Que prévoir pour une soirée débat ?

Une soirée débat demande plus qu’un micro et quelques chaises. Il faut prévoir l’accueil des participants, l’installation de l’espace de discussion, la projection éventuelle et les boissons pour les pauses. Cette liste vous aide à réunir le matériel, la vaisselle et les fournitures nécessaires, avec les oublis fréquents à régler avant l’ouverture des portes. Vérifiez aussi les besoins alimentaires et le nombre d’inscrits avant de finaliser les achats.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 8
Tables de discussionqté 2
Table d'inscription
Tabouretsqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 3
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Minuterie numérique

Vaisselle

Verresqté 120
Tasses à caféqté 100
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Plateaux de serviceqté 4
Carafesqté 3

Décoration

Supports de badges nominatifsqté 12
Nappesqté 8
Panneaux d'informationqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 6
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Sachets de thé - 150 pièces
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d'avoine - 3 litres
- Citrons - 6 pièces
- Eau plate - 8 bouteilles
- Eau pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 litres
- Jus de pomme - 4 litres
- Bière sans alcool - 24 bouteilles
- Chips au paprika - 4 sachets
- Chips nature - 4 sacs
- Chips tortilla - 4 sacs
- Salsa - 3 pots
- Cacahuètes salées - 3 sacs
- Mélange de noix - 3 sachets
- Olives - 3 bocaux
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 50 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Mini wraps - 120 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1 kilo
- Tranches de fromage - 1 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 1 kilo
- Crackers sans gluten - 3 paquets
- Biscuits - 6 paquets
- Brownies - 100 pièces
- Serviettes - 300 pièces
- Bâtonnets mélangeurs - 200 pièces
- Filtres à café - 2 paquets
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Éponges - 6 pièces
- Chiffons de nettoyage - 12 pièces
- Savon pour les mains - 3 bouteilles

Conseils

Prévoyez au moins une chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées sans inscription. Gardez quelques tabourets si les intervenants doivent s’installer près de la table de discussion.
Pour une pause d’une heure, comptez environ 2 à 3 boissons par personne, puis ajoutez 10 % de marge. Prévoyez séparément les tasses à café, les verres, les carafes et les thermos afin d’éviter une file au même point de service.
Testez la chaîne technique au moins 60 minutes avant l’arrivée du public : microphones sans fil, haut-parleurs, table de mixage, ordinateur portable, vidéoprojecteur et câble HDMI. Gardez une rallonge et une multiprise de secours à portée de main.
Préparez les badges nominatifs et les programmes avant l’ouverture, idéalement avec 10 % d’exemplaires en plus. La table d’inscription doit aussi avoir ses supports de badges et les panneaux d’information visibles dès l’entrée.
Installez les poubelles près de l’espace café et de la sortie, puis gardez une balayette et une pelle disponibles. Prévoyez au moins un passage de nettoyage pendant la soirée si le public reste plus de deux heures.

Questions fréquentes

Combien de chaises prévoir pour une soirée débat ?: Prévoyez une chaise par personne inscrite et ajoutez 5 à 10 % de marge. Pour 40 participants, cela représente 42 à 44 chaises, sans compter les sièges éventuellement réservés aux intervenants.
Quelle quantité de café et de boissons acheter pour un débat ?: Pour une pause d’une heure, comptez 2 à 3 boissons par personne, avec 10 % de marge. Pour 40 participants, prévoyez donc environ 88 à 132 portions au total, en répartissant entre café, thé et boissons fraîches selon les habitudes du public.
Quand tester le matériel technique d’une soirée débat ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez chaque microphone, le son dans la salle, la présentation, le vidéoprojecteur et les câbles, puis laissez les rallonges et multiprises accessibles.
Combien de programmes et de badges imprimer ?: Imprimez un exemplaire par participant attendu et ajoutez 10 % de réserve. Pour 50 personnes, préparez donc environ 55 programmes et badges, puis triez les badges par ordre alphabétique avant l’ouverture.

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