Que faut-il acheter pour une soirée débat ?

Une soirée débat demande moins de décoration que de matériel fiable et de consommables bien dosés. Prévoyez de quoi accueillir les participants, installer le panel, servir les sandwiches et assurer les échanges sans interruption. Les oublis les plus fréquents concernent les câbles, les multiprises, les badges et les boissons. Cette liste vous aide à vérifier les achats et le matériel à réunir avant l’ouverture de la salle.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 90
Tablesqté 10
Table de prise de parole
Pupitre
Portants à vêtementsqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleursqté 2
Microphones sans filqté 3
Pieds de microqté 2
Câble HDMIqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4
Cliqueur de présentation
Minuterie numérique

Vaisselle

Verres à boireqté 100
Tasses à caféqté 60
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Thermosqté 5
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 3

Décoration

Nappesqté 10
Panneaux de salleqté 8

Fournitures de bureau

Porte-nomsqté 8
Stylosqté 30
Blocs-notesqté 30
Paperboard
Feutres pour paperboardqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièreqté 2
Seauxqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilos
- Thé noir - 100 sachets
- Tisane - 50 sachets
- Sucre - 2 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait demi-écrémé - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Eau plate - 12 bouteilles
- Eau pétillante - 12 bouteilles
- Cola - 6 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Jus d'orange - 6 packs
- Jus de pomme - 4 briques
- Citrons - 10 pièces
- Pistolets - 100 pièces
- Pain aux céréales - 8 pains
- Beurre - 1 kilo
- Fromage jeune - 3 kilos
- Jambon arrière - 2 kilos
- Houmous - 1,5 kilo
- Fromage frais - 1 kilo
- Concombres - 8 pièces
- Tomates - 3 kilos
- Roquette - 6 sacs
- Poivrons - 10 pièces
- Pommes - 80 pièces
- Raisins - 6 kilo
- Bananes - 40 pièces
- Chips nature - 8 sachets
- Chips au paprika - 8 sacs
- Gressins salés - 6 sachets
- Biscuits au beurre - 6 paquets
- Biscuits à l’avoine - 6 paquets
- Mélange de noix - 3 kilos
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons

Conseils

Prévoyez au moins 2 verres et 1 tasse par participant, puis ajoutez 10 % de réserve pour éviter de manquer de vaisselle pendant le service.
Comptez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, en plus des carafes d’eau. Refroidissez les boissons et la nourriture avant l’arrivée du public.
Pour le débat, prévoyez un microphone par intervenant et un microphone supplémentaire pour les questions du public. Testez chaque appareil avec l’ordinateur et le vidéoprojecteur au moins 1 heure avant.
Prenez au moins 2 rallonges et 2 multiprises, même si la salle semble bien équipée. Vérifiez aussi la longueur du câble HDMI et gardez un câble de rechange si possible.
Préparez les porte-noms et les stylos avant l’accueil, avec 10 % de badges vierges en plus. Les panneaux de salle et les programmes imprimés sont souvent oubliés jusqu’au dernier moment : regroupez-les avec le matériel d’accueil la veille.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une soirée débat ?: Prévoyez 2 verres par participant et ajoutez une réserve de 10 %. Pour 40 personnes, cela représente 88 verres, afin de couvrir les échanges, les pertes et le renouvellement du service.
Combien de microphones faut-il pour un débat ?: Prévoyez un microphone par membre du panel, plus un pour l’animateur et un autre pour les questions du public. Testez toute l’installation au moins 1 heure avant l’ouverture.
Quelle quantité de boissons acheter pour une soirée débat ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajustez selon la durée de la soirée. Ajoutez de l’eau en carafe et gardez les boissons au frais avant le début.
Quand préparer les badges et les programmes ?: Préparez les badges, les programmes et les panneaux au plus tard la veille. Gardez 10 % de badges vierges et de programmes supplémentaires pour les inscriptions de dernière minute.

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