Que prévoir pour une réunion publique ?

Pour une réunion publique, les achats ne se limitent pas au café et aux impressions. Il faut aussi prévoir l’accueil des participants, la présentation des intervenants, la sonorisation, l’orientation dans le lieu et le rangement final. Cette liste rassemble le matériel à acheter ou à emprunter avant l’ouverture de la salle. Ajuste les quantités au nombre d’inscrits, en gardant une petite marge pour les personnes venues sans inscription.

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Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Chaisesqté 70
Tablesqté 8
Table d'inscription
Table de prise de parole
Porte-manteauxqté 2

Équipement

Ordinateur portable
Vidéoprojecteur
Écran de projection
Haut-parleurqté 2
Microphones sans filqté 2
Pied de microphone
Rallongesqté 4
Multiprisesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 70
Verresqté 70
Assiettesqté 70
Couvertsqté 70
Plateaux de serviceqté 8

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Carafeqté 3
Ouvre-bouteillesqté 2

Décoration

Nappeqté 8
Porte-nomsqté 8

Éclairage

Lampadairesqté 2
Éclairage de secoursqté 2

Nettoyage

Seauxqté 2
Serpillièresqté 2
Balai et pelleqté 2

Catering

Courses
- Café - 4 paquets
- Café décaféiné - 1 paquet
- Thé noir - 2 douzaines
- Tisane - 1 boîte
- Sucre - 1 kilo
- Édulcorants - 1 boîte
- Lait - 6 liter
- Lait d'avoine - 3 litres
- Spa Blauw - 6 bouteilles
- Eau minérale gazeuse - 4 bouteilles
- Cola - 3 bouteilles
- Cola Zero - 3 bouteilles
- Sinas - 2 bouteilles
- Jus de pomme - 2 briques
- Jus d'orange - 2 packs
- Citrons - 8 pièces
- Petits sablés au beurre - 4 paquets
- Crackers salés - 4 paquets
- Chips au paprika - 3 sachets
- Chips nature - 3 sachets
- Noix mélangées - 2 sacs
- Raisins - 3 kilos
- Pommes - 40 pièces
- Mini-sandwiches au fromage - 40 pièces
- Mini-sandwichs au poulet - 30 pièces
- Sandwichs végétaliens aux légumes - 15 pièces
- Houmous - 3 barquettes
- Mayonnaise - 1 bouteille
- Ketchup - 1 bouteille
- Biscuits apéritifs - 2 sacs
- Bâtonnets à café - 100 pièces
- Serviettes en papier - 200 pièces
- Essuie-tout - 4 rouleaux
- Papier toilette - 12 rouleaux
- Sacs poubelle - 3 rouleaux
- Liquide vaisselle - 2 bouteilles
- Nettoyant multi-usages - 2 bouteilles
- Éponges - 6 pièces
- Gants en nitrile - 1 boîte
- Serviettes en papier - 4 paquets

Conseils

Prévois environ 1 chaise par participant inscrit, plus 5 à 10 % de sièges supplémentaires pour les arrivées sans inscription. Une table d’inscription et une table pour la prise de parole évitent de mélanger accueil et présentation.
Pour l’accueil, compte au moins 1 porte-nom par intervenant et participant attendu, puis ajoute 10 % de réserve. Prépare aussi les panneaux de direction avant le jour J : ils sont souvent oubliés jusqu’à l’arrivée du public.
Pour une réunion de 2 à 3 heures, prévois 2 boissons chaudes par personne, avec davantage d’eau si la salle est chauffée ou si les interventions sont longues. Vérifie que tu as assez de tasses, verres, carafes, plateaux et thermos pour servir sans attendre.
Ne compte pas uniquement sur le vidéoprojecteur : il faut aussi un ordinateur portable, un écran, des rallonges, des multiprises et un haut-parleur. Teste les microphones sans fil et la présentation au moins 1 heure avant l’ouverture, avec les fichiers disponibles en version numérique.
Prévois le nettoyage dès les achats : au minimum un seau, une serpillière et un balai avec pelle. Ajoute l’éclairage de secours et vérifie les lampadaires avant l’installation, surtout si la réunion se termine après la tombée du jour.

Questions fréquentes

Que faut-il acheter pour une réunion publique ?: Prévois la vaisselle et les boissons, le matériel d’accueil, les supports de présentation, la sonorisation, les rallonges et le matériel de nettoyage. Pour les quantités, pars du nombre d’inscrits et ajoute 5 à 10 % de marge pour les chaises, les porte-noms et les consommables.
Combien de chaises prévoir pour une réunion publique ?: Compte 1 chaise par participant inscrit, puis ajoute 5 à 10 % de sièges supplémentaires. Pour 100 inscrits, prévois donc environ 105 à 110 chaises afin d’accueillir les visiteurs non inscrits et de remplacer une chaise déplacée ou manquante.
Combien de café prévoir pour une réunion publique ?: Pour une réunion de 2 à 3 heures, compte environ 2 boissons chaudes par personne, soit 200 tasses pour 100 participants. Prévois aussi quelques boissons sans caféine et suffisamment de thermos pour maintenir le service pendant les échanges.
Quand tester le matériel d’une réunion publique ?: Teste l’ordinateur, le vidéoprojecteur, l’écran, les microphones, le haut-parleur et les câbles au moins 1 heure avant l’arrivée du public. Garde les présentations en version numérique et vérifie chaque fichier sur l’ordinateur réellement utilisé dans la salle.

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