Que faut-il prévoir pour une soirée débat ?

Une soirée débat demande plus qu’une salle et quelques chaises. Il faut organiser l’accueil, le placement du panel, la prise de parole, les présentations et le vote du public sans interrompre les échanges. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter, avec des repères simples pour dimensionner l’installation. Elle vous aide aussi à repérer les oublis fréquents : adaptateurs, piles, câbles assez longs et supports pour les badges.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 100
Tablesqté 12
Table de table ronde
Table de prise de parole
Tabouretsqté 6
Table d'inscription
Table d'information
Porte-manteauxqté 4

Équipement

Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Haut-parleursqté 2
Table de mixage
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Câbles HDMIqté 2
Adaptateurs HDMIqté 3
Rallongesqté 5
Multiprisesqté 5
Piles de rechangeqté 12
Batteries externesqté 2
Clic-clac
Minuterieqté 2
Horloge murale
Boîtiers de voteqté 100

Éclairage

Lampadairesqté 4
Éclairage d’ambianceqté 4
Lampes LED de rechangeqté 4

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 120
Tasses à caféqté 100
Verres à théqté 60
Assiettesqté 120
Assiettes à pâtisserieqté 100
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Cuillères à caféqté 80
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 6
Pichets à caféqté 4
Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 6

Cuisine

Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3
Louchesqté 6
Plateauxqté 6
Verres doseursqté 2
Thermomètre

Décoration

Nappesqté 12
Toile de fond de scène
Porte-nomsqté 8
Pots à stylosqté 4
Plantesqté 6
Affichesqté 8
Panneaux indicateursqté 10
Pâte adhésiveqté 4
Ruban de masquageqté 6
Pancartes de tableqté 8

Nettoyage

Poubellesqté 8
Seaux de nettoyageqté 3
Serpillièresqté 3
Balaiqté 2
Pelle et balayetteqté 2
Balayetteqté 2
Gants en caoutchoucqté 6
Chiffons de nettoyageqté 20
Brosses de toilettesqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses
- Grains de café - 3 kilos
- Café décaféiné - 500 grammes
- Thé noir - 100 sachets
- Thé vert - 50 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorant - 200 pièces
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Crème pour le café - 2 liter
- Cola - 12 bouteilles
- Cola Zero - 12 bouteilles
- Sinas - 8 bouteilles
- Tonic - 6 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 10 bouteilles
- Eau minérale plate - 20 bouteilles
- Jus de pomme - 6 briques
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de citron - 2 bouteilles
- Glaçons - 10 kilos
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Chips tortilla - 6 sachets
- Assortiment de snacks salés - 4 sachets
- Galettes de riz - 4 paquets
- Crackers complets - 6 paquets
- Mini-bretzels - 4 sacs
- Popcorn - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Cornichons - 2 pots
- Noix de cajou - 3 sacs
- Cacahuètes salées - 3 sachets
- Mélange étudiant - 3 sachets
- Raisins secs - 2 sacs
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 40 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Clémentines - 40 pièces
- Concombres - 8 pièces
- Tomates cerises - 4 kilos
- Carottes - 4 kilo
- Poivrons - 20 pièces
- Houmous - 2 kilos
- Fromage frais - 1,5 kilo
- Fromage jeune - 2 kilos
- Brie - 1 kilo
- Fromage vegan - 500 grammes
- Fromage aux herbes - 1 kilo
- Filet de dinde - 1 kilo
- Tartinade végétarienne - 1 kilo
- Beurre de cacahuète - 2 pots
- Confiture de fraises - 2 pots
- Miel - 2 pots
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Pesto - 2 pots
- Pain complet - 12 pains
- Baguette blanche - 12 pièces
- Baguettes multicéréales - 8 pièces
- Wraps - 8 paquets
- Mini petits pains - 100 pièces
- Beurre - 1 kilo
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre noir - 1 pot
- Paprika en poudre - 1 pot
- Poudre d'ail - 1 pot
- Origan séché - 1 pot
- Autocollants allergènes - 100 pièces
- Serviettes en papier - 500 pièces
- Filtres à café - 200 pièces
- Filtres à thé - 100 pièces
- Bâtonnets mélangeurs en bois - 300 pièces
- Gobelets en papier - 200 pièces
- Assiettes en carton - 150 pièces
- Pics à cocktail - 200 pièces
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Essuie-tout - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 100 pièces
- Sacs-poubelle à pédale - 50 pièces
- Liquide vaisselle - 3 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 50 pièces
- Nettoyant multi-usages - 3 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 2 bouteilles
- Spray désinfectant - 2 bouteilles
- Papier toilette - 48 rouleaux
- Savon pour les mains - 6 bouteilles
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 12 paquets
- Gants en nitrile - 2 boîtes

Conseils

Prévoyez une chaise par participant inscrit, puis ajoutez 10 % de marge : pour 20 personnes attendues, installez 22 chaises. Gardez quelques sièges libres près de la sortie pour les arrivées tardives.
Pour un panel de 4 intervenants et un animateur, prévoyez 5 microphones, 5 pieds si les micros ne sont pas tenus à la main, et au moins 2 piles de rechange par microphone.
Comptez un verre réutilisable par personne et par service, avec 10 % supplémentaire. Pour 20 invités et deux services de boissons, préparez donc 44 verres.
Ne vous contentez pas d’un câble HDMI : prenez au moins un adaptateur compatible avec l’ordinateur utilisé et une rallonge de 5 à 10 mètres si le vidéoprojecteur est éloigné de la table de parole.
Installez la table d’inscription 30 minutes avant l’ouverture et préparez les badges par ordre alphabétique. Gardez les bulletins de vote et les boîtiers de vote sur une table séparée pour éviter l’embouteillage à l’accueil.

Questions fréquentes

Combien de chaises faut-il pour une soirée débat de 20 personnes ?: Prévoyez 22 chaises pour 20 participants, soit environ 10 % de marge. Ajoutez séparément les sièges nécessaires aux intervenants et à l’animateur si leur installation n’est pas incluse dans la salle.
Combien de microphones prévoir pour un débat ?: Comptez un microphone par personne susceptible de prendre la parole au même moment. Pour 4 membres du panel et 1 animateur, prévoyez donc 5 microphones, avec 2 piles de rechange par appareil.
Quand préparer le matériel technique d’une soirée débat ?: Faites un test complet au moins 24 heures avant l’événement, puis un second contrôle 60 minutes avant l’accueil du public. Vérifiez notamment le vidéoprojecteur, les présentations, les câbles HDMI, les adaptateurs, les rallonges et les multiprises.
Combien de verres faut-il acheter pour 20 invités ?: Prévoyez un verre par invité et par service, plus 10 % de marge. Pour 20 personnes et deux services, cela représente 44 verres réutilisables ; ajoutez des tasses si un café est servi.

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