Qué necesitas para una sesión informativa

Una sesión informativa necesita más que una sala y una presentación. Además de mesas y sillas, debes prever registro, café, agua, aperitivos y todo el equipo para que cada ponente pueda hablar sin interrupciones. Esta lista reúne lo necesario para comprar o llevar, desde vasos y cubiteras hasta cables, micrófonos y adaptadores. Calcula las cantidades según las inscripciones confirmadas y revisa la parte técnica al menos un día antes.

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Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Mesascant. 10
Sillascant. 60
Mesa del escenario
Mesas de buffetcant. 3
Mesa de registro
Papeleracant. 4

Equipo

Portátilcant. 2
Proyector
Pantalla de proyección
Cables HDMIcant. 3
Adaptadores HDMIcant. 3
Micrófonos inalámbricoscant. 2
Altavocescant. 2
Regletascant. 5
Cables alargadorescant. 5
Clic de presentacióncant. 2
Pizarra de hojascant. 2
Ventiladorcant. 2

Vajilla

Tazas de cafécant. 60
Vasos para aguacant. 60
Copas de vinocant. 60
Platoscant. 70
Cubiertoscant. 70
Bandejas de servircant. 12
Cucharonescant. 8

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Materiales

Tarjetas de nombrecant. 60
Cordones identificativoscant. 60
Bolígrafoscant. 70
Bloc de notascant. 60
Folletos del programacant. 60
Papel para rotafoliocant. 2
Rotuladores fosforescentescant. 12
Cinta de papelcant. 4

Decoración

Manteles runnerscant. 10
Arreglos floralescant. 6
Señales direccionalescant. 8

Iluminación

Lámparas LEDcant. 6

Limpieza

Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Paños de limpiezacant. 12
Palangana para lavarcant. 2
Escobacant. 2
Recogedor y escobacant. 2

Catering

Compras
- Granos de café - 2 kilogramo
- Bolsitas de té - 100 unidades
- Azúcar - 2 kilogramos
- Edulcorantes - 1 caja
- Leche - 8 litros
- Leche de avena - 4 litros
- Limón - 12 unidades
- Agua mineral sin gas - 36 botellas
- Agua mineral con gas - 24 botellas
- Cola - 8 botellas
- Cola Zero - 8 botellas
- Zumo de naranja - 8 litros
- Zumo de manzana - 6 litros
- Cerveza sin alcohol - 30 botellas
- Pilsener - 48 botellines
- Vino blanco - 8 botellas
- Vino tinto - 6 botellas
- Prosecco - 4 botellas
- Baguettes - 12 unidades
- Pan integral - 8 panes
- Wraps - 60 unidades
- Queso joven - 3 kilogramos
- Brie - 2 kilogramos
- Hummus - 2 kilogramos
- Pechuga de pollo ahumada - 2 kilogram
- Pastel salado de verduras - 6 unidades
- Ensalada mixta - 5 kilogram
- Tomates cherry - 2 kilogramo
- Pepino - 8 unidades
- Pimientos - 12 unidades
- Uvas - 4 kilogramos
- Manzanas - 60 unidades
- Plátanos - 50 unidades
- Patatas fritas de pimentón - 6 bolsas
- Patatas chips naturales - 6 bolsas
- Frutos secos salados - 3 kilogram
- Aceitunas - 2 kilogram
- Mantequilla de hierbas - 1 kilogram
- Mayonesa - 2 botellas
- Mostaza - 2 botellas
- Ketchup - 2 botellas
- Aceite de oliva - 2 botellas
- Vinagre balsámico - 1 botella
- Sal - 1 paquete
- Pimienta - 1 bote
- Servilletas - 250 unidades
- Papel de cocina - 6 rollos
- Papel higiénico - 24 rollos
- Bolsas de basura - 40 unidades
- Lavavajillas - 2 botellas
- Limpiador multiusos - 2 botellas
- Limpiacristales - 1 botella
- Desinfectante de manos - 4 botellas
- Papel de aluminio - 2 rollos
- Film transparente - 2 rollos

Consejos

Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade agua suficiente para toda la sesión. Enfría las bebidas con varias horas de margen, no justo antes de abrir la sala.
Prepara café y té para aproximadamente 1 taza por persona al inicio y otra durante la pausa. Deja tazas, cucharillas, azúcar y termos juntos para evitar colas en la mesa de servicio.
Lleva al menos 1 cable HDMI de repuesto y los adaptadores necesarios para los ordenadores de los ponentes. Comprueba cada presentación en el portátil que se utilizará antes de que llegue el público.
Reserva 1 silla por participante inscrito y añade entre un 5 % y un 10 % extra si la sala lo permite. Para el registro, prepara la mesa, las tarjetas de nombre y la lista impresa antes de abrir las puertas.
No dejes la vajilla y las bandejas para el último momento: cuenta 1 plato y 1 juego de cubiertos por persona, más un 10 % adicional. Coloca también papeleras cerca del buffet y del punto de café.

Preguntas frecuentes

¿Cuánta bebida necesito para una sesión informativa?: Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora, incluyendo agua y otras opciones. Para una pausa larga, añade aproximadamente 1 bebida por persona y mantén una reserva del 10 %.
¿Cuánto café debo comprar para una sesión informativa?: Prepara 2 tazas por persona si habrá café al recibir a los asistentes y una pausa. Para 30 personas, calcula unas 60 tazas y añade un 10 % por si alguien repite.
¿Qué equipo técnico necesito para una sesión informativa?: Como mínimo, prepara un portátil, proyector, pantalla, cables HDMI, adaptadores, clic de presentación y regletas. Si intervienen varias personas o la sala es grande, añade micrófonos inalámbricos y altavoces; prueba todo 24 horas antes.
¿Cuándo debo revisar las presentaciones y los cables?: Recibe las presentaciones como mínimo 24 horas antes y pruébalas en el portátil del evento. Haz una segunda comprobación entre 60 y 90 minutos antes de la llegada de los participantes.

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