Wat heb je nodig voor een inspraakavond?
Een inspraakavond vraagt om meer dan stoelen en een microfoon. Je hebt spullen nodig voor ontvangst, presentatie, koffie en thee, bewegwijzering en het klaarleggen van documenten. Stem aantallen af op het aantal aanmeldingen en houd extra materiaal achter de hand voor onverwachte bezoekers. Controleer techniek en stroom vóór de avond, zodat laptop, beamer en microfoons niet pas bij de start worden getest.
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Stoelenaantal 70
- Tafelsaantal 8
- Inschrijftafel
- Spreektafel
- Kapstokkenaantal 2
Apparatuur
- Laptop
- Beamer
- Projectiescherm
- Luidsprekeraantal 2
- Draadloze microfoonsaantal 2
- Microfoonstandaard
- Verlengkabelsaantal 4
- Stekkerdozenaantal 4
Servies
- Koffiekopjesaantal 70
- Glazenaantal 70
- Bordenaantal 70
- Besteksetsaantal 70
- Serveerschalenaantal 8
Keuken
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Thermoskannenaantal 4
- Schenkkanaantal 3
- Openersaantal 2
Decoratie
- Tafelkleedaantal 8
- Naambordhoudersaantal 8
Verlichting
- Staande lampenaantal 2
- Noodverlichtingaantal 2
Schoonmaak
- Emmersaantal 2
- Dweilenaantal 2
- Bezem en blikaantal 2
Catering
- Boodschappen
- Koffie - 4 pakken
- Cafeïnevrije koffie - 1 pak
- Zwarte thee - 2 dozen
- Kruidenthee - 1 doos
- Suiker - 1 kilo
- Zoetjes - 1 doosje
- Melk - 6 liter
- Havermelk - 3 liter
- Spa Blauw - 6 flessen
- Bruisend mineraalwater - 4 flessen
- Cola - 3 flessen
- Cola Zero - 3 flessen
- Sinas - 2 flessen
- Appelsap - 2 pakken
- Sinaasappelsap - 2 pakken
- Citroenen - 8 stuks
- Boterkoekjes - 4 pakken
- Zoute crackers - 4 pakken
- Paprikachips - 3 zakken
- Naturelchips - 3 zakken
- Gemengde noten - 2 zakken
- Druiven - 3 kilo
- Appels - 40 stuks
- Mini-sandwiches kaas - 40 stuks
- Mini-sandwiches kip - 30 stuks
- Vegan groentesandwiches - 15 stuks
- Hummus - 3 bakjes
- Mayonaise - 1 fles
- Ketchup - 1 fles
- Zoutjes - 2 zakken
- Koffieroerstaafjes - 100 stuks
- Papieren servetten - 200 stuks
- Keukenpapier - 4 rollen
- Toiletpapier - 12 rollen
- Afvalzakken - 3 rollen
- Afwasmiddel - 2 flessen
- Allesreiniger - 2 flessen
- Sponzen - 6 stuks
- Nitrilhandschoenen - 1 doos
- Papieren handdoekjes - 4 pakken
Tips
- Reken voor de ontvangst op één inschrijftafel, een deelnemerslijst en voldoende naambordhouders. Leg de documenten per deelnemer klaar en houd minimaal 10% extra exemplaren bij de hand.
- Plan per 25 aanwezigen minstens één koffiezetapparaat of waterkoker en één thermoskan. Zet daarnaast ongeveer 1,5 liter water per 10 personen klaar; koffie, thee en glazen worden vaak te laat aangevuld.
- Controleer de presentatietechniek minimaal 60 minuten vóór binnenkomst. Test de laptop, beamer, het projectiescherm, de luidspreker en alle draadloze microfoons samen, inclusief verlengkabels en stekkerdozen.
- Zorg voor één duidelijke spreektafel en een microfoonstandaard als sprekers niet voortdurend een microfoon kunnen vasthouden. Leg de spreekvolgorde en presentaties digitaal én op papier klaar vóór de locatie opent.
- Vergeet de praktische afsluiting niet: zet emmers, dweilen en een bezem met blik klaar. Plaats routeborden en controleer noodverlichting voordat bezoekers arriveren; dat gebeurt anders vaak pas wanneer het al donker is.
Veelgestelde vragen
- Hoeveel stoelen heb ik nodig voor een inspraakavond?
- Zet voor elke aangemelde deelnemer één stoel klaar en reserveer 10% extra. Bij 40 aanmeldingen heb je dus 44 stoelen nodig, exclusief stoelen voor sprekers en organisatie.
- Hoeveel koffie en thee moet ik inkopen voor een inspraakavond?
- Reken voor een avond van ongeveer twee uur op 2 koppen per persoon. Voor 50 bezoekers zijn dat circa 100 koppen, plus 10% reserve; plan extra water voor mensen die geen koffie of thee drinken.
- Wanneer moet ik de techniek voor een inspraakavond testen?
- Test alle apparatuur minstens 60 minuten vóór de deuren opengaan. Controleer daarbij ook stroompunten, stekkerdozen, verlengkabels, presentaties en het bereik van de draadloze microfoons.
- Hoeveel programmabladen en documenten moet ik afdrukken?
- Druk één set per aangemelde deelnemer af en voeg 10% reserve toe. Bij 50 deelnemers maak je dus 55 sets; leg de extra exemplaren bij de inschrijftafel voor late of onverwachte bezoekers.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!