Einkaufsliste für einen Informationsabend zum Wohnen

Für einen Informationsabend zum Wohnen brauchst du mehr als Stühle und einen Beamer. Plane Empfang, Präsentation, Getränke und Informationsmaterial getrennt, damit am Veranstaltungstag nichts im letzten Moment fehlt. Besonders häufig werden Verlängerungskabel, Namensschilder, Kaffeetassen und eine getestete Präsentation übersehen. Die passende Menge richtet sich vor allem nach der Teilnehmerzahl und der Dauer des Abends. Mit dieser Liste kannst du Einkäufe, Leihmaterial und die Raumvorbereitung rechtzeitig organisieren.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

StühleAnz. 70
TischeAnz. 8
Empfangstisch
Rednertisch
KleiderständerAnz. 2

Ausstattung

Beamer
Projektionsleinwand
Laptop
MikrofonAnz. 2
LautsprecherAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 3
Flipchart
PowerbanksAnz. 2

Geschirr

KaffeetassenAnz. 70
GläserAnz. 70
TellerAnz. 70
BestecksetsAnz. 70
ServierschalenAnz. 8
ServierplattenAnz. 6

Küche

KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
ThermoskannenAnz. 4
KühlboxenAnz. 3
EiswürfelbehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 3
BrotmesserAnz. 2

Dekoration

NamensschilderAnz. 70
InformationsbroschürenAnz. 80
ProgrammflyerAnz. 80
WegweiserAnz. 6
TischdeckenAnz. 8
KugelschreiberschalenAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 4
BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmoppsAnz. 2
PutzeimerAnz. 2

Beleuchtung

StehlampenAnz. 2
BatterielampenAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Koffeinfreier Kaffee - 1 Packung
- Teebeutel - 120 Stück
- Schwarzer Tee - 1 Karton
- Kräutertee - 1 Packung
- Milch - 6 Liter
- Hafermilch - 3 liter
- Zucker - 1 Kilo
- Süßstoff - 1 Karton
- Zitronen - 8 Stück
- Stilles Mineralwasser - 8 Flaschen
- Sprudelndes Mineralwasser - 8 Flaschen
- Cola - 4 Flaschen
- Cola Zero - 4 Flaschen
- Sinas - 3 Flaschen
- Apfelsaft - 3 Packungen
- Traubensaft - 2 Packungen
- Eiswürfel - 6 Säcke
- Mini-Sandwiches Käse - 35 Stück
- Mini-Sandwiches Hähnchenbrust - 25 Stück
- Mini-Sandwiches mit Hummus - 20 Stück
- Mini-Sandwiches mit Eiersalat - 20 Stück
- Vollkorncracker - 4 Packungen
- Frischkäse - 4 Becher
- Hummus - 4 Becher
- Gurke - 6 Stück
- Cherrytomaten - 2 Kilo
- Möhren - 2 Kilo
- Paprikastreifen - 2 Kilo
- Trauben - 3 Kilo
- Äpfel - 60 Stück
- Bananen - 30 Stück
- Naturchips - 5 Tüten
- Paprikachips - 5 Tüten
- Salzarme Cracker - 2 Packungen
- Servietten - 200 Stück
- Küchenpapier - 4 Rollen
- Müllsäcke - 2 Rollen
- Geschirrspültabs - 1 Packung
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Desinfektionstücher - 2 Packungen
- Toilettenpapier - 12 Rollen
- Handseife - 3 Flaschen

Tipps

Plane pro angemeldeter Person mindestens ein Glas oder eine Tasse ein und halte zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve bereit. Bei 50 Gästen brauchst du also mindestens 55 Trinkgefäße.
Kühle Getränke spätestens 2 bis 3 Stunden vor Beginn. Für Wasser und andere alkoholfreie Getränke sind 0,5 bis 0,75 Liter pro Person für einen Abend ein brauchbarer Richtwert.
Lege Präsentation, Informationsbroschüren und Programmflyer am Empfang getrennt aus. Rechne bei den Unterlagen mit einem Vorrat von 10 bis 15 Prozent über der bestätigten Teilnehmerzahl.
Teste Beamer, Laptop, Mikrofon und Lautsprecher mindestens 60 Minuten vor dem Einlass gemeinsam. Prüfe dabei auch jedes Verlängerungskabel und lade Powerbanks am Vortag vollständig.
Bereite Namensschilder und Wegweiser spätestens am Vorabend vor. Stelle Tische und Stühle mindestens 45 Minuten vor Beginn auf, damit noch Zeit für Lüften, Technikprobleme und Nachlieferungen bleibt.

Häufige Fragen

Was brauche ich für einen Informationsabend zum Wohnen?: Du brauchst Sitzmöbel, Empfangs- und Präsentationstische, Beamer, Leinwand, Laptop, Mikrofon, Lautsprecher und Verlängerungskabel. Ergänze Getränke, Geschirr, Kaffeemaschinen oder Wasserkocher sowie Informationsbroschüren, Programmflyer und Namensschilder.
Wie viele Stühle brauche ich für den Informationsabend?: Plane einen Stuhl pro bestätigtem Teilnehmer und zusätzlich 5 bis 10 Prozent Reserve. Bei 40 Anmeldungen sind 42 bis 44 Stühle sinnvoll, damit Nachmeldungen und Ersatzplätze abgedeckt sind.
Wie viel Getränke und Geschirr brauche ich pro Person?: Rechne für einen Abend mit etwa 0,5 bis 0,75 Litern Getränken pro Person und mindestens einem Glas oder einer Tasse je Gast. Bei 50 Personen solltest du mindestens 55 Trinkgefäße sowie Reserve für Nachschub einplanen.
Wann muss ich die Technik für den Informationsabend prüfen?: Prüfe Beamer, Laptop, Leinwand, Mikrofon, Lautsprecher und Kabel spätestens 60 Minuten vor dem Einlass. Die Präsentation selbst solltest du zusätzlich am Vortag öffnen und einmal vollständig durchtesten.

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