Que prévoir pour une soirée pompe à chaleur ?

Pour une soirée pompe à chaleur, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir de quoi accueillir les participants, présenter les informations et réaliser une démonstration technique claire. Cette liste regroupe la vaisselle réutilisable, le matériel de présentation, les supports imprimés et les accessoires souvent oubliés. Les quantités dépendent du nombre d’inscrits, mais prévoyez une marge de 10 % pour les gobelets, les documents et les portions.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 8
Chaisesqté 60
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Vaisselle

Tasses à café réutilisablesqté 60
Verres réutilisablesqté 60
Assiettes réutilisablesqté 60
Couverts réutilisablesqté 60
Plateaux de serviceqté 6
Pichets à caféqté 3
Théièresqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Micro sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Pointeur laser
Maquette de pompe à chaleur
Compteur d’énergieqté 2
Thermomètreqté 2

Matériel

Brochures d’informationqté 70
Formulaires de présenceqté 3
Badges nominatifsqté 60
Stylos à billeqté 20
Blocs-notesqté 60
Panneaux de directionqté 8
Liste de pointage

Nettoyage

Balai
Raclette de sol
Seauxqté 2

Catering

Glacièresqté 3
Thermosqté 4
Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Lait demi-écrémé - 6 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre en poudre - 1 kilogramme
- Édulcorants - 1 boîte
- Bâtonnets mélangeurs - 100 pièces
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus de pomme - 6 litres
- Jus d'orange - 6 litres
- Citrons - 10 pièces
- Pommes - 5 kilogrammes
- Raisins - 3 kilogrammes
- Bananes - 3 kilogrammes
- Chips nature - 6 sachets
- Chips au paprika - 6 sacs
- Bretzels salés - 4 sacs
- Noix mélangées - 2 kilogram
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Houmous - 2 kilogrammes
- Fromage frais - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 1 kilogramme
- Tapenade végétarienne - 4 pots
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 10 pièces
- Dextrose - 1 kilogramme
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits vegan - 4 paquets
- Biscuits au beurre - 4 paquets
- Mini-muffins - 80 pièces
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 30 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Spray nettoyant - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons en microfibre - 10 pièces
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon liquide pour les mains - 4 flacons
- Serviettes en papier - 4 paquets

Conseils

Prévoyez deux à trois boissons par personne pour la première heure, puis une boisson supplémentaire par heure. Gardez le café et le thé séparés afin de servir rapidement les participants à leur arrivée.
Achetez environ une portion d’en-cas par personne, avec 10 % de marge. Vérifiez les besoins alimentaires recueillis dans les inscriptions avant de choisir les produits.
Comptez une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par participant, plus 10 % de réserve. Les plateaux de service et les pichets évitent de poser les aliments et les boissons directement sur les tables.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le micro et les haut-parleurs au moins 24 heures avant la soirée. Prenez plusieurs rallonges et multiprises adaptées à la disposition réelle de la salle.
Préparez les brochures, formulaires de présence, badges et blocs-notes le jour précédent. Imprimez la liste des participants avec quelques exemplaires supplémentaires pour les inscriptions ajoutées au dernier moment.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée pompe à chaleur ?: Comptez deux à trois boissons par personne pendant la première heure, puis une par heure supplémentaire. Ajoutez environ 10 % de marge pour les invités qui arrivent sans inscription.
Combien de brochures imprimer pour une présentation de pompe à chaleur ?: Imprimez un exemplaire par participant confirmé et ajoutez 10 % de réserve. Préparez-les au plus tard la veille, surtout si les informations des fournisseurs doivent encore être vérifiées.
Quand tester le vidéoprojecteur et le matériel technique ?: Faites un premier test au moins 24 heures avant la soirée, puis un contrôle rapide 30 minutes avant l’arrivée du public. Vérifiez notamment les câbles, les rallonges, le son et la compatibilité des fichiers.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou apporter ?: Prévoyez une tasse, un verre, une assiette et des couverts par personne, avec 10 % de réserve. Pour 30 participants, cela représente 33 unités de chaque type de vaisselle.

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