Einkaufsliste für einen Debattabend

Für einen Debattabend brauchst du mehr als Mikrofone und Stühle. Plane die Ausstattung nach der Zahl der Gäste, Sprecher und der erwarteten Dauer: Wasser für alle, Kaffee und Tee für die Pausen sowie Geschirr mit Reserve. Technik sollte spätestens am Veranstaltungstag vollständig vor Ort sein, damit HDMI-Kabel, Verlängerungen und Mikrofone noch getestet werden können. Diese Liste deckt Saal, Registrierung, Debattenaufstellung und Bewirtung ab.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 100
TischeAnz. 8
SprechertischeAnz. 2
Registrierungstisch
HockerAnz. 4

Ausstattung

FunkmikrofoneAnz. 3
MikrofonständerAnz. 3
LautsprecherAnz. 2
Mischpult
Laptop
Beamer
Projektionsleinwand
HDMI-KabelAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 4
Digitaler Timer

Geschirr

GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 100
TellerAnz. 120
BestecksetsAnz. 120

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
ServiertablettsAnz. 4
AusgießkannenAnz. 3

Dekoration

NamensschildhalterAnz. 12
TischdeckenAnz. 8
InfotafelnAnz. 6

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 6
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
EimerAnz. 2

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Teebeutel - 150 Stück
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Zucker - 2 Kilo
- Süßstoff - 1 Packung
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zitronen - 6 Stück
- Stillwasser - 8 Flaschen
- Sprudelwasser - 8 Flaschen
- Cola - 6 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangensaft - 6 Liter
- Apfelsaft - 4 Liter
- Alkoholfreies Bier - 24 Flaschen
- Paprikachips - 4 Tüten
- Naturelchips - 4 Tüten
- Tortillachips - 4 Beutel
- Salsa - 3 Gläser
- Gesalzene Erdnüsse - 3 Tüten
- Gemischte Nüsse - 3 Tüten
- Oliven - 3 Gläser
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 50 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Miniwraps - 120 Stück
- Hummus - 2 Kilo
- Frischkäse - 1 Kilo
- Käsescheiben - 1 Kilo
- Putenfilet - 1 kilo
- Vegetarischer Aufstrich - 1 Kilo
- Glutenfreie Cracker - 3 Packungen
- Kekse - 6 Packungen
- Brownies - 100 Stück
- Servietten - 300 Stück
- Rührstäbchen - 200 Stück
- Kaffeefilter - 2 Packungen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Glasreiniger - 1 Flasche
- Schwämme - 6 Stück
- Reinigungstücher - 12 Stück
- Handseife - 3 Flaschen

Tipps

Rechne bei Gläsern, Kaffeetassen, Tellern und Bestecksets mit mindestens einem Stück pro erwarteter Person plus 10 Prozent Reserve. Bei 50 Gästen sind das 55 Stück je Kategorie.
Plane pro Person und Veranstaltungsstunde etwa 0,5 Liter Wasser ein. Für einen dreistündigen Debattabend mit 50 Gästen brauchst du also rund 75 Liter, zusätzlich zu Kaffee und Tee.
Für die Debatte selbst reichen meist ein Funkmikrofon pro aktivem Sprecher und ein zusätzliches Mikrofon für die Moderation. Lege mindestens ein Ersatzmikrofon oder eine Ersatzlösung bereit.
Prüfe die Technik vor dem Einlass: Laptop, Beamer, Projektionsleinwand, HDMI-Kabel, Mischpult, Lautsprecher und Verlängerungskabel müssen zusammenpassen. Ein passendes HDMI-Kabel und eine zusätzliche Verlängerung werden besonders häufig vergessen.
Bestelle Namensschildhalter, Tischdecken und Infotafeln frühzeitig und bereite die Registrierung vor dem Einlass vor. Für etwa 10 Prozent mehr Namensschilder als Anmeldungen bleibt auch bei kurzfristigen Änderungen alles lesbar.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Debattabend?: Du brauchst Sitz- und Debattentische, einen Registrierungstisch, Funkmikrofone, Mikrofonständer, Lautsprecher, Mischpult sowie Laptop, Beamer und Projektionsleinwand. Ergänze HDMI- und Verlängerungskabel, einen Timer, Namensschilder, Geschirr und Ausstattung für Kaffee und Tee.
Wie viel Geschirr brauche ich für 50 Gäste?: Plane mindestens 55 Gläser, Kaffeetassen, Teller und Bestecksets ein, also 50 Stück plus 10 Prozent Reserve. Wenn du mehrere Essensgänge oder eine lange Pause anbietest, nimm zusätzliches Geschirr statt knapp zu kalkulieren.
Wie viel Wasser brauche ich für einen dreistündigen Debattabend?: Rechne mit etwa 0,5 Litern Wasser pro Person und Stunde. Bei 50 Gästen ergibt das rund 75 Liter; für Sprecher und Moderation solltest du zusätzlich Wasser direkt an den Sprechertischen bereitstellen.
Wann sollte ich die Technik für den Debattabend besorgen?: Die komplette Technik sollte spätestens am Veranstaltungstag mehrere Stunden vor dem Einlass vor Ort sein. Plane mindestens 60 Minuten für Anschluss, Mikrofontest und Präsentationstest ein; bei geliehener Technik besser einen zusätzlichen Tag für die Abholung und Prüfung.

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