Que faut-il prévoir pour une soirée caritative ?

Une soirée caritative demande plus qu’un buffet et quelques décorations. Il faut prévoir le matériel d’accueil, la vaisselle, le service des boissons, le son et un éclairage adapté au programme. Pour éviter les achats de dernière minute, vérifiez les quantités à partir du nombre d’inscrits, puis ajoutez une marge de 10 à 15 % pour les verres, assiettes et couverts. Les produits frais doivent être réfrigérés dès leur arrivée, tandis que les provisions sèches peuvent être stockées plusieurs jours avant l’événement.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 90
Tables de buffetqté 3
Bureau d’accueil
Portantsqté 2

Vaisselle

Assiettes de dînerqté 100
Assiettes à dessertqté 100
Verresqté 120
Tasses à caféqté 90
Couteauxqté 100
Fourchettesqté 100
Cuillèresqté 100
Louchesqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Équipement

Système de sonorisation
Microphones sans filqté 2
Pieds de microqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 4
Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Ordinateur portable
Écran de présentation
Batteries externesqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 8
Guirlandes lumineusesqté 6

Décoration

Nappesqté 10
Ballonsqté 100
Pompe à ballonsqté 2
Guirlandes de fanionsqté 6
Compositions floralesqté 8
Bougeoirsqté 12
Bougies LEDqté 24
Mur photo
Ruban adhésifqté 6
Ciseauxqté 4
Cordeqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 4
Paniers de cuisinierqté 4
Couteaux de cuisineqté 4
Thermosqté 6
Cuillères à glaceqté 2
Tire-bouchonsqté 3
Distributeurs de serviettesqté 4

Catering

Courses
- Café - 3 paquets
- Thé - 4 boîtes
- Sucre - 2 kilogrammes
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 6 bouteilles
- Sinas - 6 bouteilles
- Iced tea - 6 bouteilles
- Spa Blauw - 8 bouteilles
- Spa Rood - 4 bouteilles
- Jus de pomme - 4 briques
- Jus d'orange - 4 briques
- Bière - 6 caisses
- Pils sans alcool - 2 caisses
- Vin rouge - 8 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Bulle - 4 bouteilles
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Mélange apéritif - 4 sacs
- Olives - 4 bocaux
- Baguettes - 12 pièces
- Toast - 8 paquets
- Fromage frais - 2 kilogrammes
- Houmous - 1 kilogramme
- Fromage jeune - 2 kilogrammes
- Brie - 1 kilogramme
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 4 kilogrammes
- Concombres - 6 pièces
- Tomates cerises - 3 kilogrammes
- Carottes - 2 kilogrammes
- Poivrons - 12 pièces
- Fromage frais aux herbes - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 pots
- Ketchup - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 pots
- Huile d’olive - 1 bouteille
- Poivre - 1 boîte
- Sel - 1 boîte
- Mélange d'épices - 2 pots
- Glaçons - 20 kilogrammes
- Serviettes - 300 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux
- Papier cuisson - 2 rouleaux
- Sacs-poubelle - 4 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Pastilles pour lave-vaisselle - 1 boîte
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Savon pour les mains - 4 flacons
- Essuie-tout - 6 paquets

Nettoyage

Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants de nettoyageqté 6
Balayetteqté 2

Administration

Badges nominatifsqté 100
Programmesqté 100
Formulaires de donqté 100
Stylosqté 20
Presse-papiersqté 4
Caisseqté 2
Terminal de paiement
Cartes de don QRqté 20
Badges adhésifsqté 100
Enveloppes de caisseqté 10

Sécurité

Lampes de pocheqté 3
Passe-câblesqté 6
Ruban de balisageqté 2
Extincteur

Conseils

Prévoyez au moins un verre par invité, plus 10 à 15 % de réserve : les verres utilisés pour l’accueil ne seront pas toujours disponibles au buffet ou au dessert.
Pour le buffet, comptez une assiette de dîner et un couvert complet par personne, puis ajoutez 10 % pour les invités qui se resservent ou pour la casse.
Installez l’entrée avec une table dédiée, une signalétique claire et un espace vestiaire : sans cette organisation, les arrivées se concentrent souvent pendant les premières 15 minutes.
Testez les microphones, les câbles et les multiprises au moins 2 heures avant l’ouverture. Gardez les rallonges hors des passages et prévoyez un éclairage près de l’entrée et du buffet.
Réservez les tables, chaises et équipements techniques dès que la date et le lieu sont confirmés. Les besoins alimentaires doivent être regroupés au plus tard 7 jours avant les achats de produits frais.

Questions fréquentes

Combien de vaisselle prévoir pour une soirée caritative ?: Prévoyez une assiette, un dessert, un verre, une tasse et un couvert complet par personne, avec une marge de 10 à 15 %. Pour 50 invités, cela représente environ 55 unités de chaque élément principal.
Combien de boissons acheter pour une soirée caritative ?: Comptez 2 à 3 boissons par personne pendant la première heure, puis environ 1 boisson par heure supplémentaire. Ajoutez 10 % de réserve et adaptez les quantités aux réponses recueillies sur les préférences et les régimes alimentaires.
Quand acheter les produits pour une soirée caritative ?: Achetez les produits non périssables 3 à 7 jours avant la soirée et les produits frais le jour même ou la veille. Réfrigérez-les dès leur réception et vérifiez la liste finale des invités avant de faire les derniers achats.
Quand installer le son et l’éclairage ?: Installez la sonorisation, les microphones et les éclairages au moins 2 heures avant l’arrivée des invités. Gardez ensuite 30 minutes pour tester chaque microphone, vérifier les câbles et ajuster le volume depuis la zone du public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.