Qué necesitas para organizar una noche benéfica

Una noche benéfica necesita más que comida y bebidas: también hay que preparar la entrada, el servicio, las donaciones y el programa. Esta lista reúne el material habitual para recibir a los invitados, servir una comida y organizar intervenciones o actuaciones sin improvisar. Calcula las cantidades a partir de la lista definitiva de invitados y añade un margen para roturas, derrames y asistentes de última hora. Compra los productos frescos cerca de la fecha y guarda los productos de larga duración con varios días de antelación.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 90
Mesas de buffetcant. 3
Mostrador de entrada
Percheroscant. 2

Vajilla

Platos de cenacant. 100
Platos de postrecant. 100
Vasoscant. 120
Tazas de cafécant. 90
Cuchilloscant. 100
Tenedorescant. 100
Cucharascant. 100
Cucharonescant. 8
Bandejas de servircant. 12
Bandejas de serviciocant. 8

Equipo

Equipo de sonido
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Soportes para micrófonocant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 4
Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Portátil
Pantalla de presentación
Baterías externascant. 2

Iluminación

Lámparas LEDcant. 8
Guirnaldas de lucescant. 6

Decoración

Mantelescant. 10
Globoscant. 100
Bomba de globoscant. 2
Guirnaldascant. 6
Arreglos floralescant. 8
Portavelascant. 12
Velas LEDcant. 24
Photowall
Cinta adhesivacant. 6
Tijerascant. 4
Cuerdacant. 2

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cestas para cocineroscant. 4
Cuchillos de cocinacant. 4
Termoscant. 6
Cucharillas para heladocant. 2
Abrebotellascant. 3
Dispensadores de servilletascant. 4

Catering

Compras
- Café - 3 paquetes
- Té - 4 docenas
- Azúcar - 2 kilogramos
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 6 botellas
- Gaseosa de naranja - 6 botellas
- Iced tea - 6 botellas
- Spa Blauw - 8 botellas
- Spa Rood - 4 botellas
- Zumo de manzana - 4 paquetes
- Zumo de naranja - 4 paquetes
- Cerveza - 6 cajas
- Cerveza sin alcohol - 2 cajas
- Vino tinto - 8 botellas
- Vino blanco - 8 botellas
- Cava - 4 botellas
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos para aperitivo - 4 bolsas
- Aceitunas - 4 frascos
- Baguettes - 12 unidades
- Tostadas - 8 paquetes
- Queso crema - 2 kilogramos
- Hummus - 1 kilogramo
- Queso joven - 2 kilogramo
- Brie - 1 kilogramo
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 4 kilogram
- Pepinos - 6 unidades
- Tomates cherry - 3 kilogram
- Zanahorias - 2 kilogramo
- Pimientos - 12 unidades
- Queso crema con hierbas - 1 kilogram
- Mayonesa - 2 botes
- Ketchup - 2 botellas
- Mostaza - 2 frascos
- Aceite de oliva - 1 botella
- Pimienta - 1 bote
- Sal - 1 bote
- Mezcla de especias - 2 tarros
- Cubitos de hielo - 20 kilogramos
- Servilletas - 300 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos
- Papel de horno - 2 rollos
- Bolsas de basura - 4 rollos
- Lavavajillas - 2 botellas
- Pastillas para lavavajillas - 1 caja
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Papel higiénico - 24 rollos
- Jabón de manos - 4 botellas
- Toallas de papel - 6 paquetes

Limpieza

Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de limpiezacant. 6
Escoba de manocant. 2

Administración

Tarjetas de nombrecant. 100
Programascant. 100
Formularios de donacióncant. 100
Bolígrafoscant. 20
Portapapelescant. 4
Caja registradoracant. 2
Máquina de sellado
Tarjetas de donación con QRcant. 20
Pegatinas adhesivas para credencialescant. 100
Sobres para cajacant. 10

Seguridad

Linternascant. 3
Alfombrillas para cablescant. 6
Cinta de balizamientocant. 2
Extintor

Consejos

Calcula la vajilla por invitado y añade entre un 10 % y un 15 % de margen: para 50 personas, prepara al menos 55 platos, vasos y cubiertos de cada tipo que se vaya a utilizar.
Para el primer servicio, cuenta dos o tres bebidas por persona durante la primera hora. Compra el agua y las bebidas no perecederas con 3 a 5 días de antelación y enfría lo fresco el día anterior.
Reserva el equipo de sonido, los micrófonos inalámbricos, los soportes y los cables al menos 2 semanas antes. Comprueba que haya un micrófono disponible para quien presenta y otro para las actuaciones o discursos.
Prepara la zona de entrada con un mostrador, la lista de invitados y espacio para abrigos. Coloca las mesas de buffet y las bandejas de servicio antes de que lleguen los invitados, idealmente 60 minutos antes del inicio.
No dejes la iluminación y la decoración para el último momento: prueba las lámparas LED y las guirnaldas 2 horas antes, y ten una bomba de globos y material de repuesto para corregir adornos dañados.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta vajilla necesito para una noche benéfica?: Calcula una pieza de cada tipo por invitado y añade un margen del 10 % al 15 %. Para 50 asistentes, prepara como mínimo 55 platos, vasos, tazas, cuchillos, tenedores y cucharas, ajustando la cantidad si habrá varios servicios.
¿Cuándo debo comprar la comida y las bebidas?: Compra los productos de larga duración entre 3 y 5 días antes. Los productos frescos deben refrigerarse el día anterior o el mismo día, según su conservación, y las bebidas que se sirvan frías deben entrar en las neveras varias horas antes.
¿Cuándo hay que reservar el equipo de sonido?: Reserva el equipo de sonido, los micrófonos y los soportes al menos 2 semanas antes. Haz una prueba completa 60 minutos antes de abrir la entrada, incluyendo cables alargadores y regletas.
¿Cuántas mesas necesito para el buffet y la entrada?: La cantidad depende del número de invitados y del espacio, pero separa como mínimo una mesa para la entrada y una o dos mesas de buffet por cada 50 personas. Confirma el mobiliario al menos 2 semanas antes y monta el buffet 60 minutos antes del comienzo.

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