Que faut-il prévoir pour une session d’information ?

Pour une session d’information, les achats ne se limitent pas au café et aux collations. Il faut aussi prévoir l’accueil, le matériel de présentation, les boissons, la vaisselle et tout ce qui permet aux intervenants de travailler sans interruption. Cette liste rassemble les fournitures à acheter ou à apporter, des câbles HDMI aux thermos, en passant par les verres et les rallonges. Vérifiez les quantités selon le nombre d’inscrits, puis ajoutez une petite marge pour les oublis et les consommations imprévues.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tablesqté 10
Chaisesqté 60
Table de scène
Tables de buffetqté 3
Table d'inscription
Poubellesqté 4

Équipement

Ordinateur portableqté 2
Projecteur
Écran de projection
Câbles HDMIqté 3
Adaptateurs HDMIqté 3
Microphones sans filqté 2
Haut-parleursqté 2
Multiprisesqté 5
Rallongesqté 5
Cliqueur de présentationqté 2
Paperboardqté 2
Ventilateurqté 2

Vaisselle

Tasses à caféqté 60
Verres à eauqté 60
Verres à vinqté 60
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 12
Louchesqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Matériel

Badges nominatifsqté 60
Lanières tour de couqté 60
Stylosqté 70
Blocs-notesqté 60
Brochures du programmeqté 60
Papier pour chevaletqté 2
Marqueursqté 12
Ruban de papierqté 4

Décoration

Chemins de tableqté 10
Compositions floralesqté 6
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Lampes LEDqté 6

Nettoyage

Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 12
Bac à vaisselleqté 2
Balaiqté 2
Balayette et pelleqté 2

Catering

Courses
- Grains de café - 2 kilogrammes
- Sachets de thé - 100 pièces
- Sucre - 2 kilogrammes
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 8 litres
- Lait d’avoine - 4 litres
- Citron - 12 pièces
- Eau minérale plate - 36 bouteilles
- Eau minérale pétillante - 24 bouteilles
- Cola - 8 bouteilles
- Cola Zero - 8 bouteilles
- Jus d’orange - 8 litres
- Jus de pomme - 6 litres
- Bière sans alcool - 30 bouteilles
- Pilsener - 48 bouteilles
- Vin blanc - 8 bouteilles
- Vin rouge - 6 bouteilles
- Prosecco - 4 bouteilles
- Baguettes - 12 pièces
- Pain complet - 8 pains
- Wraps - 60 pièces
- Fromage jeune - 3 kilogrammes
- Brie - 2 kilogrammes
- Houmous - 2 kilogrammes
- Blanc de poulet fumé - 2 kilogrammes
- Tarte salée aux légumes - 6 pièces
- Salade composée - 5 kilogrammes
- Tomates cerises - 2 kilogrammes
- Concombre - 8 pièces
- Poivrons - 12 pièces
- Raisins - 4 kilogrammes
- Pommes - 60 pièces
- Bananes - 50 pièces
- Chips au paprika - 6 sacs
- Chips nature - 6 sachets
- Noix salées - 3 kilogrammes
- Olives - 2 kilogrammes
- Beurre aux herbes - 1 kilogramme
- Mayonnaise - 2 bouteilles
- Moutarde - 2 bouteilles
- Ketchup - 2 bouteilles
- Huile d’olive - 2 bouteilles
- Vinaigre balsamique - 1 bouteille
- Sel - 1 paquet
- Poivre - 1 pot
- Serviettes - 250 pièces
- Papier essuie-tout - 6 rouleaux
- Papier toilette - 24 rouleaux
- Sacs poubelle - 40 pièces
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Nettoyant pour vitres - 1 flacon
- Désinfectant pour les mains - 4 flacons
- Papier aluminium - 2 rouleaux
- Film alimentaire - 2 rouleaux

Conseils

Prévoyez environ 2 verres à eau par participant pour une session de plusieurs heures, surtout si les participants se déplacent entre la salle et le buffet. Ajoutez des verres à vin uniquement si du vin est réellement servi.
Pour le café et le thé, installez le point boissons avant l’arrivée du public et prévoyez au moins 1 tasse par personne, plus quelques tasses de réserve. Les thermos évitent de bloquer les machines pendant les interventions.
Testez l’ordinateur portable, le projecteur, l’écran, les microphones et les haut-parleurs au moins 60 minutes avant le début. Gardez sur place les câbles HDMI, les adaptateurs, les multiprises et les rallonges nécessaires.
Préparez la table d’inscription avec les badges nominatifs et la liste imprimée des participants au moins 30 minutes avant l’ouverture. Une table clairement séparée de l’espace buffet réduit les files d’attente à l’accueil.
Refroidissez les boissons plusieurs heures à l’avance et placez les glaçons dans les bacs juste avant l’arrivée des participants. Prévoyez des poubelles près du buffet et du point café pour éviter que la vaisselle usagée ne s’accumule sur les tables.

Questions fréquentes

Combien de verres faut-il prévoir pour une session d’information ?: Prévoyez au minimum 2 verres à eau par participant pour une session de plusieurs heures, afin de pouvoir remplacer ceux qui restent sur les tables. Ajoutez 10 à 15 % de réserve si le lavage n’est pas possible sur place.
Quand faut-il tester le matériel de présentation ?: Faites un premier contrôle la veille si possible, puis un test complet au moins 60 minutes avant l’accueil. Vérifiez les présentations, le projecteur, les câbles HDMI, les adaptateurs, les microphones et les haut-parleurs.
Combien de café et de thé prévoir par personne ?: Comptez environ 2 tasses de boissons chaudes par participant pour une session d’une demi-journée. Prévoyez 10 % de marge et utilisez des thermos pour maintenir le café et l’eau chaude disponibles pendant les présentations.
Quand installer la table d’inscription ?: Installez-la au moins 30 minutes avant l’ouverture des portes, avec les badges et la liste imprimée des inscrits. Gardez quelques badges vierges et un stylo pour les changements de dernière minute.

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