Einkaufsliste für deinen Benefizabend

Für einen Benefizabend brauchst du mehr als Essen und Getränke. Plane Geschirr für das Dinner und Dessert, Gläser, Kaffeetassen sowie Serviergeschirr für das Buffet ein. Auch Mikrofone, Lautsprecher, Verlängerungskabel und zusätzliche Beleuchtung werden oft erst kurz vor Beginn bedacht. Diese Einkaufsliste hilft dir, Verbrauchsmaterial, Ausstattung und Dekoration passend zur endgültigen Gästezahl zusammenzustellen.

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Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

TischeAnz. 10
StühleAnz. 90
BuffetischeAnz. 3
Eingangsbereich
GarderobenständerAnz. 2

Geschirr

Dinner-TellerAnz. 100
DesserttellerAnz. 100
GläserAnz. 120
KaffeetassenAnz. 90
MesserAnz. 100
GabelnAnz. 100
LöffelAnz. 100
ServierlöffelAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
ServiertablettsAnz. 8

Ausstattung

Beschallungsanlage
FunkmikrofoneAnz. 2
MikrofonständerAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 6
VerlängerungskabelAnz. 6
KühlboxenAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 2
WasserkocherAnz. 2
Laptop
Präsentationsbildschirm
PowerbanksAnz. 2

Beleuchtung

LED-LampenAnz. 8
LichterkettenAnz. 6

Dekoration

TischdeckenAnz. 10
BallonsAnz. 100
BallonpumpeAnz. 2
WimpelkettenAnz. 6
BlumenarrangementsAnz. 8
KerzenhalterAnz. 12
StumpenkerzenAnz. 24
Fotowand
KlebebandAnz. 6
SchereAnz. 4
SeilAnz. 2

Küche

SchneidebretterAnz. 4
KochkörbeAnz. 4
KüchenmesserAnz. 4
ThermoskannenAnz. 6
EislöffelAnz. 2
FlaschenöffnerAnz. 3
ServiettenhalterAnz. 4

Catering

Einkäufe
- Kaffee - 3 Packungen
- Tee - 4 Kartons
- Zucker - 2 Kilogramm
- Milch - 8 Liter
- Hafermilch - 4 Liter
- Cola - 8 Flaschen
- Cola Zero - 6 Flaschen
- Orangenlimonade - 6 Flaschen
- Iced Tea - 6 Flaschen
- Spa Blauw - 8 Flaschen
- Spa Rood - 4 Flaschen
- Apfelsaft - 4 Packungen
- Orangensaft - 4 Packungen
- Bier - 6 Kisten
- Alkoholfreies Pils - 2 Kisten
- Rotwein - 8 Flaschen
- Weißwein - 8 Flaschen
- Sprudel - 4 Flaschen
- Paprikachips - 6 Tüten
- Naturchips - 6 Tüten
- Partysnacks - 4 Tüten
- Oliven - 4 Gläser
- Baguettes - 12 Stück
- Toast - 8 Packungen
- Frischkäse - 2 Kilogramm
- Hummus - 1 Kilogramm
- Junger Käse - 2 Kilogramm
- Brie - 1 Kilogramm
- Trauben - 4 Kilogramm
- Äpfel - 4 Kilogramm
- Gurken - 6 Stück
- Cherrytomaten - 3 Kilogramm
- Karotten - 2 Kilogramm
- Paprika - 12 Stück
- Kräuterfrischkäse - 1 Kilogramm
- Mayonnaise - 2 Gläser
- Ketchup - 2 Flaschen
- Senf - 2 Gläser
- Olivenöl - 1 Flasche
- Pfeffer - 1 Dose
- Salz - 1 Dose
- Gewürzmischung - 2 Gläser
- Eiswürfel - 20 kilogram
- Servietten - 300 Stück
- Küchenpapier - 6 Rollen
- Aluminiumfolie - 2 Rollen
- Frischhaltefolie - 2 Rollen
- Backpapier - 2 Rollen
- Müllbeutel - 4 Rollen
- Spülmittel - 2 Flaschen
- Geschirrspültabs - 1 Karton
- Allzweckreiniger - 2 Flaschen
- Toilettenpapier - 24 Rollen
- Handseife - 4 Flaschen
- Papierhandtücher - 6 Packungen

Reinigung

BesenAnz. 2
Handfeger und KehrblechAnz. 2
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3
ReinigungshandschuheAnz. 6
HandfegerAnz. 2

Verwaltung

NamensschilderAnz. 100
ProgrammeAnz. 100
SpendenformulareAnz. 100
StifteAnz. 20
KlemmbretterAnz. 4
GeldkassetteAnz. 2
Kartenterminal
QR-SpendenkartenAnz. 20
Namensschilder aufklebenAnz. 100
KassenumschlägeAnz. 10

Sicherheit

TaschenlampenAnz. 3
KabelmattenAnz. 6
AbsperrbandAnz. 2
Feuerlöscher

Tipps

Plane bei Tellern, Gläsern und Besteck mindestens ein zusätzliches Set pro zehn Gäste ein. Bei einem Buffet werden Servierlöffel, Schalen und Tabletts schneller knapp als das normale Essgeschirr.
Kaufe haltbare Lebensmittel und Getränke spätestens zwei bis drei Tage vorher ein. Frische Produkte gehören erst am Vortag in die Kühlung, damit sie beim Benefizabend frisch bleiben.
Rechne für das erste Veranstaltungsstunde mit zwei bis drei Getränken pro Person und stelle zusätzlich Wasser bereit. Berücksichtige bei der Menge die erfassten Ernährungswünsche, statt erst am Abend Ersatz zu suchen.
Teste Beschallungsanlage, Funkmikrofone und Mikrofonständer mindestens einen Tag vorher am vorgesehenen Ort. Lege für jedes technische Gerät ein passendes Verlängerungskabel bereit und prüfe die Stromanschlüsse.
Dekoration wie Tischdecken, Lichterketten, LED-Lampen, Ballons und Wimpelketten solltest du vor dem Veranstaltungstag sortieren. Eine Ballonpumpe und Blumenarrangements werden häufig vergessen, obwohl sie nicht kurzfristig ersetzt werden können.

Häufige Fragen

Wie viel Geschirr brauche ich für einen Benefizabend?: Plane pro angemeldeter Person einen Dinner-Teller, einen Dessertteller, ein Glas sowie Messer, Gabel und Löffel ein. Kaufe oder leihe zusätzlich etwa 10 Prozent Reserve ein, damit Nachschub und Bruch abgedeckt sind.
Wie viele Getränke brauche ich für einen Benefizabend?: Kalkuliere für die erste Stunde zwei bis drei Getränke pro Person und danach ungefähr ein Getränk pro Stunde. Stelle Wasser unabhängig von der übrigen Getränkeauswahl bereit und erhöhe die Menge, wenn der Abend länger als drei Stunden dauert.
Wann muss ich die Sachen für den Benefizabend einkaufen?: Haltbare Lebensmittel, Getränke und Verbrauchsmaterial kaufst du zwei bis drei Tage vor dem Termin. Frische Produkte sollten erst am Vortag besorgt und bis zum Aufbau gekühlt werden.
Was wird bei einem Benefizabend besonders oft vergessen?: Häufig fehlen Servierlöffel, Serviertabletts, Kaffeetassen, Verlängerungskabel und eine Ballonpumpe. Prüfe diese Dinge spätestens am Vortag zusammen mit Mikrofonen, Beleuchtung und der endgültigen Gästezahl.

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