
- Mini-choux à la crème - 80 pièces
- Mini muffins - 80 pièces
- Dés de fromage - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Houmous - 6 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Sauce à l'ail - 2 bouteilles
- Sauce cocktail - 2 bouteilles
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Snacks adaptés aux régimes - 3 paquets

Conseils

Prévoyez au moins un verre réutilisable, une assiette et un jeu de couverts par personne, puis ajoutez 10 % de réserve pour les invités supplémentaires ou la casse.
Pour le café, comptez une tasse par personne et prévoyez les machines ou bouilloires ainsi que plusieurs thermos si le service s’étale sur plus d’une heure.
Mettez les bacs à glaçons et les glacières au froid la veille : le jour même, ils doivent être prêts avant l’arrivée des premiers invités.
Réservez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro et table de mixage au plus tard quelques jours avant la soirée, puis testez chaque raccordement avant de libérer la scène.
Préparez les affiches du programme et les badges nominatifs avant l’accueil. Installez aussi les poubelles, les nappes et la décoration pendant le montage, pas pendant les premières présentations.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée variée ?: Prévoyez un verre réutilisable par invité, avec une réserve d’environ 10 %. Pour 50 personnes, cela représente 55 verres afin d’éviter de manquer de vaisselle pendant la soirée.
Quand acheter la glace pour la soirée ?: Achetez ou préparez la glace la veille si vous disposez d’un espace de congélation suffisant. Placez-la dans les glacières et les bacs à glaçons juste avant l’accueil, idéalement 30 à 60 minutes avant.
Combien de temps avant tester le matériel audio ?: Testez les haut-parleurs, microphones, pieds de micro, câbles et table de mixage au moins 24 heures avant. Faites un second contrôle pendant l’installation, avant le début des spectacles.
Que faut-il prévoir pour le coin café ?: Prévoyez une tasse par personne, une ou plusieurs machines à café ou bouilloires, ainsi que des thermos pour maintenir le service disponible. Installez ce coin au moins 30 minutes avant l’arrivée des invités.

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