Que faut-il prévoir pour une soirée d’information ?

Une soirée d’information pour les habitants demande surtout une préparation précise de l’accueil, du café et du matériel de présentation. Prévoyez les boissons et la vaisselle selon le nombre d’inscrits, avec une marge pour les arrivées imprévues. Les badges, brochures et programmes doivent être prêts avant l’ouverture des portes. Cette liste vous aide à vérifier les achats, les emprunts et le matériel à tester sur place.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table d’accueil
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Vidéoprojecteur
Écran de projection
Ordinateur portable
Microphoneqté 2
Haut-parleurqté 2
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 3
Paperboard
Batteries externesqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8
Plateaux de serviceqté 6

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 3
Bacs à glaçonsqté 4
Planches à découperqté 3
Couteaux à painqté 2

Décoration

Badges nominatifsqté 70
Brochures d’informationqté 80
Flyers du programmeqté 80
Panneaux de directionqté 6
Nappesqté 8
Porte-stylosqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 4
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 2
Seaux de nettoyageqté 2

Éclairage

Lampadairesqté 2
Lampes à batterieqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Sachets de thé - 120 pièces
- Thé noir - 1 boîte
- Tisane - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Citrons - 8 pièces
- Eau minérale plate - 8 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 8 bouteilles
- Cola - 4 bouteilles
- Cola Zero - 4 bouteilles
- Sinas - 3 bouteilles
- Jus de pomme - 3 paquets
- Jus de raisin - 2 briques
- Glaçons - 6 sacs
- Mini-sandwichs au fromage - 35 pièces
- Mini-sandwichs au blanc de poulet - 25 pièces
- Mini-sandwichs au houmous - 20 pièces
- Mini sandwiches à la salade aux œufs - 20 pièces
- Crackers complets - 4 paquets
- Fromage frais - 4 pots
- Houmous - 4 pots
- Concombre - 6 pièces
- Tomates cerises - 2 kilos
- Carottes - 2 kilos
- Lanières de poivron - 2 kilo
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 30 pièces
- Chips nature - 5 sachets
- Chips au paprika - 5 sachets
- Crackers pauvres en sel - 2 paquets
- Serviettes - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Sacs poubelle - 2 rouleaux
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 paquet
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Lingettes désinfectantes - 2 paquets
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Savon pour les mains - 3 flacons

Conseils

Prévoyez 2 à 3 boissons par personne pour la première heure, puis ajoutez une marge de 10 % pour les participants non inscrits.
Comptez un gobelet ou un verre par personne et prévoyez 10 % de vaisselle supplémentaire : les verres oubliés et les tasses utilisées plusieurs fois créent vite une pénurie.
Imprimez les badges nominatifs et les programmes au moins 24 heures avant la soirée, puis gardez quelques exemplaires vierges à l’accueil pour les inscriptions de dernière minute.
Testez le vidéoprojecteur, l’écran, l’ordinateur, le microphone et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant l’arrivée du public, avec les rallonges et multiprises déjà branchées.
Refroidissez les boissons au moins 4 heures à l’avance et prévoyez les glaçons, les thermos et les machines à café avant l’installation de la table traiteur.

Questions fréquentes

Combien de boissons prévoir pour une soirée d’information ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis ajoutez environ 10 % de marge. Pour 50 habitants, prévoyez donc 110 à 165 boissons au total pour le début de la soirée.
Quelle quantité de vaisselle faut-il acheter ou emprunter ?: Prévoyez au minimum une tasse, un verre, une assiette et un jeu de couverts par participant. Ajoutez 10 % de réserve : pour 50 personnes, cela représente 55 unités de chaque élément utilisé.
Quand préparer les badges et les brochures ?: Préparez les badges, brochures et flyers du programme au moins 24 heures avant l’événement. Imprimez 10 % d’exemplaires supplémentaires et gardez quelques badges vierges à la table d’accueil.
Combien de temps avant tester le matériel de présentation ?: Faites un test complet au moins 60 minutes avant l’ouverture des portes. Vérifiez les branchements, la présentation, le microphone, les haut-parleurs et la disponibilité des rallonges et multiprises.

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